5G時(shí)代下辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的措施探討

張旭

摘要：辦公室檔案管理歷來(lái)是事業(yè)單位管理中不可或缺的一部分，檔案管理工作質(zhì)量在一定程度上關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。5G技術(shù)的高速普及，數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，能否充分利用新型信息化技術(shù)推動(dòng)辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。本文結(jié)合5G時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，提出幾點(diǎn)辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案;數(shù)字化建設(shè);5G時(shí)代

辦公室檔案管理通過(guò)多年的數(shù)字化建設(shè)，當(dāng)前已經(jīng)取得了一定的成就，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的信息化管理，有效促進(jìn)了工作效率、工作質(zhì)量的全面提升。在看到成就的同時(shí)，我們也需要意識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工程，其必然需要密切圍繞信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行不斷地優(yōu)化調(diào)整，才能夠有效滿足辦公室檔案館需求。5G商業(yè)元年的正式到來(lái)，5G基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)開始在我國(guó)各個(gè)區(qū)域快速推進(jìn)，各行各業(yè)均在5G時(shí)代迎來(lái)了全新的發(fā)展格局，辦公室檔案管理工作能否充分利用5G時(shí)代的技術(shù)紅利，就成為當(dāng)前檔案管理工作的重中之重。

一、基于軟硬件完善奠定數(shù)字化基礎(chǔ)

5G時(shí)代，各種新興信息技術(shù)開始不斷推廣、普及，信息傳播效率的大幅提升，對(duì)軟硬件也提出了更高的要求。對(duì)辦公室檔案而言，軟硬件無(wú)疑是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)所在。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)積極加大檔案管理軟硬件投入力度，針對(duì)5G時(shí)代檔案管理所需硬件進(jìn)行全面的調(diào)研，保障采購(gòu)的硬件設(shè)備不僅能夠滿足當(dāng)前需求，同時(shí)能夠滿足未來(lái)一段時(shí)間的需求。在此基礎(chǔ)上，軟件作為影響檔案管理效率的重要因素，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與社會(huì)企業(yè)、科研單位進(jìn)行合作，通過(guò)外包的方式來(lái)進(jìn)行檔案軟件的定制，并根據(jù)辦公室檔案需求進(jìn)行不斷的優(yōu)化，不斷提高軟件的適用性、兼容性。

二、圍繞數(shù)字化動(dòng)態(tài)完善制度規(guī)范

各項(xiàng)工作的開展，均離不開科學(xué)合理的規(guī)章制度作為有效的支持。5G時(shí)代對(duì)辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)，需要充分結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)實(shí)情況、數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)，針對(duì)現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，全面明確檔案管理具體工作流程，規(guī)范每一個(gè)細(xì)節(jié)，同時(shí)建立健全對(duì)應(yīng)的責(zé)任體系，將規(guī)章制度落實(shí)到檔案管理崗位，并建立對(duì)應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制，使得責(zé)任能夠與薪酬掛鉤，切實(shí)調(diào)動(dòng)廣大工作人員積極性。與此同時(shí)，為有效推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，也需要圍繞數(shù)字化建設(shè)中的工作內(nèi)容，建立對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，使得檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)開展，提升數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性。此外，檔案管理整個(gè)流程中涉及事業(yè)單位各個(gè)部門，檔案管理規(guī)章制度也需要納入其他部門的工作內(nèi)容，以此來(lái)推進(jìn)檔案管理部門與其他各個(gè)部門的有效協(xié)調(diào)，各項(xiàng)對(duì)接工作均能夠依照規(guī)章制度來(lái)開展，切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

三、積極推進(jìn)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

當(dāng)前辦公室檔案管理之所以存在信息孤島的問(wèn)題，當(dāng)中很大一部分原因在于各個(gè)事業(yè)單位各自為政，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面存在嚴(yán)重的滯后性，相關(guān)的系統(tǒng)難以進(jìn)行對(duì)接。上述背景下，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合我國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展動(dòng)態(tài)，通過(guò)有關(guān)部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進(jìn)各個(gè)事業(yè)單位在軟件、系統(tǒng)等領(lǐng)域?qū)嵤┤娴膮f(xié)調(diào)，建立更為統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范[1]。對(duì)事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作，嚴(yán)格按照相關(guān)部門的要求，推進(jìn)數(shù)字化檔案收集、歸檔、儲(chǔ)存等各個(gè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而有效保障各單位之間能夠在檔案方面進(jìn)行對(duì)接，切實(shí)解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的信息孤島問(wèn)題。

四、加大檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育力度

檔案管理隊(duì)伍作為數(shù)字化建設(shè)的直接參與成員，其綜合素質(zhì)直接關(guān)系到辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)成果。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)積極增加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)教育工作，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)有知識(shí)結(jié)構(gòu)、檔案管理能力、信息素養(yǎng)進(jìn)行深入的分析，以此來(lái)制定針對(duì)性的培訓(xùn)教育內(nèi)容，同時(shí)引入多元化的培訓(xùn)教育途徑，包括線上培訓(xùn)、高校委培、專家講座等等，培訓(xùn)教育內(nèi)容不僅僅需要涉及辦公室檔案管理專業(yè)知識(shí)、檔案數(shù)字化管理知識(shí)，同時(shí)還需要圍繞5G時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)開展有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)教育，不斷提高現(xiàn)有隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)[2]。除此之外，為進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理隊(duì)伍的能動(dòng)性，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理隊(duì)伍中建立良好的選拔機(jī)制、晉升機(jī)制、薪酬體系，以此來(lái)提升崗位吸引力，吸收更多的有志之士進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍，以此來(lái)優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)，為數(shù)字化建設(shè)奠定人力資源基礎(chǔ)。

5G時(shí)代所帶來(lái)的全新變化，辦公室檔案管理工作在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來(lái)了全新的發(fā)展機(jī)遇。這就需要事業(yè)單位意識(shí)到推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的迫切性，充分結(jié)合5G時(shí)代各種新興信息化技術(shù)，基于軟硬件完善奠定數(shù)字化基礎(chǔ)、圍繞數(shù)字化動(dòng)態(tài)完善制度規(guī)范、積極推進(jìn)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)以及加大檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育力度，保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]翟建勛.數(shù)字化時(shí)代縣級(jí)政府辦公室文書檔案“雙套制”管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：80.