論招標代理行業內部控制的重要性及建議

陳美華

摘要 內部控制是現代化企業內部管理中不可或缺的環節，企業負責人能夠通過內部控制實現自我檢查、自我評估，及時高效地挖掘企業管理的問題與風險，并制定相應的防范策略，是有效防止內部徇私舞弊的重要工具。招投標業務本身具有一定特殊性，內部控制對于招標代理企業日常運營具有重要的現實意義。招標代理企業由于行業特殊性，必須通過內部控制確保企業日常運營，確保招標環節的公平公正。本文對招標代理行業進行系統性分析，對內部控制重要性及建議進行研究，制定出符合招標代理行業特性的內部控制策略，為招標代理行業的健康發展提供保障。

關鍵詞 招標代理;內部控制;重要性

一、招標代理行業內部控制重要性

招標代理行業作為特殊的行業，市場競爭愈發激烈，而且面臨法律、財務、運營等各類風險，只有通過進行內部控制，才能有效控制上述風險并促進企業內部管理穩定發展。通過內部控制，能夠提升生產經營效率，降低各個環節的成本費用，提升企業經濟效益;通過內部控制的優化，可以幫助企業管理層更好地理解內部控制，深入參與內部控制建設工作，最終為招標代理企業內部環境奠定重要基礎。

二、招標代理行業內部控制優化策略

（一）優化招標代理企業內控環境

1.健全企業組織架構。招標代理企業的組織架構通常設置為直線型職能制組織架構，該模式有利于招標代理企業集中統一指揮，可以充分發揮出各個崗位的職能作用。該組織架構下各部門權責分明，一旦招標代理行業宏觀環境發生變化，能夠通過較高的執行效率加以應對。然而其缺陷是各個部門過于注重自身職能的發揮，缺乏協同配合能力，橫向聯系十分薄弱，甚至各部門存在一定的矛盾沖突。因此，招標代理企業應該促進各部門溝通交流，落實協同配合工作，減少組織架構中存在的缺陷，這樣不僅可以提高招標代理企業內部交流與管理的效率，更有利于企業戰略目標的實現。

2.優化人力資源管理。招標代理需要成熟的人力資源管理模式才能夠發揮出招標各個環節的職能作用，但是當下招標代理企業對招標崗位缺乏成熟的培訓模式，人力資源的作用沒有得到充分發揮。而且績效考核制度落實不嚴格，招標崗位的職工缺乏危機意識。因此，招標代理企業應該注重對職工的培訓，并且重視績效考核，引導職工端正對工作的態度，同時提供輪崗機會，使職工了解各個崗位的業務工作，為招標代理企業培養出具有較高綜合素養的人才。

3.制定特殊崗位管控措施。招標代理企業的多個崗位工作具有保密性與特殊性，部分關鍵崗位涉及招標項目的審批通過權限，因此招標代理企業對于特殊崗位要制定特殊的崗位控制措施。第一，嚴格落實保密制度，針對負責標底編制的負責人與可以接觸標底信息的從業人員，需要使其在上崗前與招標代理企業簽訂保密承諾書，崗位責任人必須遵循保密規則。凡是泄露企業招標信息機密的個人，企業必須依法追究法律責任。同時對于特殊崗位離職職工也要進行定期調查，避免其違規透露保密信息，或者從事利益相關的工作。第二，落實崗位控制，針對供應商、評標專家等數據庫管理崗位開展職業道德教育，從而確保招標、評標工作的公平公正性。

4.加強投標保證金控制。規范投標保證金管理，防范交易風險，促進依法治企，確保投標保證金安全收取和及時退還，維護招投標雙方的合法權益。通過投標保證保險形式繳納投標保證金的，對即將到期投標保證金保險且未及時收回中標服務費的業務應建立預警機制，督促相關部門及時采取措施，防范風險。

（二）改進業務內部控制活動

1.預算管理控制。招標代理企業必須強化預算編制工作，結合業務部門招標業務開展情況，并根據實際宏觀環境對本年度業務量進行估算，豐富預算編制方法，比如薪酬性支取可以運用固定預算方法編制，中標服務費收入采用零基預算方法編制。另外執行剛性預算政策，根據招標代理企業年度與現金流預算填報情況落實，同時對預算外支出需要報專門預算委員會批準后再執行。最后提升預算考核水平，預算考核是招標代理企業提高運轉效率的重要工具，只有加大預算考核力度，才能夠有效將控制活動落到實處。

2.業務流程控制。當下招標代理企業的業務模式仍然比較傳統，以標書銷售、中標服務費等為主，因此要針對業務流程控制活動進行優化。中標服務費管理崗位的業務職責就是對中標服務費進行會計核算、開具中標服務費的發票并制作發票臺賬、領取中標服務費發票并登記臺賬、查詢服務費往來、制作服務費實收臺賬與業務部門應收臺賬并進行核對。

業務流程控制需要改進標書銷售流程，將標書銷售流程信息化、電子化，提升標書業務服務效率，并確保信息傳遞高效完整;而中標服務費管理流程的控制則需要將發票領取工作轉移給供應商服務大廳發票領取崗位，財務部定期將開具發票轉移且辦理相關移交手續。通過對業務流程的改進優化，形成更加合理的崗位設置與業務流程，有效提升職工工作質量，規范企業管理系統，促進企業內部控制管理水平提升。

3.成本費用控制。招標代理企業的成本主要有招標代理業務成本，由評標會務費、專家咨詢費、會議辦公用品費用等構成。成本的產生主要是與招標代理業務量有關，即招標批次增加，招標金額越高，每次產生的業務成本越高。因此招標代理企業需要從多個維度控制成本費用。

第一，預算執行控制，結合招標代理企業月度現金流預算，嚴格落實年度預算，堅持“無預算不支付、超預算不支付”的準則。各部門需要結合業務活動預估次月費用，提前填報現金流預算申請。次月報銷業務費用時，經辦部門首先應對費用是否符合年度現金流預算要求進行審核。

第二，招標環節過程控制，提前明確且制定招標工作規劃，在招標環節中嚴格落實，不能隨意取消招標環節，避免前期成本費用浪費，減少流標、廢標帶來的成本費用增加。

第三，報銷審核控制，設置嚴格的審核控制步驟，業務經辦人員負責對原始憑證真實性進行審查，會計對其進行復檢，重點關注業務事項的合理合規性。

第四，資金支付控制，轉變傳統的通過現金發放專家咨詢的操作模式，重塑業務流程，以網上銀行替代現金支付，減少資金支付及貪污風險，同時確保支付過程留有痕跡，可以追溯到相關責任人身上。

4.資金管理控制。招標代理企業中業務內部控制活動最關鍵的就是資金控制，資金安全是招標代理企業能夠正常運營的重要保障之一。企業必須嚴控收、付環節，在收入環節要嚴格管理中標服務費收入資金，不能以收付實現制替代權責發生制入賬。而資金支付時，逐漸淘汰手工支付方式，實現電子支付對公對私支付全覆蓋，減少企業資金支付風險。

5.評價機制控制。招標代理企業需要構建供應商評價體系，選擇具有代表性的評價指標，比如從財務狀況、產品質量、交貨及時性等多個維度出發，綜合考慮完善評價機制。將評價表及時發送給與中標供應商有業務交往的招標單位，通過第三方企業對中標方進行打分評估;收到反饋評分表后及時匯總評估結果，在信息系統中更新供應商信息，從而幫助招標代理企業實現評價機制的控制。

（三）強化風險管理與信息溝通

1.構建風險管理體系。招標代理企業涉及多方企業的利益，因此面臨較大的風險，必須構建風險管理體系，為風險防范奠定基礎。首先是樹立風險管理意識，通過集體討論、宣傳普及風險管理意識;其次是對風險進行分類識別，對風險進行歸類整理，為后續風險評估工作奠定基礎;再次是針對各類風險進行量化評估，分析風險的大小;最后是制定風險防范策略，結合招標代理行業的情況加強風險管理。

2.強化信息溝通。第一，招標代理企業需要拓展信息收集渠道，信息收集工作要覆蓋企業內部與外部，結合企業的發展要求、內部控制、風險考核等特點，制定不同的報告指標制度來收集相關信息。第二，強化信息匯總工作，對收集到的有關信息進行匯總整理，形成內部控制信息溝通的基礎。第三，健全信息傳遞機制，招標代理企業應該加強信息化建設，建立信息溝通平臺，有效提升招標代理企業信息傳遞效率。

三、結語

招標代理企業內部控制關系到企業戰略目標的實現，必須深入掌握內部控制理論知識體系，結合招標代理的特殊性優化內部控制活動，促進招標代理行業環境的良性發展。

（作者單位為山東魯能三公招標有限公司）

參考文獻

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