政府會計制度下財務系統與采購、資產管理系統對接的思考

劉秋宇

摘 要：政府會計制度的實施對高校財務管理提出了新的要求，促使財務部門與其他部門的業務聯系更為緊密。信息技術的發展影響著人們的生活也牽引著各行各業的發展，利用信息化的手段建立智能部門管理系統，優化業務流程，既能更好發揮財務部門的管理和服務作用，又能使高校的整體信息化程度得到進一步提高。

關鍵詞：財務系統;采購系統;資產管理系統;系統對接

一、采購、資產管理、財務一體化系統對接的需求分析

1.從經辦流程的角度看

高校對科研經費進行“放管服”改革后，耗材、設備等采購都最大限度地放寬政策，規定金額以下的貨物采購都可以自主進行，達到一定金額的需通過網上競價采購，符合招標條件的需按招標程序進行。經辦人根據項目需求聯系供貨商，采購選擇貨物，購買后達到資產建賬標準的需先到相關資產管理部門進行資產建賬，最后再到財務部門報銷。

從流程上看，經辦人如果購買需入固的設備至少需要通過資產管理和財務兩個部門;如果購買的貨物達到了競價采購的標準，還需要到采購部門辦理手續。每個部門都有自己的管理體系，遵循不同的辦事流程，經辦人往往會覺得資料重復準備，多次往返于業務部門之間。盡管現在很多高校都已經實現了信息化管理，每個業務部門都有自己的業務系統，經辦人可以通過網上登記辦理。但是通常這些系統之間沒有相互連通，經辦人需要登錄不同系統進行操作，并且仍然要在不同業務部門之間傳遞上一流程業務部門出具的證明資料。高校項目經費都進行了預算管理，如果經辦人在采購貨物時沒有事先查詢預算余額，等到在財務系統操作時才發現預算超支，就可能會發生退貨的情況;如果購買的貨物已經在資產管理系統通過了固定資產建賬，還需要又回到資產系統撤銷資產建賬。

因此，對于高校辦理業務的師生而言，從采買、設備建賬到財務報銷，非常耗費時間和精力，他們當然希望能有一個能一站式解決問題的系統，從流程上進行簡化，操作便捷，也無須奔波于各業務部門之間。

2.從財務資金管理的角度看

高等學校的經費較多，涉及的耗材、設備根據其經費來源、金額大小，有不同的采購流程和設備建賬流程。對于實驗室常用的耗材或小型設備，高校師生基本是通過線下商店或網上商店自行采購。此種情況下，經辦人可能通過兩種方式進行付款。

第一種方式是經辦人先行墊付貨款，取得發票后再到財務報銷，如果有資產建賬需求的還需先進行設備建賬管理。這種方式下，如果經辦人通過現金的方式付款，從財務的角度而言，是不利于監督國有資金流向的。

第二種方式是經辦人通過財務借支暫付款的方式轉賬給收款單位，等收貨取得發票后，再辦理沖銷暫付款的手續，如果有資產建賬需求的還需先進行設備建賬管理。這種方式下，雖然資金流向得到了監督，但是經辦人有可能因為各種原因，推遲或遺忘暫付款的沖銷，在一定程度增加了財務債權債務清理的工作量和難度，并且也降低了國有資金的流動性。

因此，從財務資金管理的角度來說，高校需要為師生搭建采購平臺，與財務系統直接對接，實現業財一體化，既能實時監督經費的流向，又能減少債權債務問題。

3.從資產管理的角度看

政府會計制度推行以來，高校已經認識到了資產管理系統的重要性，并且大多數高校都已經具備了較為全面的資產管理系統，但是在與財務系統對接方面，仍然有值得改進的地方。

高等學校的財務制度強調成本績效管理。政府會計制度要求固定資產和無形資產應進行規范管理，按月及時進行折舊攤銷，并且資產的折舊攤銷要能作為高校各單位的成本計量，為績效考核提供指標，同時也要能反映高校的教學、科研、行政、后勤管理成本。目前，資產管理系統基本都能實現對資產進行分類折舊，根據各高校的要求不同，可能實現按部門項目輔助管理。但是，財務部門與資產管理部門之間的資產折舊數據傳遞仍舊通過線下傳遞，資產數據與財務數據對賬依靠人工核對查錯，資產折舊的財務記賬憑證也需人工手動錄入。整個學校的資產數據量是巨大的，如果僅依靠人工處理既耗時耗力，還不能保證準確性和一致性。因此，資產管理系統與財務系統之間的銜接還有待進一步開發，需要加強數據交互功能。

二、采購、資產管理、財務一體化系統對接的建議

1.預算控制應在業務流程前端體現

高校經費的使用情況最終是在財務上進行體現，因此多數高校是通過財務系統來進行項目經費的預算控制的。但是當經辦人將票據遞交財務部門進行報銷時，很有可能發生經費預算超支的情況。因此高校應當改變事后控制的思路，變為事前控制。

當財務系統與采購系統和資產管理系統有數據交互時，應當在保證數據安全的前提下允許這兩個系統能讀取財務系統中對應項目經費的預算控制額，并且在業務發生時凍結對應預算項的相應金額。在采購系統中，當經辦人發起商品購買時，先選擇從哪個項目經費支出，采購系統通過從財務系統端讀取實時的項目經費預算模板，判斷購買的貨物分屬的預算項是否有足夠的余額，如果余額不足則不予通過，如果余額充足則凍結該預算項的相應金額。如果設備購買沒有通過采購平臺，而是經辦人自行購買的，當在設備管理系統建固定資產賬時，也應當根據經辦人選擇的項目經費判斷是否有相應的預算，如預算不足則不予建賬，如果預算充足則凍結該預算項的相應金額。

如此，將項目經費的預算控制放在業務流程的前端，既能避免業務發生后才發現預算超支而產生退貨或更換經費的麻煩，又能及時提醒經辦人注意項目經費的使用情況。

2.線上傳遞業務，優化辦事流程

采購系統、資產管理系統與財務系統之間兩兩相互對接，應當為高校師生提供一站式的服務。當經辦人在采購系統發起業務時，采購系統需判斷是否為需要資產建賬的業務，如果不需要建賬則直接推送財務部門;如果需要則先推送給資產管理系統，當符合資產部門的線上審核條件時，則在資產部門審核通過后推送到財務系統，經辦人只需將票據和報銷單等資料經過負責人審批后遞交財務部門，由財務工作人員核對紙質資料后進行入賬結算處理。在不久的未來，電子憑據普及后，經辦人甚至無須遞交紙質材料，所有的電子資料通過系統各個節點在線審批，最終傳遞到財務部門即可作為入賬憑據。

3.業財一體，付款便捷

高校推行采購系統是為了給廣大師生提供便捷的購買渠道，同時也能進行供應商管理，避免出現無良、無資質的供應商。師生通過采購平臺購買貨物，應提供的支付方式有在線支付和集中付款。

“在線支付”的方式是經辦人自己支付貨款，能立即獲得電子發票，可自行前往財務部門報銷。這種支付方式相對于現有的采買模式變化不大，但是其資金流向是可追蹤的，具有一定的可取性。

“集中付款”的方式是指師生在采購平臺購買貨物不用自行付款，由采購部門在固定周期內（比如一周或者一個月）將該平臺發生往來業務按商家、項目、貨物類型、金額等數據分類推送給財務部門，涉及有資產建賬的業務應單獨標注，并同時將對應電子發票核對后遞交財務部門，由財務部門統一入賬后結算給商家。這種支付方式，對經辦人而言降低了墊付款項的壓力;對于財務部門來說，不僅項目資金流向可追蹤，方便了財務部門統計實際的債務債權人，同時由于多個單筆業務匯總成了一個業務，大大減輕了財務人員審核制單的工作量。

4.資產、財務系統數據交互更加智能

資產管理系統向財務系統傳送經辦人的資產建賬信息應包括使用的項目經費、經費預算項、資產金額、資產分屬的六大類型、經辦人、經費負責人等信息。財務工作人員根據這些信息核對經辦人提交的資料辦理財務入賬手續，填制會計記賬憑證。會計憑證形成后，財務系統將記賬憑證單號反饋給資產管理系統，形成賬實對應。兩個系統之間應該有一個對賬平臺，每月底自動核對資產管理系統與財務系統中的數據是否賬實相符，對賬實不符的單據號標記并分別推送給兩個部門，由專人進行核查并通知整改。

此外，根據政府會計制度要求，財務應按月進行資產的折舊攤銷，這就要求資產管理系統能做到每月定時推送折舊攤銷的數據，這些數據應該包括每一類資產折舊的總金額，按教學、科研、行政、后勤分類的資產折舊金額，如果按項目進行核算則需要每個項目的折舊金額。兩個系統的對接要考慮財務入賬的關鍵信息，事先設置好會計科目和分錄格式等信息，最終實現資產管理系統折舊數據一推送，財務系統可以直接通過智能憑證的形式轉入形成會計憑證，無須工作人員手工錄入。

參考文獻

1.韓維學.關于高校資產管理信息系統與財務管理系統對接的思考.中國總會計師，2017（09）

2.劉盛潔，盧林綱.政府會計制度對提高行政事業單位財務信息化管理水平的思考.中國總會計師，2018（10）

3.劉盛潔，盧林綱.新政府會計制度下事業單位財務信息系統建設探討.中國管理信息化，2019（08）.

（責任編輯：蘭卡）