行政事業單位檔案管理信息化建設現狀及策略探究

劉美杉

中圖分類號：G270.7 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-019-02

摘 要 行政事業單位檔案管理工作，必須結合當前技術發展形式和行政事業單位檔案管理工作的發展需求，來不斷地進行策略的優化和調整，同時應從人事檔案管理制度、人事檔案管理人才等各個方面，全面推進行政事業單位檔案管理信息化的進步。

關鍵詞 行政事業 檔案管理 信息化

隨著信息技術和行政事業單位檔案管理工作的發展需要，信息技術與行政事業單位檔案管理工作相互融合，成為未來檔案管理工作的必然發展趨勢和發展方向，信息技術的滲透也為行政事業單位檔案管理工作提出了新的改革要求。因此，加強行政事業單位檔案管理工作的現代化和信息化，來提高當前人事檔案管理工作的效能與質量迫在眉睫，因此行政事業單位必須有效利用和開發當前各類信息管理技術，不斷推進技術與管理工作的相互融合，從而有效滿足當前行政事業單位檔案管理工作的發展需要。當前行政事業單位檔案管理的信息化所面對的難題是多元的，不僅需要解決技術上的問題，同時還應解決制度和人才引進的問題。因此。探討和分析行政事業單位檔案管理信息化建設現狀以及分析其策略，具有一定的現實價值和現實意義。

一、行政事業單位檔案管理信息化建設的必要性分析

在傳統檔案管理模式中，主要是采取紙質檔案管理的辦法，而面對當前各類數據增多的背景下，采用傳統檔案的管理模式已經無法滿足當前檔案管理的工作現實，需要具體表現為檔案整理以及檔案分類等各項工作難度加大和效率降低。不僅如此，由于檔案的統籌和管理難度增加，同時也造成了對于檔案數據的利用以及分析的難度也加大，此外傳統檔案的管理模式也面臨著檔案長期存儲和保管的問題，由于傳統檔案管理模式出現的各類問題和弊端，對于現在行政事業單位檔案管理工作提出了新的挑戰和難題，因此討論和分析行政事業單位檔案管理工作的信息化，具有一定的必要性和現實意義。當前事業單位檔案管理必須結合當前檔案管理工作的需要，不斷提高事業單位人事檔案管理的效率，增加對各類數據的統籌和利用，而實現行政事業單位檔案管理的信息化，則是優化傳統檔案管理模式的必要性途徑，不僅如此，在引入技術的基礎上，提高檔案管理人員的管理素質和管理水平也是促進行政事業單位檔案管理工作優化的必要過程，從而才能夠更好地開發和利用行政事業單位各類人事檔案管理數據為行政事業單位進一步優化和完善檔案管理體系和制度奠定堅實的基礎[1]。

二、行政事業單位檔案管理信息化建設現狀分析

（一）缺乏現代化人事檔案管理意識

與行政事業單位其他各項工作相比，人事檔案管理工作受到其工作性質和工作特點的制約，造成該類工作容易被忽視。但行政事業單位人事檔案管理工作作為事業單位經營和發展的必要性工作，如果缺乏現代化的人事檔案管理意識，造成事業單位內部人事檔案的丟失以及損壞等情況的發生，則在一定程度上能造成人事單位人才的流失等其他各類損失。據調查顯示當前事業單位人事檔案管理意識依舊停留在初級階段，有關領導僅僅將人事檔案管理工作視為各類資料的收集和整理的保存工作，認為人事檔案管理職員的職能僅僅在于對人事檔案進行調入和查詢的范疇上，人事檔案管理的底線僅僅包含不對各類文件造成損壞和遺漏，因此由于受到就有的人事檔案管理模式的制約，造成當前人事檔案管理工作滯后，行政事業單位的現代化發展，更無法促進當前行政事業單位人事檔案管理工作的信息化。因此行政事業單位必須結合企業發展實際來不斷優化事業單位管理制度和強化行政事業單位現代化管理意識，數作為推動人事檔案管理現代化的重要途徑，從而不斷推進行政事業單位人事檔案管理的規范化和科學化，為人事檔案管理工作營造一個良好的發展環境和發展氛圍。

（二）缺乏系統的人事檔案管理制度

除了應樹立現代化的人事檔案管理意識，要有效推進行政事業單位檔案管理工作的穩步化發展，必須通過建立健全人事檔案管理制度作為其發展的重要支撐。行政事業單位檔案管理工作不僅僅是簡單的檔案資料收集和統籌工作，還涉及人事檔案的調動、整理和分析等各類內容，如果缺乏對其中任意環節的忽視，則容易對行政事業單位的負面工作造成負面影響。譬如對于人事檔案調動制度而言，如果因制度不健全而造成人事檔案及其相關數據的丟失或缺失，這既對調動人員造成一定的心理困擾，同時也不利于企業的長期進步與發展。又比如如果企業人事檔案開發和管理制度缺失，員工對于企業沒有歸屬感，從而在一定程度上會造成企業的人才流失，從而人事檔案管理制度，對于引進和培養事業單位人才具有重要意義和地位。

（三）缺乏專業的人事檔案管理人才

行政事業單位的各項工作的開展離不開核心人才，行政事業單位人事檔案管理工作，同樣需要具備專業素養和專業素質的人事檔案管理人才。當前要推動人事檔案管理工作步入信息化和便捷化，必須有效挖掘和開發行政事業單位檔案管理相關的人才，這是推進行政事業單位檔案管理工作信息化的基礎性步驟和必須突破的首要障礙。據研究顯示，由于存在部分行政事業單位依舊停留于傳統的行政事業單位檔案管理工作的模式，導致檔案管理人員缺乏自我創新和自我優化意識，對于各類行政事業單位，檔案信息的管理流程和信息化技術手段的應用都比較生疏，也無法獨立化操作各類信息化技術和設備，并且還存在部分職能人員不具備正確的工作態度和工作意識，不僅無法按照要求完成行政事業單位檔案管理工作，還對順利開展行政事業單位檔案管理造成一定的阻礙，從而造成當前行政事業單位檔案管理信息化步伐滯緩，無法有效落實對于檔案管理工作的各項政策和要求。因此引進行政事業單位檔案管理工作人才，對于促進檔案管理工作的效率化和便捷化，以及促進行政事業單位其他各項工作的順利開展具有一定重要性[2]。

三、行政事業單位檔案管理信息化建設途徑分析

（一）樹立現代化的檔案管理意識

只有加強了管理者對行政事業單位檔案管理的重要意識，才能進一步加強各類職員對于行政事業單位檔案管理工作的重視。因此，行政事業單位的領導要充分重視行政事業單位檔案管理工作，要有效把握當前檔案管理工作的信息化發展趨勢，了解和把握外部市場的發展環境。不僅如此，應通過設備和資金的投入，為事業單位人事檔案管理信息化奠定堅實的資金保障和技術保障。此外還應重視，對于行政事業單位檔案管理人才的引進和培養，在加強對檔案管理工作重視的基礎上，引進專業的檔案管理人才，才能從根本上為檔案管理工作信息化奠定堅實的人才力量和人才基礎。總而言之，行政事業單位領導必須加強對檔案管理工作的重視程度，把握好檔案管理工作的每個流程，應結合當前技術發展趨勢和檔案管理的各項要求，轉變傳統的檔案管理模式，實現管理模式的現代化和信息化，不僅如此，還要增加人事檔案管理工作的服務性，能夠為全體職員以及企業長期發展做好數據和信息的服務工作。

（二）完善事業單位的檔案管理制度

要有效完善和優化事業單位檔案管理制度，必須結合行政事業單位內部的檔案管理工作，需要來細化檔案管理工作的各個流程，不斷明確管理主體的責任。而在完善行政事業單位檔案管理制度的過程中，要結合檔案管理工作信息化需要而進行制度的完善和優化，從而有效保證檔案管理工作的落實，增強和提高行政事業單位內部檔案管理工作的水平。不僅如此，還要在此基礎上，對于傳統檔案管理模式中不符合企業發展需求的部分，進行改革和優化，以不斷適應當前行政事業單位檔案管理的新要求和新形勢，從而有效增強和提高行政事業單位檔案管理工作的效率，切實保障單位內部人員的各類權益，為企業內部各類職員提供更多更優質的數據服務[3]。

（三）培養和引進檔案管理人才

要提升行政事業單位的人事檔案管理效能和水平，不僅需要完善檔案管理制度和增強檔案管理意識，還應重視檔案管理人才的引進與培養。而在引進檔案管理人才的過程中，要始終堅持內部培育原則和引進結合原則。行政事業單位應結合檔案管理工作發展需要，為檔案管理人才提供一個廣泛的溝通和交流平臺，加強對檔案管理人才的培育，從而不斷提高檔案管理人才的管理意識和管理能力，從而優化其檔案管理工作的技術和手段，有效實現檔案管理工作效能的提高。對于檔案管理人才的培養，不僅應涉及專業技術層面，同時還應包含職業道德素養方面，通過強化企業職能意識和道德意識，幫助人們人員樹立起正確的工作態度，從而切實維護行政事業單位內部各類人員的權益。不僅如此，還要培養檔案管理人才的服務能力和服務意識，作為檔案管理部門，其日常工作不僅涉及對于各類文檔和資料的整理和應用，同時也包含提供數據服務等各項服務性工作，為企業發展和人才培養等各類工作奠定堅實的檔案基礎。除了培養檔案，管理人才還應引進外部檔案管理人才，從而不斷提高檔案管理工作隊伍的整體素養和整體水平，行政事業單位能夠吸納具有專業背景和管理經驗的優秀人才，為企業的檔案管理工作做好人員支撐和人員保障工作[4]。

四、結語

行政事業單位的人事檔案是職能人員的信息載體，通過人事檔案的各項資料，可以有效獲知和把握服務對象的發展軌跡和發展歷史，并且能夠結合其歷史資料預測其未來發展趨勢和發展方向。檔案不僅在人類歷史發展以及社會管理中占有重要的位置，同樣對于行政事業單位而言也具有重要的意義。當前隨著生產力和技術的進步，行政事業單位的人事檔案管理工作模式也面臨著新的改革，當前檔案的形式以及類型的多樣化的發展趨勢，行政事業單位必須結合外部變化形式和內部發展需要進行人事檔案管理結構和管理體系的改革，從而有效推動檔案管理工作的信息化和便捷化。在實施改革過程中要從制度、技術以及人員三個方面全面推進檔案管理工作的進步，從而為企業不斷挖掘和利用各類人才以及了解人才變動的軌跡和歷史做好數據統籌準備工作，不斷推動當前人事檔案管理工作的信息化，以滿足當前行政事業單位的現代化發展客觀需要。

參考文獻：

[1]薛相權.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].科技風，2020（18）：143-143.

[2]侯蘇珊.新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：72-72.

[3]王志生.事業單位檔案管理信息化建設水平提升策略[J].辦公室業務，2020（07）：72+75.

[4]楊金明.事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升策略[J].辦公室業務，2020（01）：150+152.