基層檔案管理問題及措施

文/中陜核工業集團二一一大隊有限公司 張桂琴

一、單位基本情況

中陜核工業集團二一一大隊有限公司創建于1956年5月6日，隸屬于中陜核工業集團公司。公司總部位于西安市浐灞生態區，毗鄰西安世園會，是一支從事鈾及多金屬礦地質勘查、礦業開發、工程施工、加工貿易、地礦企業文化傳播等為一體的“礦業+綜合”隊伍，公司檔案室1998年10月獲得中國核工業總公司“科技事業單位檔案管理”證書，2006年12月獲得陜西省檔案局檔案工作目標管理認證AA級單位認證。公司截至2019年3月底在崗人員217人，內退284人，待崗52人，離退休850人。

（一）機構設置：十個職能部門包括：黨委工作部、行政工作部、工會工作部、經營管理部、人力資源部、資產財務部、礦業開發部、安防環保部、紀檢法規部、審計工作部。

（二）十個經營實體：中陜核礦業開發有限公司、陜西龐家河金礦有限公司、陜西陜核文化產業發展有限公司、新疆分公司、青海分公司、礦產勘查院、環境工程院、地質礦產研究中心、金融貿易中心。

（三）兩個辦事處：西藏辦事處、內蒙古辦事處。

（四）三個獨立部門：車輛管理中心、置業服務管理有限公司、離退休管理中心。

（五）公司經營范圍：涉及區域地質調查、液體礦產勘查、固體礦產勘查、水文地質、工程地質、環境地質調查、地球物理勘查、地球化學勘查、地質鉆探施工、地質資料收集分析及地質技術研究推廣應用、地質災害治理、地質技術咨詢和服務、圖形圖像制作、礦業開發、測繪工程、物業管理，環保工程設計、施工；礦產品加工、銷售；普通貨物運輸（危險品除外）等諸多領域。

二、檔案機構設置情況

檔案室設在地質礦產研究中心，公司配備專職檔案管理員1名。檔案室總建筑面積230m2，檔案庫房面積200m2，辦公面積30m2。

檔案庫房設備配置包括：空調兩臺，4個紅外線攝像頭，12個煙感器，高清攝像頭1個。文書檔案柜：大鐵皮柜5個，小鐵皮柜5組（一組5個）；會計檔案柜：20組（一組5個）；復制本科技檔案柜：大鐵皮柜5個，小鐵皮柜14組（一組5個）；原本科技檔案柜：大鐵皮柜14個，小鐵皮柜14組（一組5個）；原214檔案專柜：5組（一組5個）；照片檔案柜1個；底圖柜2組；光盤柜2個；實物檔案柜2個。

檔案辦公室設備：臺式電腦2臺，筆記本電腦1臺，打印機1臺，空調1臺，碎紙機1臺。

三、檔案管理情況

（一）制度建設。為了規范檔案管理，2015年2月修訂并印發《關于印發文件材料歸檔范圍和保管期限表的通知》（隊發〔2015〕10號）及檔案室分類方案。嚴格按照國家標準和行業標準整理歸檔和保存文件，國家標準、行業標準齊全有效。崗位職責健全：檔案室管理制度、檔案庫房管理制度、檔案室保密制度、科技檔案管理、文書（會計）檔案管理、圖書管理崗位職責，科技檔案、資料、文書（會計）檔案借閱制度、檔案管理突發事件應急預案等。

（二）檔案分類及數量。檔案室室藏檔案分為六大類：1.文書檔案、科技檔案、會計檔案、專門檔案（照片檔案、聲像檔案）、實物檔案、印章檔案。2.財務檔案：截至2016年底合計5159盒（套）。3.文書檔案：2000年前913卷，2000年后7367件（截至2018年12月）。4.科技檔案：原本檔案1161盒，成果檔案877盒。5.基建檔案：截至2018年154盒/卷。6.聲像檔案：15盒213張。7.實物檔案：93件。

（三）檔案安全保密管理。檔案室安全設施：消防器材、滅火器、攝像頭、煙感器、防盜門窗等配備齊全，安全有效。嚴格按照檔案“十防”要求防火、防光、防蟲（防鼠）、防盜、防水、防潮、防強光、防塵、防磁、防有害氣體，檔案保管狀態良好，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，嚴格執行《保密法》《檔案法》及各類規章制度，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全完整，嚴格按照“上網不涉密、涉密不上網”的原則辦事，無失泄密事件發生。

（四）保持庫房的整潔衛生、檔案案卷排列有序。檔案庫房標準濕度控制在14～24℃，相對濕度控制在50～65%，每天堅持測量庫房濕度與濕度登記并做好調控工作。定期檢查水、電、門、窗、攝像頭工作狀態、檔案保管情況，并做好記錄，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命，檔案案卷排列有序，方便查找。

（五）檔案管理費用投入。為了促進技術人員知識更新，公司每年都訂閱一些圖書資料，近三年訂閱的雜志如下：2017年2956元，2018年3028元，2019年4423元。購買檔案裝具、檔案盒、驅蟲藥、檔案人員業務培訓等費用。

四、檔案信息化情況

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設。

（一）基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。相對來說還比較薄弱，只有建立先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設。1.檔案室建立了文書檔案管理系統，可以按關鍵字（詞）、文件名稱、標題等快速查閱相關文件，公司上行和下行文件可以做到數字化全文鏈接。2.建立科技檔案查詢系統，可以做到目錄查詢、案卷標題、內容摘要查詢，可以對數據庫數據統計、維護、快速查找等功能。3.建立地質鉆孔數據采集系統，已錄入原始鉆孔資料信息533條，在今后還將繼續錄入鉆孔資料。4.加強檔案信息資源建設，以室藏檔案為中心開發數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設，這也是一項長期的工作。5.加強標準規范建設，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、存儲、網上傳輸等方面，制定標準、規范，并指導實施。6.加強人才隊伍建設，檔案信息化建設，人才是關鍵，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既熟悉檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

五、近三年檔案資料使用和開發利用情況

（一）檔案利用情況。詳見如下表格：

2016 2017 2018 2019.4止備注人次 件數 人次 件數 人次 件數 人次 件數科技檔案 7 20 27 471 17 70 5 17文書檔案 31 93 38 176 19 84 13 28基建檔案 10 68 7 26 2 4 2 5科技圖書 25 47 7 10 10 32 2 5年月人/件次類別

（二）檔案開發利用情況。公司近幾年在檔案開發利用方面做了很多工作，尤其在鄂爾多斯整裝勘查區取得了較好的地質找礦成果，提高了社會效益和經濟效益，重點工作區雙龍地區找礦成果顯著，使老舊地質資料煥發了新生，使地質資料轉化成了生產力，實現社會價值和遠景預測雙豐收。通過檔案信息資源的開發利用，企業能獲得更大的發展，從而促進檔案信息的開發利用，實現檔案信息資源與現代化企業可持續發展。

六、存在的問題

（一）領導重視有待加強。檔案資料是單位寶貴的資源，一個單位的檔案管理水平和領導的重視程度緊密相關，建立有效的管理網格和機構，有一批有專業知識、專業技能、有責任心、有使命感的人管理和收集檔案，對一個單位的檔案工作至關重要。

（二）資料收集不夠完善。檔案管理要建立一個有效的網絡體系，每個部門、各個項目都要配備專（兼）職檔案人員，尤其是基建項目、科研項目等從項目的前期工作到結束收尾工作都要有相關的資料、圖像、影像資料等，才能確保資料收集齊全，這都是單位重要的一種信息資源。

（三）“三分開”制度落實不到位。檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。現在做到“兩分開”，閱覽室還沒有建立。

（四）“三納入”“四參加”制度還不夠完善。檔案工作是單位重要的組成部分，主要領導要落實“三納入”制度，把工作納入工作計劃、議事日程、崗位責任中?！八膮⒓印敝贫纫螅嘘P會議，工程項目建設、科研、設備安裝、調度等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加；科技項目的鑒定、基建、設備、科研成果驗收活動要有檔案專職人員參加。檔案人員參加以上活動帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔。

（五）人才培養亟待加強。人才培養是一個永久的話題，每個單位要想長期、有序、可持續發展，就必須有一批專業人才從事專業的工作，加強崗位培訓，更新知識、更新觀念，與時俱進才能不斷發展。

（六）信息化開發利用有待加強。信息的開發利用是檔案室重要的一項工作，要不斷加強這方面的工作，更好地服務公司的經濟發展。

七、未來三年檔案工作計劃

1.建立有效且相對穩定的檔案管理網絡機構。2.加強檔案專業隊伍的建設，培養一批年青、有責任心、有知識、有能力的專業檔案人才隊伍。3.健全檔案管理制度，規范檔案管理工作水平。4.繼續做好中國核工業地質局、集團公司下達的檔案專項任務。5.確保承擔的西北地區軍工鈾礦地質勘探設施“十二五（二期）”退役整治項目檔案專項驗收順利通過。6.及時開展集團公司下達的龐家河技改項目檔案驗收。7.夯實檔案基礎管理，提升檔案從業人員業務水平。8.探索推進檔案信息化建設上臺階，建立快速、方便、有效的查詢系統，初步達成本單位信息資源的共享。9.加強管理確保檔案實體和檔案信息的絕對安全，堅決杜絕失泄密事件的發生。

通過調研，對檔案管理的整體情況有了全面的了解，檔案管理應該樹立現代化檔案管理理念，創新管理方法，建立健全檔案管理有效機制，注重培養和提升專（兼）職檔案管理人員的綜合素質，不斷提高檔案管理的信息化水平，不斷完善檔案室的日常管理工作，為公司的發展作貢獻。