智慧采購(gòu)在大型國(guó)企管理中的問(wèn)題及對(duì)策

鄭凱思

[摘 要] 隨著當(dāng)前傳統(tǒng)采購(gòu)模式的轉(zhuǎn)變，智慧采購(gòu)理念日益深入人心。在傳統(tǒng)大型國(guó)有企業(yè)，效率低、模式落戶、成本高、質(zhì)量不高、種類繁雜，這些棘手的問(wèn)題頻頻出現(xiàn)，亟待智慧采購(gòu)模式的出現(xiàn)。從需求到結(jié)算的閉環(huán)采購(gòu)管理功能，既節(jié)約了成本，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營(yíng)資本最大化，也加強(qiáng)了抵御市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和控降風(fēng)險(xiǎn)的能力。文章則通過(guò)改進(jìn)采購(gòu)尋源模式、完善采購(gòu)相關(guān)制度、更新供應(yīng)商生命周期管理模式、優(yōu)化庫(kù)存管理模式等各方面出發(fā)，有的放矢，實(shí)現(xiàn)智慧采購(gòu)的“有溫度“與“無(wú)國(guó)界”。①

[關(guān)鍵詞] 智慧采購(gòu)；電子采購(gòu)法；線上電子商城；供應(yīng)商管理

中圖分類號(hào)：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前社會(huì)，智慧城市的理念已經(jīng)普及，智慧法院、智慧公證、智慧城管、智慧機(jī)場(chǎng)的出現(xiàn)，讓“智慧”一詞伴隨著區(qū)塊鏈技術(shù)和AI技術(shù)而日漸走紅。在這個(gè)讓數(shù)據(jù)多跑路的時(shí)代，智慧采購(gòu)作為大型國(guó)企智能后勤中的關(guān)鍵一環(huán)顯得尤為重要。此時(shí)，站在供應(yīng)鏈的高度上，一站式線上采購(gòu)商城建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。

一、智慧采購(gòu)的意義

智慧采購(gòu)平臺(tái)集結(jié)了以往的交易記錄和以往采購(gòu)的單號(hào)數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商測(cè)評(píng)情況，便于查詢以往記錄與監(jiān)管，更便于線上自主選擇供應(yīng)商和議價(jià)；而這些供應(yīng)商的大數(shù)據(jù)都是根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)能力和競(jìng)爭(zhēng)水平、資金情況進(jìn)行綜合考量留下的，并會(huì)定期進(jìn)行供應(yīng)商黑白名單的增減[1]；此外，將采購(gòu)商品分門(mén)別類，有助于將集采與自采項(xiàng)目進(jìn)行分類采購(gòu)和統(tǒng)計(jì)，更利于年度各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)算，也便于企業(yè)系統(tǒng)化管理和分清監(jiān)督和采購(gòu)職責(zé)，簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本。

二、當(dāng)前采購(gòu)應(yīng)用的瓶頸

傳統(tǒng)采購(gòu)模式的根深蒂固，導(dǎo)致很多部門(mén)原有運(yùn)營(yíng)模式相對(duì)獨(dú)立，需求部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部配合銜接度不高，對(duì)于原有采購(gòu)數(shù)據(jù)的保有較難全面，導(dǎo)致員工對(duì)于新型電子采購(gòu)平臺(tái)的接受度不高，技術(shù)和使用上都具有難度；資金投入和支持力度有限，企業(yè)對(duì)于采購(gòu)方面的重視度有限，難以拿出充足資金和技術(shù)予以支持此項(xiàng)改革，從后臺(tái)設(shè)置到采購(gòu)商城開(kāi)放、下單、供應(yīng)商選擇、物流跟蹤和驗(yàn)貨、付款、售后服務(wù)等都需要大量技術(shù)支持，甚至需要與一些大型電商平臺(tái)建立合作關(guān)系。在采購(gòu)流程上②，當(dāng)前采購(gòu)流程無(wú)法全面覆蓋部門(mén)整體采購(gòu)場(chǎng)景，低值易耗品及自采物資采購(gòu)?fù)耆€下，流程不透明，進(jìn)而無(wú)法對(duì)現(xiàn)有低值易耗品及自采資產(chǎn)溯源；線下采購(gòu)方式也不符合現(xiàn)代企業(yè)信息化管理要求，在數(shù)據(jù)上無(wú)法統(tǒng)一管理，且采購(gòu)效率低下[2]。目前，在采購(gòu)需求上缺少策略性的數(shù)據(jù)分析，采購(gòu)需求作為資產(chǎn)全生命周期的開(kāi)端，一方面無(wú)法做到對(duì)采購(gòu)需求合理化規(guī)劃，另一方面也無(wú)法對(duì)采購(gòu)的合理性與必要性提出佐證，無(wú)法合理制定采購(gòu)策略。在采購(gòu)方式上，對(duì)于不同類的采購(gòu)物資采取的采購(gòu)方式也存在差異，設(shè)置的系統(tǒng)也存在較大差異，如100萬(wàn)以上的需要進(jìn)行招標(biāo)，而有些物品需要邀請(qǐng)招標(biāo)和公開(kāi)招標(biāo)，低值易耗品申購(gòu)時(shí)間較長(zhǎng)，易產(chǎn)生重復(fù)購(gòu)買，層層相疊，程序都有所差異，詢價(jià)、競(jìng)標(biāo)、反向競(jìng)拍等程序也需在不同情況嵌入，可操作性自然降低，也為采購(gòu)龐大體系商城的建成增加了現(xiàn)實(shí)性難度[3]。

三、相關(guān)法律問(wèn)題

（一）法律基礎(chǔ)

智慧采購(gòu)的建設(shè)以電子采購(gòu)法、電子招標(biāo)法和電子簽名法等一系列規(guī)范線上平臺(tái)運(yùn)作的法律為基礎(chǔ)。在全生命周期的線上運(yùn)行平臺(tái)上，很多交易和訂單的履行都離不開(kāi)電子合同的簽署，而電子合同本身作為一種非書(shū)面形式的民事合同，其電子簽名、電文數(shù)據(jù)應(yīng)具有法定形式要件，使電子文本產(chǎn)生與手寫(xiě)合同同等的法律效力，保障在電子平臺(tái)交易的安全，掃除智慧采購(gòu)電子化商城建設(shè)中的法律障礙，營(yíng)造良好的企業(yè)營(yíng)商法律環(huán)境[4]。而關(guān)于電子招標(biāo)系統(tǒng)的認(rèn)證問(wèn)題以及招標(biāo)活動(dòng)中特有的專業(yè)程序和安全問(wèn)題也需要電子招投標(biāo)辦法進(jìn)行細(xì)化規(guī)定，相應(yīng)的電子傳輸失敗的救濟(jì)與懲罰歸責(zé)、證據(jù)取證措施也應(yīng)有所明確。只有數(shù)據(jù)電文符合形式和實(shí)質(zhì)要件，證據(jù)保存和傳輸符合法律規(guī)范，交易程序合法有效，電子平臺(tái)的合規(guī)性才有所保證。

（二）法律難點(diǎn)

1.各區(qū)域采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不一

電子招標(biāo)與電子采購(gòu)平臺(tái)的系統(tǒng)建設(shè)在各個(gè)企業(yè)千差萬(wàn)別，如何實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和有序溝通與交易一直是智慧采購(gòu)建設(shè)中一個(gè)持久的難點(diǎn)。各地交易中心的建立和運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)良莠不齊、缺乏統(tǒng)一管理，長(zhǎng)此以往將阻礙電子招標(biāo)的發(fā)展。由于當(dāng)前的電子招標(biāo)法在這個(gè)方面缺少相關(guān)細(xì)致法律規(guī)范的約束，電子平臺(tái)的區(qū)域和地域壁壘難以破除，難以打破各地各企業(yè)收費(fèi)會(huì)員制的運(yùn)行模式，使得系統(tǒng)的通行度和普適性有所下降，難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的自由交易，技術(shù)上和法律上都存在一個(gè)巨大的實(shí)行盲點(diǎn)，不利于與供應(yīng)商和其他資質(zhì)良好的潛在供應(yīng)商形成無(wú)暢通合作關(guān)系[5]。

2.電子平臺(tái)的泄密與證據(jù)取證問(wèn)題

當(dāng)前電子平臺(tái)本身固有的虛擬性和無(wú)紙化本質(zhì)使得泄密問(wèn)題無(wú)處不在。當(dāng)出現(xiàn)技術(shù)故障時(shí)，通過(guò)線上平臺(tái)牽涉的各方法律主體的泄密和程序安全問(wèn)題尤為顯現(xiàn)，這將涉及侵犯商業(yè)秘密罪等一系列民刑事責(zé)任的追究。此時(shí)此刻的電子證據(jù)收集和存儲(chǔ)方式也至關(guān)重要。電子證據(jù)的取得方式、保全方式、完整性以及具體形式都與最終的行為定性追責(zé)具有密切聯(lián)系。而在電子平臺(tái)的建設(shè)初期，關(guān)于泄密的違約責(zé)任、證據(jù)收集以及救濟(jì)手段都較少納入考慮范圍。這會(huì)導(dǎo)致后期推卸責(zé)任、擱置合作、經(jīng)營(yíng)受損等多重問(wèn)題的出現(xiàn)。

3.監(jiān)管體系尚不完善

當(dāng)前的監(jiān)管仍然較為薄弱，也沒(méi)有相關(guān)專門(mén)法律對(duì)電子平臺(tái)的監(jiān)管進(jìn)行規(guī)定。有形市場(chǎng)內(nèi)的監(jiān)督局限于開(kāi)標(biāo)旁站；交易市場(chǎng)外的項(xiàng)目缺乏手段、疏于管理。監(jiān)管主體和監(jiān)管對(duì)象、行為的空白規(guī)定將直接導(dǎo)致電子投標(biāo)平臺(tái)的各方蒙受潛在的巨大損失。線上招投標(biāo)和采購(gòu)平臺(tái)將難以做到透明化和可信化，中標(biāo)結(jié)果的公信力也將極大降低。多重監(jiān)管的協(xié)調(diào)度與配合度不一將導(dǎo)致多頭執(zhí)法和標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致原有供應(yīng)商為維持市場(chǎng)份額而產(chǎn)生的暗箱操作，產(chǎn)生低價(jià)傾銷的不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)甚至惡性壟斷的產(chǎn)生，損害投標(biāo)人信用，難以做到真正的信息公開(kāi)，難以實(shí)現(xiàn)整個(gè)行業(yè)的優(yōu)勝劣汰與信息不被篡改、遺漏和可追溯。

（三）法律路徑

鑒于以上難點(diǎn)，在法律制度方面，首先應(yīng)該打通地區(qū)采購(gòu)的界限，設(shè)立統(tǒng)一的線上采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，用更統(tǒng)一的法規(guī)加以規(guī)制和監(jiān)管。對(duì)于線上采購(gòu)中涉及的電簽問(wèn)題以及電子證據(jù)收集與泄露問(wèn)題應(yīng)在電子商務(wù)法等相關(guān)法規(guī)中進(jìn)行專章嚴(yán)格規(guī)定。對(duì)于線上平臺(tái)的監(jiān)管事項(xiàng)、監(jiān)管主體應(yīng)加以細(xì)化落實(shí)，并在相關(guān)電子采購(gòu)法上對(duì)于線上不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為情形加以規(guī)制，利用兜底式條款方式列入相應(yīng)違約責(zé)任與救濟(jì)途徑。

四、路徑選擇

智慧采購(gòu)平臺(tái)在采購(gòu)模式上，與供應(yīng)商打通，建立線上一體化商城[6]，將供應(yīng)商與商品品類實(shí)現(xiàn)線上化標(biāo)示，由使用方進(jìn)行在線選擇和下單，將在線申購(gòu)與物流跟蹤、在線簽收、在線審批全線錄入系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)用品等低值易耗品實(shí)現(xiàn)可視化采購(gòu)管理，對(duì)于后續(xù)要報(bào)銷的發(fā)票也可實(shí)行線上報(bào)銷流程，實(shí)現(xiàn)當(dāng)月結(jié)算。在合同管理上，公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)在集采平臺(tái)完成招標(biāo)后將尋源最終結(jié)果傳輸至企業(yè)合同系統(tǒng)，形成正式合同完成合同送審流程。競(jìng)爭(zhēng)性談判和詢報(bào)價(jià)在內(nèi)部智慧采購(gòu)平臺(tái)完成采購(gòu)后將最終尋源結(jié)果傳輸至企業(yè)終端合同系統(tǒng)，形成正式合同完成合同送審流程。合同回收后合同系統(tǒng)將合同數(shù)據(jù)回傳至智慧采購(gòu)平臺(tái)，平臺(tái)協(xié)議管理模塊支撐后續(xù)業(yè)務(wù)流程。在供應(yīng)商管理上，應(yīng)建立線上黑白名單和評(píng)分體系，實(shí)現(xiàn)定時(shí)更新，將個(gè)性化需求融入供應(yīng)商生產(chǎn)中。進(jìn)行供應(yīng)商管理的目的是對(duì)感興趣的供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證評(píng)估，是一套確保供應(yīng)商可供應(yīng)服務(wù)類型（銷售特定物資、提供維修保障服務(wù)等）、供應(yīng)商遴選符合公司采購(gòu)規(guī)定的流程。供應(yīng)商認(rèn)證及評(píng)估體系作為采購(gòu)的重要部分，可以分為認(rèn)證供應(yīng)商、供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商績(jī)效及供應(yīng)商淘汰等方面。

五、結(jié)語(yǔ)

智慧采購(gòu)作為當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)模式改革的必然產(chǎn)物，在智慧商務(wù)價(jià)值鏈上處于關(guān)鍵位置，連接了銷售與服務(wù)，提升了當(dāng)前大型國(guó)企的采購(gòu)運(yùn)行效率與資源供給效率，為進(jìn)入4.0時(shí)代——智慧采購(gòu)時(shí)代打響第一槍。

注釋：

①借鑒京東智慧采購(gòu)三大標(biāo)準(zhǔn)。

②對(duì)比了京東企業(yè)購(gòu)模式與蘇寧易購(gòu)政府采購(gòu)平臺(tái)、中國(guó)專業(yè)招標(biāo)采購(gòu)信息平臺(tái)、B2b采購(gòu)網(wǎng)站、慧聰、1688與一站式MRO工業(yè)品采購(gòu)商城。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙耀.探討大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購(gòu)管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（24）：115.

[2]王海滋，孫瑋.基于互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)方式研究[J].決策與信息，2015（11）：219-220.

[3]毛雅軍.“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下煤炭企業(yè)電商采購(gòu)模式探討[J].煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2016（7）：34-38.

[4]楊劍.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建筑物資采購(gòu)模式探析[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2019（4）：109-110.

[5]鄔賀銓.5G推動(dòng)AIoT引領(lǐng)供應(yīng)鏈智能化升級(jí)[N].中國(guó)信息化周報(bào)，2019-11-25 （006）.

[6]任俊偉.基于采購(gòu)端的供應(yīng)鏈金融業(yè)務(wù)模式應(yīng)用研究[J].神華科技，2017（5）：3-7.