克服遠程辦公的四大挑戰

杰伊·穆爾基 弗勒拉·巴爾西 費莉西亞·拉斯克 杰恩·納納瓦提－達爾

過去十年來，遠程工作已變得日益普遍。無論是對公司還是對員工而言，遠程工作都頗具吸引力，因為它經濟上更節約，為個人提供了更大的靈活性和自主性，為公司節約了辦公場地成本。然而，無論遠程員工還是管理者都越來越清楚地認識到隨之而來的種種挑戰，包括內部溝通、社交互動、員工滿意度和工作熱忱等多方面的問題。本文聚焦于遠程工作帶來的四個重要挑戰，并針對每個挑戰提供了一套管理對策。

挑戰1：尋求工作與生活的適當平衡 遠程辦公對員工的一大吸引力，就是能夠讓他們將工作需求與家庭生活更好地融為一體。然而，遠程員工經常發現自己的工作時間反而變得更長，很難為個人生活騰出時間。遠程員工的家人期望他們在居家辦公的同時，也能處理好家務，這往往會導致分歧和家庭矛盾。大多數遠程員工常常難以擺脫工作狀態，在周末、節假日、晚間以及原來的通勤時段也工作。工作負荷如此之重，他們往往感到勞累過度，壓力山大。

管理者需要制定居家工作的組織規范，幫助遠程員工平衡工作與家庭角色。比如，建議團隊成員不要在節假日和周末工作，在特定時段下線，全家外出度假時把工作手機留在家里等。管理者還應當給各項任務明確設定優先次序，讓遠程員工能夠緩急有致地把握好工作負荷，強化時間管理。

挑戰2：克服工作環境的隔絕感 在我們的訪談中，遠程員工將工作環境隔絕感描述為“有問題時不知應當去哪里以及向誰求助”“與組織內其他人隔絕”以及“找不到可以提供建議或交流想法的伙伴”。就算能聯系到這樣的人，獲得建議和支持所花費的時間也比傳統辦公環境中更長。當遠程員工感覺不到來自同事和上司的支持，隔絕感便油然而生。

為減輕遠程員工的隔絕感，管理者可以經常與員工安排非正式的一對一會談或團隊會議，增強虛擬團隊成員之間、管理者與遠程員工之間的社交互動，安排遠程員工與傳統辦公室員工結對子，邀請他們來公司參加社交活動。管理者可以為新入職的遠程員工提供一份包含團隊成員名單、個人信息、聯系方式和照片的歡迎禮包，幫助他們更快地融入公司。管理者應鼓勵團隊成員歡迎新人。

挑戰3：彌補面對面溝通的欠缺 遠程溝通方式缺少社交暗示，因此花費的時間更長，需要更多解釋。在依賴電子通信的情況下，人們的通信量可能很大，但溝通效果不理想。

管理者應當提供機會促進面對面交流。如果無法實現面對面交流，電話會議、即時通信和電子郵件可以部分地起到替代作用。不過，應當盡可能非正式地使用這些溝通方式。例如，召開每周例會時，管理者可以在開始討論正題之前，先和員工隨便聊聊個人和家庭近況，交換一下公司內部消息。

挑戰4：彌補可見度的欠缺 許多遠程員工覺得自己在組織中缺乏可見度，需要比傳統雇員更賣力才能獲得認可或晉升，而且擔心自己的貢獻得不到認可，可能會影響績效評估結果。

支持型管理者會想辦法在整個組織范圍內宣傳遠程員工和團隊所做的努力。為了給員工提供表現自身成就的機會，管理者需要傳遞適當信號，讓他們知道自己樂于接受正式和非正式對話。公司應當針對遠程工作的獨特挑戰以及應對這些挑戰的最佳實踐，制訂和實施相應的培訓計劃。為促進整個組織范圍內的溝通，管理層應當開發一個關于遠程團隊成員個人信息及特定專業技能的數據庫。此外，還要創建一個常見問題清單，列出與遠程工作相關的常見重要問題及解決方法。