淺析企業檔案管理

文/陳莉麗

企業管理是企業發展與進步的重要一環。隨著我國市場經濟的發展，企業管理工作越來越受到重視，管理水平也越來越高，其中企業檔案管理工作也是如此。那么，如何做好企業檔案管理工作呢？

企業管理是企業發展與進步的重要手段，其中的檔案管理也是重要內容之一。搞好企業管理，不僅關系到企業的自身發展，同時也是提升企業競爭力，更好地走向社會、服務社會的現實需求。然而，目前一些企業檔案管理工作一直存在思想觀念不到位、職責規范不明確等問題，從而制約了企業的發展。客觀的現實告訴人們，企業要辦好、要發展，企業應該重視各項管理工作，加強檔案管理尤為重要，勢在必行。本文分析了當前企業檔案管理的現狀，指出了存在的問題，提出了相應的對策。

一、企業檔案管理現狀

不言而喻，近些年，特別是黨的十八大以來，在習近平總書記的重要指示與親切關懷下，我國在飛快的崛起。檔案事業也同其他各項事業一樣，取得了突飛猛進的發展。如此前所未有的大環境，為企業檔案管理工作帶來了發展機遇，總體來看企業檔案管理水平大有提升，這是良好的發展態勢，非常喜人。然而，仔細分析企業檔案管理現狀，在當前新的形勢下，隨著檔案管理工作的發展，企業檔案管理出現了一些新的現象與不足，諸如企業檔案管理人才隊伍建設中有著很多與自身職位不相關的地方，檔案管理隊伍人員配備不合理，工作激勵機制不健全，人員的培養目標不明確，等等。為了促進企業的發展，企業必須重視檔案管理工作，企業管理者，特別是企業的決策者要改變傳統檔案管理理念，樹立與時俱進的科學思維，特別是面對大數據信息化的新時代，為企業檔案管理水平提升提供了廣闊的空間，思想觀念必須順應這一大的變化。企業在專業隊伍建設上各個部門要一視同仁，不能“冷落了”檔案部門。企業招聘人才時，引入優秀的檔案管理人才特別重要。加強企業管理隊伍建設，發揮企業檔案管理的優勢，建設優秀的檔案管理人才隊伍，提升企業檔案管理工作水平，對于加快企業發展至關重要。可是現實的狀況是，無論是企業領導者，還是檔案管理者，檔案管理科學理念的樹立尚需提高；企業檔案隊伍的建設需要強化；檔案部門硬件配備應予加強，檔案管理制度有待健全。由此可見，一些企業檔案管理的現狀尚不盡如人意。

二、企業檔案管理存在的問題

分析表明，當前一些企業檔案管理工作中主要存在以下問題：

一是檔案管理人員數量不足。目前，一些企業檔案管理的現狀還是不盡如人意，在檔案管理人員的素質方面表現突出。有的檔案管理部門成立時間較晚，員工的學歷不高，年齡偏大，尤其是專業出身的人才數量很少。根本原因是企業管理者不重視檔案管理工作，也不重視對檔案管理人才的綜合素質的提升。基本上都是新手負責檔案管理工作，而且檔案管理人員大多都是兼職。這些兼職人員都在本職工作之外管理檔案，如此勢必增加了這些工作人員的業務量。還有很多兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業出身，缺乏檔案管理的相關能力，導致檔案管理工作無法正常開展。

二是檔案管理與企業管理缺乏整體融合。企業的檔案管理工作服務于企業經營管理，記錄企業的各大要事，這是企業管理工作的歷史記錄。但不少企業忽視與行政管理工作關系密切的檔案管理工作，盡管有的企業整個建設工作紅紅火火，但是檔案管理工作跟不上，在時過境遷后，檔案并未留下完整的工作記錄和軌跡，企業管理沒有和檔案管理結合起來，企業平時也不注重對檔案管理工作隊伍建設和生產經營、行政管理的融合與對接，沒有做好企業管理和檔案管理的對接，導致企業經營管理和檔案管理形成了兩張皮，這不利于企業的發展。可見，企業的工作的系統化、協調性都需要進行改進，給檔案管理工作以應有的位置，真正做到企業管理工作與檔案管理工作的整體融合，如此會更加有利于企業的加速發展。

三是檔案管理人才結構不合理。企業檔案管理人才結構不合理，有的企業建設與發展的時間并不長，檔案管理工作起步較晚，缺乏成熟的檔案管理經驗，并且還需要走很長的路，尤其是在對檔案管理人才的配備上也要有所提升。檔案管理人才的年齡結構、職稱和學歷結構的安排不夠合理，并未真正地形成檔案管理人才隊伍，更沒有形成檔案學科帶頭人的制度，所以，無法給予檔案管理人才合理的晉升和聘任待遇，對檔案管理人才造成了新的不公平，挫傷了廣大檔案管理人才的工作積極性和主動性。

三、提升企業檔案管理水平的對策

針對上述存在問題，提出以下解決對策——

一是提升企業領導者與檔案管理者的思想理念。常言道，火車跑得快，全靠車頭帶。企業檔案管理工作搞得好不好，關鍵在領導。因為，企業領導者與管理者，特別是主要決策人，事關企業的整體建設與發展。作為企業的重要管理工作之一的檔案管理，只有他們高度重視，并放在應有的位置，方能為檔案管理工作的有效開展創造有利的條件與良好氛圍。所以，提升企業檔案管理水平，企業領導者和檔案管理者應該既當先生，又當學生，首先從自身做起，高度重視檔案工作，列入工作重要議程，給檔案工作在企業各項工作中以相應的位置，真正把檔案管理工作作為一項重要工作切實抓好，為企業的發展注入動力與活力。

二是提升檔案管理人員的綜合素質。當前，企業如何提升檔案管理人員的綜合素質，如何促進企業檔案管理信息化發展，解決好檔案管理人員數量不足的問題。因為檔案管理是一項非常復雜的工作，檔案管理人才要具備很強的工作能力，方能把握檔案管理的總體趨勢與大方向。綜合看來，真正優秀的合格的企業檔案管理人才要有良好的管理素養、職業技能、專業知識、計算機應用能力、英語能力和法律知識的運用能力，檔案管理帶頭人要具備強烈的檔案管理意識和掌握信息化技術，將檔案管理融合到信息化技術產業中，加強檔案管理工作的改革創新，提升自身的管理水平，加強檔案管理人員的學習和培訓，端正自己的心態，樹立服務意識，為企業檔案管理工作做準備。客觀現實表明，檔案管理者，特別是檔案管理帶頭人，要真正做到這些方面尚需更加努力，提升空間確實很大。

三是注重檔案管理人才的職業規劃。當代社會，競爭非常慘烈。競爭的集中表現，最為突出的還是人才的競爭。企業要加快發展，要在社會競爭中占有一席之地，人才這一大關鍵必須牢牢地抓住。企業不僅要重視管理人才的引進與使用，同時也應注重檔案管理人才的工作計劃，注重檔案管理人才的職業規劃，為員工著想，加大重視檔案管理人才的力度，建立精通業務的檔案管理隊伍，并讓每一個檔案管理人才都具有搞好工作的信心與責任擔當。這項工作抓好了，企業檔案管理工作就會出現新局面，提升新水平。

四是建立健全檔案人員的激勵機制。企業要建立健全檔案管理人才的績效考核制度以及激勵機制，調動檔案管理人才的主動性，增強檔案管理人才的職業素質，建立適合檔案管理的績效考核制度，對專兼職檔案工作人員建立有關的崗位職責、職稱聘任制度，在自愿的基礎上，參加檔案管理工作的晉升。企業必須加大對檔案管理的經費投入，適時購入檔案管理工作需要的軟硬件設備。此外，還要加大檔案管理工作的宣傳力度，營造良好的檔案文化氛圍。

綜上所述，檔案是企業經營管理中的主要組成部分，檔案管理是企業工作中不可缺少的一個重要環節。針對存在問題，采取有效對策提升檔案管理工作水平，無疑是企業合理利用與開發資源的重要支撐。抓好檔案管理工作，增強檔案管理人員的工作責任感、使命感和信息化技術技能，無疑會加速企業的建設與發展。