論電子檔案的保管與利用

楊紅

摘 要：科學技術的快步發展讓我們的生活水平不斷提升，計算機技術的大面積普及，也讓我們的生活以及工作開展得到了更多高新技術的支持，這些電子技術的的使用開始對我們的生活產生非常重要的影響，不僅是工作模式上的轉變，在一些信息上的處理方式上同樣發生了轉變。本文針對電子檔案上的保存與使用進行了相關內容的論述，希望得到的結論給力工作人員帶來幫助。

關鍵詞：電子檔案；保存與利用；特性

科學技術的不斷進步，讓高科技技術開始逐漸滲透進我們的生活與工作中，這些高級技術轉變了我們的生活與工作方式。在工作與生活上的很多方面都提供了便利，但是也給我們的生活帶來了很多阻礙。這些電子技術應用過程中的問題主要表現在信息存儲以及保密性維護上，一旦在操作中出現誤操作或是不可逆性的突發狀況，如停電、計算機死機、程序運行障礙等問題，造成的損失都可能是無法挽回的。

1 影響電子檔案保存與利用效率的因素

1.1 電子檔案的編輯預錄入都會依賴于當時執行操作的軟件，所以軟件的穩定使用會對電子檔案的正常使用產生巨大的影響，一旦軟件在使用的過程中出現問題，電子檔案上的信息就可能出現丟失或是改動的現象，這對于信息儲存上的安全性維護來說是一個非常大的威脅。

計算機上的硬件與軟件的正常使用對于電子檔案信息的安全來說都會在產生舉足輕重的影響，所以電子檔案的最大的弊端就是對系統的依賴性過強，隨著時間的推移，這些硬件與軟件會得到系統上的維護與更新，電子檔案可能就會在設施維護的過程中出現信息丟失或是無法啟動的現象，加上一些軟件更新以后對電子檔案的處理模式也會發生轉變，電子檔案原有的儲存模式與格式更新上的兼容出現對接問題時，最為直接的表現也是信息丟失或是無法顯示的更為全面。

1.2 改動方便對電子檔案的保存與利用產生的影響

由于電子檔案是數據化的信息，在軟件與家算計上很容易更改，并且沒有更改的痕跡，很難區分哪些是更改的部分，哪些是原件。其次，現代科技技術發展的又特別快，尤其是計算機、軟件系統等更是日益更新，這樣對于電子軟件之間的傳遞是非常不利的，很有可能因為新舊軟件的識別問題導致傳遞后的電子檔案出現串碼、缺字等現象，導致產地過來的信息不全或錯誤以至于不能利用。在這、、再者，計算機是非常容易再到病毒襲擊的，很容易將原電子檔案變得無法利用。所以說，電子檔案便于改動是影響電子檔案的保存與利用的又一大影響因素。

1.3 電子檔案結構復雜對電子檔案的保存與利用的影響

電子檔案與紙質檔案是不同的，紙質的檔案是根據編輯者自己的思維去記錄的，但是電子檔案就不同了，它是根據系統來編輯的，又是系統無法識別或排版事，檔案信息就顯得毫無章法，復雜難懂了，這對于利用者來說是很不利的現象，也不利于管理者的整合與管理，更有甚者，由于電子檔案復雜難懂，甚至將原文件改變了我們也無從得知，這會對利用者造成非常大的影響，所以，電子檔案結構復雜也是影響電子檔案的保存與利用的因素之一。

2 針對保存與使用穩固性的維護措施

2.1 提升電子檔案使用人員操作水平

在對電子檔案中的信息進行保存與利用時，工作人員首先要對操作上的基本流程進行全面掌握，并利用掌握的技術制作出一個較為完整的保護措施，讓電子信息上的內容可以得到專性的操作，減少誤操作出現的頻率。其次在對這些電子檔案信息進行使用時，無論是傳輸還是下載，一定要保證格式上的一致性，防止因為使用的格式在兼容性上不能通用而出現差錯。

工作人員在對這些電子檔案的信息進行收集時，也要對收集到的信息進行格式上的統一，并對檔案的種類以及儲存模式進行規劃整理，這樣的做法可以讓檔案在使用與管理時更加模式化，可以在源頭上降低誤操作發生概率。

最后，電子檔案的工作人員一定要及時對電子檔案的整理與儲存設備進行更新，不能一直使用舊的設備，因為設備的每一次更新，系統都會有想應的升級操作跟隨，較為久遠的系統版本可能無法與新升級的系統適配，而新系統在頁面操作上也會出現一些變動，最直接的表現將會是新系統無法對舊系統的相關信息進行顯示或是在格式上出現變化。這些問題的存在對電子檔案的保存來說是極為不利的。

2.2 對電子檔案進行正確操作

由于電子檔案提供利用方式的多樣化和所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。電子檔案在應用的過程的給人們帶來方便的同時也會包含不便，就是在儲存與使用的過程中很容易出現問題，所以無論是檔案管理工作人員還是使用者在對檔案信息進行使用操作時，一定要十分謹慎，使用或是整理操作執行完畢以后要及時保存，不能掉以輕心，這些檔案信息在改動以及下載上操作異常方便，及時電子檔案的優勢也是一個較為明顯的弊端。

2.3 對電子檔案的完整性進行保證

對于電子檔案，我們要保證他的完整性，才能有利于我們的使用，所以我們可以進行兩手準備，也就是，我們可以將電子版檔案與紙質版的檔案一同保存起來，這樣，就算電子版的檔案出現了問題，我們也可以及時核對紙質版的檔案，找出錯誤的地方并進行改正，這樣，我們就可以保證電子檔案的完整性了。但是，對于單子檔案的管理者，我們就會有很高的要求，管理者們應該熟知電子檔案的管理與使用方法，并且能夠及時的發現電子檔案出現的錯誤，并且及時的才去應對措施來保證電子檔案的完整性。所以，對于電子檔案的保存與利用采取的措施中，重中之重就是要保證電子檔案的完整性。

提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則地散失。因而，必須采取有效的措施與方法，對其進行嚴格管理，應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。

結束語

想要在實際工作中對電子檔案的信息進行良好保護，工作人員需要將電子檔案與紙質檔案進行同時儲存，防止電子檔案在使用以及儲存過程中出現信息不完整的情況，如果也及時無法修復，儲存的紙質檔案就扮演著信息校對的使命，一旦電子檔案出現任何問題，紙質答案可以作為原件進行參考或是比對。工作人員在對電子檔案進行使用時，應該熟練掌握這種處理技術的應用方法，防止在操作過程中出現失誤，導致電子檔案的信息出現問題或是丟失情況，對電子檔案進行的熟練操作，同樣是保障電子檔案信息準確性的一種方法。

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