淺談高職院校傳統紙質檔案數字化管理

汪敬

◆摘? 要：互聯網信息技術的不斷發展，有效促進了高職院校各項工作的數字化管理，在檔案管理方面，隨著檔案信息化建設的推進，傳統紙質檔案數字化已然成為高職院校檔案工作的重要內容。本文分析了高職院校傳統紙質檔案管理存在的問題和對傳統紙質檔案進行數字化的必要性，以及探討了院校傳統紙質檔案數字化采用的模式。

◆關鍵詞：高職院校;傳統紙質檔案;數字化管理

當前信息時代下，高職院校紙質檔案一味采用傳統管理方式是不可行的。因為傳統管理模式落后，工作效率低，且頻繁地翻閱查詢原始檔案容易造成檔案的損毀，不利于檔案的保存;另外，傳統管理模式只能讓檔案起到查詢和利用的作用，不能對其進行有效的數據分析和數據分享，跟不上信息化建設的步伐。因此，只有對傳統紙質檔案進行數字化管理，才能提高檔案工作效率，才能更好地保護原始檔案以及實現數字檔案館建設，為高職院校信息化發展奠定良好基礎。

一、高職院校傳統紙質檔案管理存在的問題

（一）檔案管理質量低

檔案管理質量低主要表現在以下幾方面：首先，檔案存在遺漏損毀的現象;其次，在檔案整理歸檔過程中檔案類別條目不清晰，歸檔范圍有出入，查找利用不方便;最后，因為崗位調整和人員的變動，遺失漏存的現象時常發生，這大大降低了檔案管理質量。

（二）管理人員專業水平不夠

高職院校檔案管理人員并不都是檔案管理專業畢業的，大多數的管理者都是只經過短期培訓就上崗的，對于日常的檔案管理工作，他們是能夠勝任的，但如果對檔案進行信息化管理，就會出現很多問題。因為信息化對管理者的專業要求更高，不但要求他們具備系統的檔案專業知識，更要熟練掌握計算機技術理論知識和操作技能。高職院校的檔案每天都會海量增長，電子檔案歸檔工作和傳統紙質檔案數字化工作對檔案管理者提出了更高的要求。

（三）檔案管理制度更新工作滯后

近年來，國家針對高職院校的檔案管理出臺了一系列的規范標準，尤其是傳統紙質檔案的數字化管理方面，這些規章制度由于沒有及時的融入到高職院校的檔案管理規章制度中去。另外，高職院校對檔案管理工作不重視，導致檔案管理工作邊緣化。其實，在高職院校中，檔案管理應該是非常重要的工作，因為檔案不僅見證了院校的發展，也是院校長久發展的基礎。但是，由于院校不重視檔案管理，從分管領導到具體工作人員，對檔案的管理只流于表面，沒有長遠的規劃，造成院校檔案管理各方面工作滯后，不能有效推進檔案的信息化管理。

二、高職院校對傳統紙質檔案數字化管理的必要性

（一）提高高職院校檔案的查詢效率

高職院校對傳統紙質檔案實施數字化管理，不但能減輕檔案管理者的工作壓力，還能利用互聯網技術，打破時間和空間的限制，實現資源共享，提高檔案查詢和利用效率，大幅度提升檔案管理的效能。

（二）為數字檔案館的建設奠定基礎

傳統紙質檔案數字化是數字檔案館建設的基礎工作，也是數字檔案館建設的重要內容，傳統紙質檔案數字化工作將為院校的數字檔案館建設和數字化管理奠定基礎。

三、高職院校傳統紙質檔案數字化管理策略

高職院校的紙質檔案較多，對其進行數字化管理比較繁瑣復雜，而院校檔案館自身的管理人員少，在做好日常工作的同時，還要對海量的檔案進行拆裝、整理、錄入、掃描、裝訂歸檔等數字化工作，在時間、精力和技術方面都不是很現實。因此，大多數院校會選擇專業的外包公司。選用專業水平更高，安全性能更高，保密信譽更好的外包公司能有效實現高職院校紙質檔案的數字化管理。

（一）建立有效的數字化檔案管理系統

高職院校應該要求外包公司建立完善的數字化檔案管理系統，充分發揮計算機以及互聯網的作用，實現網上瀏覽，遠程查閱等資源共享功能，提升檔案資源的利用效率。根據要求不斷完善檔案的數字化信息，從而有效推進高職院校檔案數字化管理工作有序進行。

（二）組建專業的管理團隊

由于高職院校所涉及的檔案種類以及數量眾多，因此高職院校應外包要求外包公司組建專業的團隊，有很多鑒定后的檔案需要進行銷毀或者對未鑒定的檔案進行打理，這些都需要外包公司來雇傭專業的檔案管理人員，這樣可以避免出現將不必要的檔案進行數字化處理的狀況，減少檔案數字化的工作量，有效避免資源浪費。

（三）優化數字化管理設備

外包檔案管理公司應該加大對數字化管理設備的重視程度，需配備先進的掃描儀、打印機、復印機、攝像機等專業的設施設備，只有這樣才能整體提高高職院校檔案數字化管理水平。

四、結語

隨著時代的不斷進步，高職院校應該與時俱進，加大對院校檔案管理工作的重視，對檔案管理工作最大程度使用數字化管理，建立專業的檔案管理團隊，優化檔案數字化管理設備，提高檔案管理人員的專業素養，進一步提升高職院校的檔案管理水平，為高職院校的長遠發展打下堅實基礎。

參考文獻

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