對高職院校政府采購項目檔案管理工作的思考

汪敬

[摘 ?要：政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲像資料等。包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各種記錄。它是對政府采購全過程的真實反映，是政府采購活動的重要見證。采購人和采購代理機構(gòu)在組織實施政府采購項目活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購項目檔案管理。采購人和采購代理機構(gòu)應加強項目檔案的立卷、歸檔工作，保證檔案資料的真實性和完整性。本文對高職院校在政府采購項目檔案管理工作中存在的問題和對策進行了分析，以供有類似情況的高職院校共同交流和探討。

關(guān)鍵詞：高職院校;政府采購項目;檔案管理]

政府采購項目檔案管理工作是高職院校檔案工作的重要組成部分，作為采購人，對政府采購項目檔案進行科學、規(guī)范化管理有助于保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，能夠為今后的采購工作、處理各種質(zhì)疑、投訴和接受監(jiān)督檢查等提供客觀真實的數(shù)據(jù)和法律依據(jù)。

1政府采購項目檔案管理工作存在的問題

1.1政府采購項目檔案管理工作基礎薄弱

政府采購項目檔案是隨著政府采購工作應運而生的，是一種新興的檔案。雖然在2014年修訂的《政府采購法》中第四十二條對政府采購檔案進行了規(guī)定：采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年;各地也相繼出臺了政府采購檔案管理辦法，但政府采購項目檔案管理依然沒有統(tǒng)一的制度規(guī)范，具體到檔案的收集、分類、立卷、保管、查閱和銷毀等各項工作沒有統(tǒng)一的標準。政府采購項目檔案管理基礎仍較為薄弱。

1.2政府采購項目檔案管理缺乏制度規(guī)范

規(guī)范的制度是政府采購項目檔案管理工作順利開展的基礎。目前，一些地方雖出臺了《政府采購項目檔案管理辦法》，但是沒有制定相關(guān)的政府采購項目檔案管理制度，如：政府采購項目檔案的收集、保管、利用和銷毀等制度。我院現(xiàn)行的檔案歸檔范圍里只有XZ15里提及到了5萬元以下物資采購的招投標文件，保管期限為30年，針對新興的政府采購項目檔案既沒有相關(guān)的制度規(guī)范，也沒有明確的分類方案、歸檔范圍和保管期限，這就導致了檔案的收集整理、分類立卷、歸檔保存等工作缺乏制度保障、分類依據(jù)和和歸檔標準。

1.3專業(yè)人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理質(zhì)量差

由于檔案隊伍建設沒有得到加強。目前，檔案科的專職檔案人員和兼職檔案人員都缺乏專業(yè)的背景和理論知識，素質(zhì)參差不齊，政府采購項目檔案歸檔工作經(jīng)驗不足，且缺乏專業(yè)的指導，更多時候是自己在摸索，導致政府采購項目檔案管理質(zhì)量差。

1.4政府采購項目檔案收集不齊全，影響檔案資料的完整性

因為沒有明確的歸檔范圍和政府采購項目檔案目錄，在收集檔案資料時，存在漏收，少收的情況。比如，投標文件、評（標）審報告、采購人對評標結(jié)果的確認文件等。

2做好政府采購項目檔案管理工作的對策

2.1制定完善的政府采購項目檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理的準則。高職院校作為采購人，應加強采購項目檔案的立卷、歸檔、保管、利用和銷毀的管理，積極制定政府采購項目檔案管理規(guī)章制度，使政府采購項目檔案歸檔工作有章可循，做到歸檔有依據(jù)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化。

2.2明確政府采購項目檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限

為規(guī)范政府采購項目檔案管理工作，高職院校應在制定政府采購項目檔案管理制度的基礎上，明確采購項目檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限。嚴格遵循保持文件之間的有機聯(lián)系、科學分類、方便查閱的原則，結(jié)合具體的采購方式，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容或目錄，做到歸檔有范圍，立卷有標準，保管有期限，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

2.3積極引進專業(yè)人才，提高政府采購項目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高職院校應加強檔案隊伍建設，一是積極引進檔案專業(yè)管理人員，充實檔案管理隊伍，二是定期對現(xiàn)有檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和職業(yè)技能，內(nèi)容包括有關(guān)政府采購方面的法律法規(guī)、政府采購項目檔案管理辦法、政府采購檔案管理規(guī)章制度等。必要時可組織相關(guān)人員進行政府采購項目檔案管理專題培訓，在通過技能培訓，提高相關(guān)人員的理論水平和業(yè)務素質(zhì)，采購活動結(jié)束后，經(jīng)辦人員應及時收集第一手資料，并在項目合同簽訂、交付驗收完成后，把政府采購項目相關(guān)檔案一并移交給檔案管理人員，使之能及時整理匯總。檔案管理人員應熟悉政府采購相關(guān)流程，對照政府采購項目檔案歸檔目錄，積極主動催收遺漏的檔案資料，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

總之，政府采購項目檔案管理工作是學院檔案管理工作的重要組成部分，作為一種新興檔案類型，高職院校應該從根本上加強對這項工作重要性的認識，及時制定政府采購項目檔案規(guī)章制度，明確科學的分類方案、歸檔目錄和保管期限，并加強對相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務培訓，實現(xiàn)政府采購項目檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學化。

參考文獻

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