Excle在高校辦公室檔案資源開發與利用中的應用

文/淄博市技師學院 李飛

一、高校辦公室檔案資源開發與利用的意義

高校辦公室作為學院的重要部門，起到“神經中樞”的作用。在日常工作中，高校辦公室主要協助學校領導處理黨、政日常事務，負責學院內外的聯系、接待、溝通和協調工作，在此期間，會形成大量檔案材料，隨著時間的推移，多數檔案被整理存入檔案室中，不能真正發揮余熱。因此，作為辦公室工作人員，利用形成的大量檔案材料，利用信息化的手段，從中挖掘更有價值的信息，為領導決策提供依據，是十分有意義的。

二、Excle簡介

Excle，是微軟Office軟件中的電子表格組件，專門用來進行數據處理、分析、統計相關數據。Excle中提供豐富的函數、自定義公式等，為用戶提供數據計算，還可以通過Excle完成排序，按條件篩選、分類統計等數據分析，同時Excle還提供宏功能，利用VBA編程，實現更加強大的擴展功能。

辦公室在日常文件等檔案材料的處理中，利用Excle開發的檔案管理系統雖然在操作和界面上不能達到專業軟件的水平，但因其強大的數據處理和統計分析能力，完全可以勝任專業軟件的功能。同時辦公室日常工作中，可能會涉及部分敏感或涉密信息的處理，隨著國家對保密工作的重視，處理此類信息的計算機無法使用一般的管理軟件，而Excle作為基本的數據處理軟件，則可發揮強大作用。

三、具體應用

（一）文件登記。收發文件登記是文件來往的必經關口，把好這一關，就能保證單位黨政文件檔案資料的齊全完整。因此，在辦公室收文登記工作中，要把握好登記文件的全面、完整、即時等原則。建立一個完善的文件登記系統，對文件登記、傳閱、歸檔等環節都是十分必要的。本文利用Excle建立一個文件登記和傳閱系統，見“圖1”。

圖中，文件登記和傳閱簿中包含兩部分內容，文件登記簿中包含順序號、發文時間、來文機關、來文號、文件標題、簽收來源、上報日期、備注；傳閱簿中包含傳閱領導名稱、是否回收等關鍵字。設計表格時，將“圖1”表格中灰色部分，利用鎖定單元格和保護工作表功能鎖定，不至于在平時輸入中產生誤操作而影響整個表格的顯示效果。文件登記和傳閱簿主要包含以下功能：1.順序號，是自動生成文件簽批單、查找文件以及文件歸檔時電子目錄形成的重要關聯數據。首先將順序號預先生成，而不至于在錄入過程中手動輸入，同時利用Excle中IF函數暫時將其隱藏，寫入“=IF(B4=""，""，ROW()-3)”，則可以做到在錄入一行新的數據時，順序號自動顯示。2.發文日期、來文機關、文件標題，這三個關鍵詞既作為簽批單中重要組成部分，同時也是電子檔案目錄中的重要元數據。3.簽收來源，可作為追溯文件由來的重要依據，在此可加入電子文件原件的超鏈接，直接點擊打開相應的文件內容，直接查看。4.上報日期，在上級來文中，會涉及要求上報并有一定時限的要求，為了保證按時上報而不遺忘，可以將要求上報的時間節點填入此列，并利用Excle中條件格式，設置顏色提醒，比如紅色為當天最終上報時限，黃色為一周內需要上報，綠色為已辦結，白色為一周以上等，隨著系統日期的變化，顏色會自動由白色變黃色再變紅色，最后變為綠色，根據顏色依次提示緊急程度。5.點擊生成處理單（簽批單），利用VBA程序（詳見“圖2”），根據對應順序號，自動生成簽批單，節省了二次錄入的時間，提高了效率和準確率。6.傳閱簿中可以將需要經常傳閱的領導名稱列入，在文件給對應領導傳閱時，可以直接在對應表格中錄入時間，這樣既完善了傳閱登記環節，又做到操作簡便，查閱直觀。7.是否收回，此列為文件最終辦結后存入檔案時的標記，可以更直觀看到文件是在傳閱過程中還是已歸檔。

圖1 文件登記和傳閱簿

圖2 文件處理單（簽批單）VBA程序代碼

（二）數據統計分析。在文件收發工作中，往往會遇到領導對曾經處理過的文件進行再查閱情況，要求統計共接收某單位某一類文件多少份，抑或是對某一時期或某一具體工作中產生和接收的文件情況統計等，利用Excle強大數據統計分析功能，不僅僅可以為領導提供簡單的統計數字，還可以利用圖表功能，將抽象的數字變成直觀的圖表，甚至還可以根據統計結果，進一步挖掘其中的知識，為領導決策提供必要的依據。

比如技工院校中，十分重要的技能大賽，對于這類文件的接收，在統計分析中，可以匯總近幾年接收的文件情況，分析其舉辦的時間、地點、舉辦特色等，同時可對最終獲獎文件加以深入統計，對內容進行分析，利用Excle數據透視表（圖）制作清晰直觀的分析圖，為學校的技能大賽工作提供決策依據。

（三）電子檔案目錄。按照檔案歸檔要求，在文件歸檔時，每個檔案盒要形成目錄，最后再匯總建立全總目錄。馬建國在檔案目錄的電子化一文提到，電子檔案目錄建立時，主導思想應認真貫徹七條原則：價值第一、以“我”為主、為利用者著想、急用先錄、惜字如金、忠于原文、標識規范等。其中前四項原則要求了在文件登記環節所錄入的文件不必要全部歸檔，同時按照急用先錄原則，不需要完全按照時間順序歸檔，因此就產生了歸檔的文件只是屬于文件登記簿中所有文件的一部分，而且順序也有所改變，此時利用Excle的函數功能，就可以大大節省檔案工作者在電子目錄生成上花費的時間。

檔案管理員只需要提供歸檔文件的順序號，利用之前建立的文件登記簿，使用Excle中的vlookup函數，對每一列進行設置，獲取其需要的信息，就可以輕松快速地形成存檔電子目錄，同時也保證了目錄的準確性，而且文件登記系統具有可擴展性，對于后期歸檔過程中需要在最初文件登記關口完成的工作，可以直接在文件登記簿和傳閱簿中增加相對應的條目，這樣可以簡化歸檔時的重復查閱和錄入工作，節省了人力、物力成本，同時建立了文件收發與歸檔之間的緊密聯系，有利于檔案管理工作的發展與創新。

四、結語

本文探討了利用Excle內置函數、宏等功能建立文件登記簿、傳閱簿；利用其數據統計功能進行數據匯總和進一步的知識挖掘，為領導提供決策依據；建立了文件收發登記和歸檔環節的有效銜接，對于文書檔案的電子化，從源頭上抓起，同時也為其他類別的檔案收集歸檔工作提供參考和借鑒。隨著Excle軟件不斷更新，其功能也在不斷完善和擴展，今后對其統計分析形成圖表和利用宏功能等還需進一步深入研究，以期讓Excle在檔案資源開發與利用中發揮更加強大的作用。