淺談施工企業(yè)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理

張娟

【摘 ?要】施工企業(yè)項(xiàng)目部是經(jīng)施工企業(yè)授權(quán)行使企業(yè)權(quán)利的派出機(jī)構(gòu)，雖然是個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，但是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)頻繁，財(cái)務(wù)檔案很多，我們只有加強(qiáng)項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案管理，才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與完善的背景下，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè);財(cái)務(wù)檔案;重要作用

施工企業(yè)項(xiàng)目部是施工企業(yè)的派出機(jī)構(gòu)，經(jīng)施工企業(yè)授權(quán)行使企業(yè)權(quán)利。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目部就會(huì)被撤銷(xiāo)，因此，施工企業(yè)項(xiàng)目部是一個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)。雖然項(xiàng)目部是一個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，但是，它經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)頻繁，財(cái)務(wù)檔案很多，這就要求我們要加強(qiáng)項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案管理。

1、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等，但是項(xiàng)目部最多的財(cái)務(wù)檔案是原始憑證，主要有各種發(fā)票、完稅憑證、工程結(jié)算單、工資表、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)表、收貨單、發(fā)貨單、領(lǐng)料單、考勤表、計(jì)時(shí)工結(jié)算單、各項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算單等。

2、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案的作用

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案可以系統(tǒng)、完整地反映和記錄項(xiàng)目部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果綜合反映，是不可缺少的信息資源。

2.1、財(cái)務(wù)檔案是項(xiàng)目部財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)。

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)預(yù)算是對(duì)項(xiàng)目部整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)一系列量化的計(jì)劃安排，可以促進(jìn)項(xiàng)目部各類(lèi)資源的有效配置，提高資源利用效率。項(xiàng)目部的材料采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃都是建立在材料賬簿的基礎(chǔ)上，根據(jù)材料賬簿記載的庫(kù)存數(shù)量及預(yù)算采購(gòu)量推算出本期實(shí)際采購(gòu)數(shù)量。如果沒(méi)有以前的檔案記錄，材料進(jìn)多了不僅占用資金，影響資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用成本，增加儲(chǔ)存成本;材料進(jìn)少了影響施工工期，造成停工損失。如果沒(méi)有前期庫(kù)存的檔案記錄，我們就無(wú)法計(jì)算出本期還需采購(gòu)材料的數(shù)量。

2.2、財(cái)務(wù)檔案是進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)分析重要依據(jù)。

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)監(jiān)督是通過(guò)會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)檢查、會(huì)計(jì)分析、會(huì)計(jì)考核等方法來(lái)保證財(cái)務(wù)工作正常有序，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。

財(cái)務(wù)監(jiān)督主要有以下幾種監(jiān)督方式：（1）對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行監(jiān)督，以保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、合法;（2）對(duì)各種資產(chǎn)和資金進(jìn)行監(jiān)督，以保證財(cái)產(chǎn)、資金的安全完整與合理使用;（3）對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行監(jiān)督，以保證財(cái)務(wù)收支符合財(cái)務(wù)規(guī)章制度的規(guī)定;（4）對(duì)經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)計(jì)劃及其他重要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，以保證經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)的合理性;（5）對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督，以保證用盡可能少的投入，獲得盡可能多的產(chǎn)出;（6）對(duì)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)與分配進(jìn)行監(jiān)督，以保證按時(shí)上交稅金和進(jìn)行利潤(rùn)分配。以上六種會(huì)計(jì)監(jiān)督方式都離不開(kāi)財(cái)務(wù)檔案，都是以財(cái)務(wù)檔案為載體，這就說(shuō)明了財(cái)務(wù)檔案是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的依據(jù)。

財(cái)務(wù)檔案也是項(xiàng)目部經(jīng)濟(jì)分析的重要依據(jù)。根據(jù)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案記錄，采用一系列專(zhuān)門(mén)的分析方法，對(duì)項(xiàng)目部的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、進(jìn)行分析。通過(guò)分析能充分了解項(xiàng)目部的經(jīng)營(yíng)狀況、盈利水平，然后找出存在的問(wèn)題，對(duì)下一步經(jīng)濟(jì)活動(dòng)改進(jìn)工作，調(diào)整管理方法。

2.3、財(cái)務(wù)檔案是項(xiàng)目部經(jīng)濟(jì)決策、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要依據(jù)。

施工企業(yè)項(xiàng)目部通過(guò)財(cái)務(wù)檔案對(duì)比分析，就可以總結(jié)出一項(xiàng)或多項(xiàng)降低施工成本的管理方法，制訂出人工定額、材料消費(fèi)定額、施工機(jī)械定額等成本定額，對(duì)以后的投標(biāo)提高了中標(biāo)的可能性，對(duì)以后的施工可以降低施工成本。

3、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案的重要性

項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案是施工企業(yè)單位檔案中不可缺少的部分。沒(méi)有了財(cái)務(wù)檔案，就無(wú)法知道項(xiàng)目部投入了多少資金、支付了多少費(fèi)用、購(gòu)買(mǎi)了多少材料、是否盈利或虧損等;沒(méi)有了財(cái)務(wù)檔案，就會(huì)有弄虛作假、違法亂紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生，就會(huì)損害國(guó)家及企業(yè)的利益;沒(méi)有了財(cái)務(wù)檔案，項(xiàng)目部就無(wú)法知道經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的來(lái)龍去脈，無(wú)法對(duì)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析，無(wú)法提供正確的經(jīng)營(yíng)決策，就無(wú)法給施工企業(yè)提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料，就會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。

4、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案的管理措施

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案很重要，應(yīng)該加強(qiáng)管理。財(cái)務(wù)檔案的管理措施一般有以下幾條：

4.1、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)人員管理。由于項(xiàng)目部是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，大多數(shù)項(xiàng)目部都必須向本公司財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)賬，為了方便財(cái)務(wù)檔案移交，項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)人員保管較為合適。

4.2、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案應(yīng)有專(zhuān)人保管。為了方便查閱，要有專(zhuān)門(mén)的檔案柜進(jìn)行有序存放。

4.3、檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)制度利用財(cái)務(wù)檔案，建立檔案借閱登記表，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案查閱、復(fù)制、借出是履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

4.4、財(cái)務(wù)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的財(cái)務(wù)檔案，確保借出財(cái)務(wù)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

4.5、有關(guān)人員需要查看財(cái)務(wù)檔案，必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)主管人員同意，項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查看。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案查看時(shí)、必須有財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員在場(chǎng)監(jiān)督。需要復(fù)制查看的檔案，要做好復(fù)制檔案的記錄登記。

5、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理的電子化

目前項(xiàng)目部的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)基本上都是采用會(huì)計(jì)電算化，利用專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)軟件記賬，這就給電子歸檔創(chuàng)造了有利條件。記賬憑證、賬簿、報(bào)表都可以通過(guò)會(huì)計(jì)軟件下載存儲(chǔ)。只有原始憑證不能直接存儲(chǔ)，需要掃描才能實(shí)現(xiàn)，為了保證原始憑證的真實(shí)、完整、可靠性，需要將原始憑證編號(hào)，然后逐張掃描，不得遺漏，掃描完成后，要和記賬憑證上所記載的附件張數(shù)相核對(duì)，確保原始憑證的完整性。

6、項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題及解決辦法

6.1、施工企業(yè)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案管理不規(guī)范、財(cái)務(wù)檔案組卷及歸檔不規(guī)范。

項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)檔案管理不能象施工企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案一樣規(guī)范管理，主要是因?yàn)轫?xiàng)目部的管理人員對(duì)檔案管理工作重視不夠，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員管理檔案，財(cái)務(wù)檔案都是財(cái)會(huì)人員管理，他們大多數(shù)都沒(méi)有檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。財(cái)務(wù)檔案組卷和歸檔不規(guī)范，有些項(xiàng)目部會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對(duì)賬單等混雜擺放，沒(méi)有按照材料形成的會(huì)計(jì)年度或時(shí)間順序，結(jié)合數(shù)量多少，根據(jù)不同價(jià)值組卷;會(huì)計(jì)憑證沒(méi)有按月分開(kāi)，不同月份的憑證混裝在一起;記賬憑證的憑證編號(hào)不按順序排列，有漏號(hào)或顛倒;各種發(fā)票、收據(jù)等折疊粘貼不夠規(guī)范整齊，沒(méi)有拆除金屬物;案卷題名擬寫(xiě)不規(guī)范，不能揭示檔案的內(nèi)容和成份，根本沒(méi)有按照題名的三要素（即單位名稱(chēng)、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱(chēng)）擬寫(xiě)等等問(wèn)題。

6.2、財(cái)務(wù)檔案管理中存在問(wèn)題的解決辦法

一提高財(cái)務(wù)人員檔案管理的思想意識(shí)。要組織財(cái)務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，使財(cái)務(wù)人員充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性。二制訂項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理辦法，建立項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理制度，簽訂項(xiàng)目部財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任書(shū)。做到誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，出了問(wèn)題就由誰(shuí)承擔(dān)。三組織項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)，規(guī)范文件材料的收集、價(jià)值鑒定、分類(lèi)、組卷、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝合等要求，施工企業(yè)要組織各項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理交流，組織各項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員到檔案管理好的項(xiàng)目部參觀(guān)學(xué)習(xí)，以提高項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員檔案管理水平。

7、結(jié)語(yǔ)

總之，施工企業(yè)項(xiàng)目部雖然是施工企業(yè)的一個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，但是其形成的財(cái)務(wù)檔案也是企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分，對(duì)企業(yè)單位的影響是不可忽視的，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，并加以充分利用，是各單位必須引起重視的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，我們要充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案的重要性，在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化，提高財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理水平的道路上不斷前進(jìn)。