白蟻防治工程檔案管理初探

【摘 ?要】 隨著經濟社會的快速發展、人民對美好生活的向往，新建、改建、擴建、裝飾裝修的房屋施工面積日益增大，白蟻防治工程任務日趨繁重。加強白蟻防治工程檔案管理，保證城市房屋安全。本文主要對白蟻防治工程檔案管理存在的問題進行分析，找出其問題出現的原因，提出有針對性的解決措施。

【關鍵詞】防治工程;檔案管理;問題分析

1.前言

目前，隨著城市化進程的加快，白蟻防治工作的重點已由老舊小區的蟻害滅治轉向工程防治上來。隨之而來的白蟻預防工程檔案也就日益增多，預防工程檔案對工程竣工后的白蟻綜合治理就顯得尤為重要。就拿南通市白蟻防治中心來講，2020年就辦理新建房屋白蟻預防公共服務受理單188份，涉及新建房屋1794幢，白蟻預防面積共計990.45萬平方米，完成竣工房屋白蟻預防工程面積801萬余平方米，需要歸檔立卷的預防工程項目40余項。

2.白蟻防治工程檔案管理存在問題分析

2.1檔案管理意識十分淡薄。

在當前的白蟻防治工程中，管理部門比較注重防治施工實體，輕視防治工程軟件資料;比較注重防治用藥的管理，忽視了對防治施工資料的歸檔管理。認為只要對工程項目進行了預防，并出具了白蟻防治合格證明就算完工，并不注重防治的設計方案、施工合同、用藥、回訪、驗收記錄等工程檔案資料的齊全與否，忘記了防治工程檔案是確保白蟻防治期限不低于15年的重要依據，是白蟻防治事業發展的潛在生命力。

2.2對檔案工作缺乏正確認識。

白蟻防治工程檔案管理不是一項孤立的工作，也不是檔案管理員一個人的事情，是整個單位管理的一個重要組成部分。白蟻防治工程檔案的收集是否及時、準確，資料是否齊全、真實，圖樣是否清晰、整潔，主要在于整個單位的工作人員對檔案工作的重視程度和認識是否到位。如果中心各業務科室在防治合同簽訂、施工方案設計及藥物使用等環節時，不夠注意檔案規范要求，在防治任務完成后不及時將相應資料歸檔，勢必會造成后期回訪難度增大，檔案組卷不完整、不規范。

2.3防治工程檔案歸檔制度不夠完善。

有的防治單位在制定內部管理規章制度時，并未把預防工程檔案資料歸檔列入其中，使得一些防治工程項目驗收后檔案管理員未及時參與;工程科在驗收合格后，沒有專人負責，也不及時將工程圖紙、設計方案、用藥記錄等交給檔案部門。因為整個檔案管理制度不健全，特別是歸檔制度不明確到科室、到專人的話，就會使整個施工過程資料散落各業務科室，造成歸檔資料不齊全、歸檔不及時，工程資料管理混亂。

2.4防治工程項目檔案管理制度執行不力。

有的單位雖然制定了一系列白蟻防治工程檔案管理制度，但流于形式，執行不力。往往業務部門忙于業務工作，無視檔案管理制度的存在，也不關注自己部門產生的檔案資料，有的對工程圖紙亂圖亂劃，有的應屬于歸檔資料就隨處亂放，也不及時交給檔案管理員。有的檔案管理員崗位責任意識不強，認為業務部門歸檔多少資料，就立卷多少，能少立卷就少立卷。容易出現制度“掛在墻上”、“寫在紙上”，落實不到行動上。

2.5防治檔案管理流程未閉環

檔案管理是一個部門是否能夠整體協調高效運轉的流程管理的體現。在白蟻防治工程檔案管理流程中，往往會出現業務部門、施工部門、質檢部門和檔案部門之間配合不緊密，歸檔過程脫節。如業務部門只管接收防治任務清單，對已簽訂的防治合同、設計方案等資料不能及時完整的整理好交給工程部門;工程部門只注重施工，對在防治施工產生的工程圖紙、用藥記錄等資料不能及時整理交給質檢部門;質檢部門只注重質量管理，對那些現場檢查驗收的資料不能及時整理交給檔案管理部門。

3.加強白蟻防治工程檔案管理的對策措施

3.1增強白蟻防治檔案管理意識

領導對檔案工作的認知度和重視度決定了一個單位檔案管理水平。隨著新建建筑物的增加，新技術、新材料、新裝備的運用，使得白蟻防治工程項目日趨繁重復雜，工程檔案管理難度不斷加大。新形勢新任務就要求我們領導要進一步增強檔案管理意識，重視檔案管理，在人員配備、資金投入、設備保障等方面予以支持，列入單位工作議事日程。

3.2完善白蟻防治檔案管理制度

要結合《城市房屋白蟻防治管理規定》（建設部令第72號）和《江蘇省實施城市房屋白蟻防治管理規定實施細則》（蘇建房（2000）466號）對防治檔案管理要求和工作實際，建立健全各項工程防治檔案管理制度，并明確工程檔案歸檔范圍、要求、時間和職責。在明確各自工作職責后，要將存檔任務分解到各個業務科室和具體人員的日常工作中，并將歸檔的內容、資料等制度化。業務科室要做到簽訂工程防治合同時與工程資料歸檔責任書一同簽訂，質檢科出具竣工驗收證明與竣工檔案移交同步實施。

3.3嚴格白蟻防治檔案質量標準

檔案的質量決定了檔案的歷史價值和利用價值，在檔案工作中起到了至關重要的作用。因此我們一定要嚴格檔案質量。堅持只要是檔案管理制度規定了的，與白蟻防治工程相關的所有資料都要歸檔，做到：工程文件的內容必須符合國家有關白蟻防治工程勘察、設計、施工、驗收等方面的技術標準和規程;工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合;工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備;工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。

3.4加強白蟻防治檔案流程閉環管理

嚴格檔案管理流程，按照白蟻防治業務規范要求，對每個業務科室和防治工程的每個環節歸檔內容、時間節點予以明確。在受理白蟻防治工程項目時，檔案部門應主動與業務科室協商，把防治工程歸檔工作列入至其中;防治施工部門應嚴格按照合同施工，收集過程資料，對發現問題進行及時處理，做到工程施工過程的紙質資料、電子資料與施工現場信息真實一致，保證歸檔資料的真實性和有效性;質檢部門在進行竣工驗收時要嚴格歸檔時限，及時對工程資料進行審核整理，做到一工程一卷宗，無未了事項，確保工程資料的完整性;檔案管理部門在接收歸檔資料時應逐一進行核對，確保卷宗內容真實、準確，與工程實際相符合。

結束語

總之，白蟻防治工程檔案管理是對白蟻防治過程的真實記錄，是日后回訪和復查的重要依據。所以，我們在白蟻防治工程管理過程中，一定要嚴格落實各環節的檔案管理，建立完善相應檔案管理制度，加大資金投入，以保證檔案工作的及時性、真實性和準確性。

作者簡介：

張麗梅，1969.9，女，籍貫：江蘇南通，漢族，職稱：館員，學歷：大學，從事專業：檔案管理。