高校檔案社會化開發與利用

文/馮 麗

在高校檔案社會服務功能的不斷拓展、檔案需求增多、服務范圍擴大和檔案內容日益豐富的趨勢下，社會化開發與利用正逐漸成為高校檔案工作的重要內容。從當前高校檔案社會化開發與利用的現狀看，還存在著功能不足、社會用戶需求挖掘不夠、服務內容和服務渠道單一等問題

近年來，高校社會公共服務職能更加凸顯，高校檔案社會化開發與利用業已成為檔案領域的研究熱點。在高校檔案社會服務功能的不斷拓展、檔案需求增多、服務范圍擴大和檔案內容日益豐富的趨勢下，社會化開發與利用正逐漸成為高校檔案工作的重要內容。在新形勢下不斷強化我國高校檔案社會化開發與利用，高校不僅能夠豐富自身履行公共職能和履行社會責任的領域，也能夠促使高校檔案工作高質量發展。

一、高校檔案社會化開發與利用的趨勢

當前，高校檔案開發與利用，作為高校業務的拓展，已經逐漸成為一種趨勢。其主要表現在：

一是高校檔案工作穩步推進，社會化服務功能不斷拓展。高校本身具備一定的社會公共服務屬性，國家高校檔案社會化服務也有一定的要求。當今在信息技術手段的助推下，高校檔案信息化建設穩步向前，開始將檔案利用與社會需求相結合，檔案編目、著錄等二次、三次加工工作愈加成熟。有的高校檔案館還結合線上檔案信息資源與線下檔案展廳發揮檔案的休閑、娛樂和文化價值，針對科研檔案提供深度內容檢索服務。可以說，當前高校檔案的功能已不再局限于簡單的參考和憑證，而更多地與社會需求相結合，教育、文化、休閑等多重功能愈加顯現。

二是社會公眾檔案需求增多，高校檔案服務范圍與對象擴大。隨著社會公眾檔案意識的不斷提高，社會對高校檔案利用的需求也與日俱增，主要包括兩方面：一是校內師生去向的復雜化。隨著建校時間增長，學校規模擴大，畢業生不斷增多和就業環境的變化，用人單位對學生學籍證明材料、學生檔案的要求也是動態變化的，畢業生離校后的考研、出國、考公都涉及到很多證明材料的出具，如離校但未就業學生在公務員政審時就要學院或學校的參與。教師的離職、背調等也需要高校檔案部門的全程參與；二是社會檔案需求的增多。當前，國家要求和鼓勵學校履行更多社會責任，高?？萍汲晒D化、教師校外掛職、校企合作培養人才等等都涉及大量檔案資料的查閱和利用。對于個人層面來說，圖書檔案的利用、校史檔案查閱、檔案館參觀需求也在逐漸增多。凡此種種，都在說明當前高校和社會各個領域利用高校檔案的迫切需求趨勢大增。

三是檔案服務內容日益豐富，服務渠道不斷拓展。檔案社會化開發與利用是以豐富的館藏資源為基礎的，相對于機關事業單位，高校檔案管理工作起步較晚，但長期以來也形成了完善的檔案管理制度、豐富的管理經驗和海量的檔案資源?；仡櫼酝咝n案內容的收集、管理與服務大致經歷三個階段：一是以文書檔案管理為主的檔案室階段；二是以綜合管理文書檔案和科技檔案管理為主的綜合檔案館階段；三是以所有有價值信息資源都作為檔案進行管理和利用的“大檔案”理念階段。在大數據信息化時代，信息資源的價值和作用更加突出，大數據、云計算等信息化技術的興起也讓人們重新審視了信息的價值，原本不被重視的行為數據、過程數據也紛紛被作為檔案記錄下來。完全可以預見，隨著檔案信息化技術的不斷推進，高校面向社會的檔案服務內容也會在熱烈需求的推動下不斷豐富。另一方面，在信息技術的推動下，高校檔案服務社會渠道也在不斷拓展，從過去的館藏中心模式逐漸發展為線上與線下、人工與自動的融合服務模式，社會用戶能夠通過官方網站、微信公眾號、自主傳播平臺或是高校自建的信息門戶發起檔案利用需求。高校檔案社會化開發與利用已經成為一大趨勢，整體勢頭良好。

二、高校檔案社會化開發與利用存在的問題

縱觀高校檔案社會化開發與利用的發展勢頭，令人欣喜。然而，當前存在的問題不容忽視。分析起來，其存在的問題主要表現在：

一、檔案的多元化功能尚未凸顯。長期以來，高校檔案都處于較為封閉的管理與利用模式，檔案社會化開發與利用多采用館藏中心模式，沒有深度挖掘高校檔案的多元價值，也導致高校豐富的檔案信息資源沒有得到充分開發。傳統高校檔案社會化開發與利用的方式主要包括學歷認證、檔案證明、畢業生就業、科技成果推廣應用、檔案文創產品開發、檔案展覽與宣傳等。其中絕大多數都是基礎性的數據管理服務，即發揮檔案的參考和憑證的功能價值。但從《普通高等院校檔案管理辦法》中可以看出，高校檔案包括黨政管理、教學、科研、基本建設等九大內容，具有豐富的教育、科研、文化傳承價值。因此，高校檔案部門應突破原有社會服務與利用方式的束縛，轉變工作理念，探索和挖掘檔案信息資源的多元化功能與價值，以最大限度地讓檔案信息資源服務社會。

二、社會用戶需求挖掘不足。豐富的檔案信息資源是高校檔案社會化開發與利用的基礎，而社會用戶需求則把握著社會化開發與利用的方向。從上文的分析中可以看出，高校檔案社會化開發與利用呈現出服務范圍與對象不斷擴大的趨勢，面向社會的服務對象包括已畢業的學生、校外企事業單位和政府機關以及個人用戶?？梢钥闯?，檔案服務社會的利用主體年齡跨度、知識層面和從事行業跨度都有較大變化，其檔案利用的需求也是各不相同，這就要求高校檔案部門應在服務開發與利用前開展深入的社會調研。當前，高校對校內師生的檔案利用需求的調研已十分成熟，但如何運用信息技術手段開展廣泛的社會調研與數據分析就涉及到更多專業知識，如用戶畫像素描、用戶體驗、UI設計等等，這些都給檔案部門提出了新的更高要求。

三、檔案服務內容方式單一、服務渠道建設不完善。在智慧政府、智慧檔案館建設的大背景下，越來越多的高校都開始探索盡力綜合網絡信息服務平臺來滿足校內和社會用戶的各項需求。但從使用現狀來看，對于社會用戶還主要以檔案實體查詢、電話咨詢為主，而通過網絡、傳真、郵寄的方式提供服務的較少。服務內容也多以基礎性的檔案資源查詢為主，模塊化和個性化的檔案專題服務、在線咨詢、檔案自主查詢等服務相對較少。在服務渠道方面，線上服務平臺建設還較為滯后，無法滿足社會上多元化的檔案利用需求。

三、完善我國高校檔案社會化開發與利用的對策建議

如何針對存在的問題，切實搞好高校檔案社會化開發與利用，更好地適應與滿足社會的熱切需求，筆者提出了以下對策建議：

對策建議一，轉變思想觀念，發揮多元價值。高校檔案部門應轉變長期以來存在的“重保管輕利用”的思想觀念，突破原有封閉的檔案服務與利用環境，主動探索檔案社會化開發與利用的新路徑。在保證服務本校管理、教學、科研工作的基礎上，更為深入地挖掘信息時代檔案資源的多元價值，強化自身社會責任感，樹立社會服務意識，在本校檔案工作和社會公眾需求中尋找合適的切入點，不斷彰顯高校檔案的多元化開發與利用價值。首先，在檔案收集階段就應考慮其社會化開發與利用，可面向校內師生和社會公眾廣泛征集檔案資料以豐富館藏資源，對于由于歷史等原因出現檔案缺失或檔案空白的，可以通過各種渠道并制定相應的激勵措施鼓勵校友和社會大眾主動提供相關線索予以補救。在種類上應不局限于科研、教學檔案，加大對校企合作、社會重大事件等社會活動中產生檔案的收集力度，讓高校檔案社會化開發與利用領域與空間更加拓展。其次，還應加強檔案編研以發揮檔案的多元價值。檔案編研是對檔案內容的深度加工和開發，能為各種決策提供廣泛的檔案信息。結合高校的特點、優勢與長處，應在選題上注重各類主題的平衡發展，重點開展文化、休閑和教育類的檔案編研工作，以主題鮮明、特色突出的檔案編研讓高校檔案社會化開發更有深度、更有廣度，特色更加鮮明。

對策建議二，挖掘用戶需求，創新服務內容。高校檔案社會化開發與利用應充分考慮各個不同利用主體的各自需求。多年以來，高校檔案管理部門更多的是提供檔案資料查詢和驗證業務，而對民生、歷史類檔案服務的開發較少，如此狀況難以滿足目前受眾的諸多信息需求。對此，高校檔案部門應首先開展深入的社會調研工作，運用互聯網平臺，還可以借助電子政務的信息技術采納模型構建高校檔案社會化開發的用戶需求調查問卷。同時，還要注重對用戶使用數據的分析，在利用發起、工單轉接、工單完成等各個階段以及各個環節進行數據埋點，對服務響應時間、用戶滿意度等數據進行分析，根據分析結果為檔案社會化開發與利用提供有益的參考。

此外，在服務內容方面，高?？筛鶕煌氖鼙娞卣骱团d趣愛好，以館藏檔案資源為依托開展個性化服務，包括短信、網頁、郵件、APP、微信公眾平臺上的信息推送、畢業生檔案信息的在線檢索、目錄信息的網絡檢索、利用者疑問的在線咨詢等讓社會大眾能夠體驗到不同表現形式的檔案服務內容，也能讓用戶自主地選擇更具針對性的信息服務方式。從而使高校檔案社會化開發與利用，特別是檔案服務功能，更能貼近平民百姓，更能貼近社會生活。

對策建議三，豐富服務方式，拓展服務渠道。高校檔案社會化開發與利用要借鑒社會化的服務方式，具體而言，就是要在保證檔案保密性、真實性、安全性的基礎上借鑒市場化的公共服務方式，例如業務外包和增值業務。業務外包是為了解決部分以高?，F階段技術能力和手段無法實現的利用開發，如珍貴檔案、特殊檔案的管理與維護；館藏資源的合作開發與利用等等。此外，高校還可以將用戶體系整體外包給專業互聯網公司，以提升用戶服務的專業性。增值業務就是對部分社會化利用進行收費，檔案社會化開發與利用勢必會將高校檔案推入市場，高校應注重經濟效益和社會效益的平衡，以平衡業務項目的開支為目的對用戶進行收費，如圖書檔案、科研檔案等高價值信息資源的開發利用。

在服務渠道方面，應注重線上線下的融合發展。在線上打造以信息門戶為主，檔案官網、新媒體為輔的網絡化信息服務平臺，線下則應采用以智能終端為主、人工服務為輔的半自助服務模式，大大提供用戶的自由度。

鑒于上述的梳理與分析，可見高校檔案社會化開發與利用潛力很大，空間開闊，高校應該投入力量，加大開發與利用力度，這既有利于高校檔案管理工作的拓展，也有利于社會的現實需求，這是實現高校檔案資源開發與滿足社會檔案利用需求“雙贏”的好課題，有效成果實為可期。