規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的必要性

孟會貞

摘要：隨著我國城市化的進程不斷加快，對當前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的管理也顯得尤為重要。檔案管理作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理當中容易出現(xiàn)問題并且容易被忽視的一項管理，相關工作人員要意識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性并且有效快速地對其進行整理，保障在對檔案有需要時能夠迅速找到所需檔案資料信息。文章對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的現(xiàn)狀進行簡單分析，并提出規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的相應措施。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理;規(guī)范;必要性

隨著信息時代的發(fā)展，各種信息不斷激增，因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)這個信息管理技術不是很發(fā)達的區(qū)域，就要加強對其的檔案管理。由于檔案中的資料不僅僅局限于文字和圖片，還涉及到了音頻等信息，除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資料還會包含一些對未來鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展規(guī)劃。如果對這些檔案資料進行科學的管理以及合理的利用，不但可以提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資料管理工作效率，而且還可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展起到助力作用。

一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的現(xiàn)狀和問題

（一）忽視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展速度相對于城市來說比較慢，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的領導一般都將工作的重點放在了經(jīng)濟建設上，沒有重視對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作存在一定的問題和弊端。我國在對社會主義新農(nóng)村進行建設過程中，領導往往將民生建設以及政績建設放在首要的位置，忽視了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資料管理，并沒有重視到其重要性。甚至部分領導在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的的檔案進行管理時，只是分配一些能力較差的人員對檔案進行管理，這些人員由于沒有接受過良好的教育和系統(tǒng)的培訓，并不能意識到開展檔案管理工作的重要性。這些人員也不會主動學習檔案管理相關知識，只是領導讓做什么就做什么，“推一下才走一步”地去工作。由于沒有經(jīng)過獨立的思考以及個人技能的缺失，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作沒有達到預期設想的管理效果。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員素質不高

由于大部門分從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的人員沒有接受過系統(tǒng)的教育培訓以及技能訓練，甚至鄉(xiāng)鎮(zhèn)大部分的檔案管理工作都是由他人兼職完成的，并且經(jīng)常還會出現(xiàn)人員調動等情況，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理人員的工作也存在著一定的不穩(wěn)定性，經(jīng)常會出現(xiàn)一個檔案管理人員工作一段時間后，就會被派遣到另一個崗位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)斷層，對整個檔案管理都有著不利影響。

（三）沒有完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作普遍缺乏一個統(tǒng)一的管理制度，檔案管理人員由于沒有一個統(tǒng)一的標準要求，其在工作過程中對檔案的管理等方面就會出現(xiàn)問題，主要表現(xiàn)在以下三方面：

1.檔案管理的責任分配不明確，沒有對檔案管理工作人員進行明確分工，影響檔案的整合工作以及歸檔的準確度。

2.由于管理模式的問題，鄉(xiāng)鎮(zhèn)普遍沒有對檔案管理進行安保設置，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案資料保密性不強，很多人員都可以隨意調取檔案資料，這就意味著檔案很有可能遭受篡改、損壞等一系列風險。

3.由于檔案管理沒有一個有效的監(jiān)管制度，因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展檔案管理工作過程中雖然設置了專門的檔案管理監(jiān)督小組，但是并沒有明確他們的工作內容，這種監(jiān)督無法提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理的效率。

二、規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理的措施

（一）提高管理人員的管理意識

想要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理人員的意識，就要先提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導人員對鄉(xiāng)檔案管理的重視程度。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理涉及的范圍非常廣，所以就需要領導將鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理作為一個重要的工作，只有真正意識到了檔案管理工作的重要性，才能真正落實好鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作。因此，要在領導層形成工作管理責任制，給每個領導分配不同的工作管理板塊，保障每一版塊的檔案工作管理準確無誤，與此同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和黨委要不定期對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作進行抽查，并聆聽有關人員的工作匯報，一旦發(fā)現(xiàn)他們在工作過程中有問題，要及時對其進行指導和幫助，這樣一來，才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作順利進行。

（二）保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整性

檔案管理人員要對檔案工作的要點和內容有一個全方面的認識，不斷提升自身的專業(yè)技能和素質，根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的實際情況，保證檔案資料的完整性，讓檔案管理工作促進整個社會的發(fā)展。總的來說，就是要對檔案管理人員進行一個系統(tǒng)的培訓，不斷提升其管理意識及工作意識，并對其進行不定期的考核，這樣才能督促檔案管理人員不斷強化自身的技能和專業(yè)知識，確保他們的管理能力符合當下鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的要求。除此之外，還要專門為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理設置一個檔案柜，保障所有檔案的質量，并對紙質檔案進行備份，減少檔案丟失的情況出現(xiàn)，提升檔案管理的效率。

（三）健全檔案管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)在對檔案進行管理過程中，首先要遵循國家的安排和規(guī)定，與此同時，在正式歸檔前要對檔案進行檢測，如果檔案存在問題和漏洞要及時修正，保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的有效性。除此之外，還要建立一個有效的管理制度，從歸檔開始著手確，保證檔案管理的每一步都按照規(guī)定進行，并將責任分塊劃分到每一個管理人員的工作職責上，避免檔案出現(xiàn)泄密和涂改的情況。

結語：總而言之，在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作進行規(guī)范的過程中，要先讓管理人員意識到對檔案管理的重要性，從而提升檔案管理工作人員的意識，與此同時，還要保障檔案資料的完整性，并健全檔案管理的工作制度，做好檔案管理人員的隊伍建設，只有這樣，才能不斷提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的檔案管理工作效率，促進整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)更好地發(fā)展。

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