淺談ECM系統構建文檔一體化

崔鋒 陳龍

摘要：隨著時代的發展，信息科學的進步，從傳統的文檔管理方式轉化為信息化管理的方式已經是當今時代的大勢所趨。通過信息系統實現文檔一體化管理也成為各家企業迫切需求。ECM系統作為福清核電企業級內容管理平臺，將自動化辦公系統和文檔管理系統相互結合，將傳統的文件管理和檔案管理形成一個有機的整體，從文件的產生、歸檔、利用、銷毀，整個生命周期對文件進行跟蹤和控制，從真正意義上實現文檔一體化。

關鍵詞：ECM系統;文檔一體化;信息化;文檔管理

一、前言：

隨著時代的發展，信息科學的進步，文檔管理也越來越借助于信息化的工具來實現其對文檔整個生命周期的管理。現代化的辦公系統要求文件與檔案工作的緊密銜接，實現辦公信息的傳遞存儲、查閱、利用、收藏的現代化和自動化。由于傳統的文件和檔案的管理分成兩個相對獨立的管理模式，文檔一體化在傳統的管理中并沒有得到真正意義上的實施。而通過信息化的系統，將傳統的文件管理和檔案管理形成一個有機的整體，從文件的產生、歸檔、利用、銷毀整個生命周期都能得到有效的控制，實現真正意義上的文檔一體化管理已經是當前的大勢所趨。

迄今為止，在很多企業的信息化平臺中，辦公自動化系統和文檔管理系統是兩相互獨立的系統，而沒有將數據集成在一起，僅僅只是將辦公自動化系統產生的數據導入到檔案管理 信息系統，這不是真正意義上的文檔一體化管理信息系統。文檔一體化要求對歸檔文件的真實性、完整性、有效性要在文件產生階段就要加以控制，鑒定、編目、著錄、標引等工作也要在文件產生和處理階段進行。因此，研發能夠覆蓋電子文件全部活動，實現文檔狀態記錄和全過程管理的集成系統，將部分“檔案管理工作”前置到“公文處理工作”中的文檔一體化計算機管理信息系統，是實現文檔一體化管理的關鍵。

ECM系統是由中國核電牽頭，各家成員單位參與的企業級內容管理系統。它主要由三大功能點組成，自動化辦公模塊，文檔管理模塊，以及門戶內容展示模塊。通過將這三大模塊的功能有機的組合，實現核電數據文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程的有效控制。

二、基本定義

狹義的文件即檔案，廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論等方面的文章。文件的范疇很廣泛，電腦上運行的程序、殺毒等等都叫文件。本文主要所指的是狹義的文件，即檔案。

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、原數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。

三、ECM系統構建文檔一體化

（一） 通過從文檔全生命周期的控制來實現文檔一體化功能.

從文檔全生命周期來看，文檔一體化要求從文件最初的產生到最后的銷毀，都應該在信息系統的有效控制下。ECM系統自動把檔案的前身（文件材料）和檔案管理作為一個系統來考慮，組成一個有機的自動化系統。將辦公自動化系統和文檔管理系統進行無縫銜接，從文件最初產生的源頭，再到歸檔，添加檔案屬性，進入公司的檔案庫，再到公司員工的搜索和利用，以及最后文檔的銷毀，都可以通過ECM管理平臺進行跟蹤和控制。

（二）福清文檔數據的輸入來源

福清文檔數據從種類來說，分類非常多，從日常辦公的公文收發文，信函收發文，到生產領域的設計文件，技術規程等，涉及面非常廣，數量非常多。并且工程階段和生產階段產生的文件類型也是有所不同。要將這么多的文件實現文檔一體管理，必須得從源頭上對文件進行把關。從其產生的途徑來分，大致可分為以下兩種。

1、其他公司的移交文件

福清作為最終工程的驗收方，需要對各工程項目過程中產生的文件進行歸檔，通過公司的檔案管理規定，要求承包商按照公司檔案的要求提交其相關的文檔。這部分文檔有兩個特點，一是文件數據量非常多且一般提交的時間在工程基本已經完工的情況下，二是文件的產生是在其承包商的文件系統中，提交給福清的文件已經初步具備檔案的相關的屬性，公司的文檔人員只需要對其添加檔案屬性就可以直接歸檔到公司的檔案庫中。

2 公司通過流程系統產生的文件

公司日常辦公所產生的文件，包括公文收發文，信函收發文，會議紀要，管理程序等。主要通過ECM系統的流程管理系統，將文件產生過程中的整個編、較、審、批紀錄和原始的文件一起歸檔到檔案庫中。此類文件的特點是文件屬性比較規范，從文件的最終批準后，就可以從文檔系統查閱到相關文件，能很方便的進行利用。

（三）? ECM系統實現文檔一體化管理的方式

1、對其他公司移交的文件實現文檔一體化

從其他公司移交到福清的文件，由于其一般作為項目后期提交的文檔數據，數據量非常大，且提交的時間相對集中。一般其進入到ECM系統主要是通過導入數據的功能實現。通過ECM系統的導入功能，批量的將數據內容導入到ECM系統。

另一種是工程公司移交的數據，移交時間涉及到整個建設周期，一部分文件就通過文檔人員的著錄，將數據著錄到ECM系統中。

不管是導入的數據還是著錄的數據，是以文件的形式進入到ECM系統，通過文檔人員的審核，確定入庫后，這些文件才成為真正的有效文件。公司員工也可以通過ECM文檔系統對這些文件進行查詢和利用。這是屬于文件管理的范疇。

從文件到檔案，還需要經歷預歸檔，由文檔人員添加其檔案屬性，確定檔案分類，再進入檔案庫。從檔案到作廢，需要填寫銷毀原因，再進行檔案作廢。這是屬于檔案管理范疇。

從文件管理范疇到檔案管理范疇，在ECM系統中只存儲一份實體文件。文件同檔案，從ECM系統來講，區別只在于檔案比文件在元數據上補充了檔案元數據。從而保證了文件到檔案元數據的一致性。

從文件的著錄到文件的利用，再到檔案，再到作廢。整個過程都是ECM文檔管理模塊中完成。在這整個過程中，存在ECM系統中的實體文件只有一份，狀態變化的過程都可以通過ECM系統進行跟蹤和控制，從而實現文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體和文檔規范一體化。

2、ECM系統對公司通過流程系統產生的文件實現文檔一體化

文檔管理的實際辦公過程比較復雜，ECM系統通過對公文文件的產生、流轉、審批、歸檔的無縫銜接，內部信息集成化共享，真正實現了電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。

電子文件起草后，均需逐級通過各主辦與會簽部門人員的審批和修改，最后提交領導簽發，形成正式的公文，然后登記、歸檔。通過ECM流程管理系統實現自動歸檔，系統通過歸檔環節后，電子文件的管理權就移交給檔案管理部門，成為電子檔案。此時，其他業務人員能夠按照系統授予的權限查詢電子檔案，但不可以修改。文件的編寫、校對、審核、批準環節在ECM流程系統中完成，到形成有效文件后，通過系統自動歸檔到ECM文檔管理系統。在ECM文檔管理系統中完成后續的檔案管理和利用的環節。從而實現文件處理和檔案管理的連續性和整體性，能按照統一的規范和標準，對文件處理和檔案管理信息進行存貯、控制、加工、傳輸，優化為文件和檔案管理，消除和減少了重復勞動，提高了文檔管理的效率和質量。

四、結論和望展

ECM系統從文件產生的源頭對文件開始進行管理和控制，通過對其他公司移交的文檔和本公司日常產生的辦公文檔兩種不同的方式實現其文檔一體化的管理，從而初步實現福清文檔的一體化管理。

鑒于福清核電文檔中由其他公司移交的文檔大部分為工程公司福清項目部提供，后期如果能與工程公司福清項目部進行協同管理，讓工程公司移交的文檔也通過ECM流程系統來控制其審批流程，文件一旦生效就可以直接進入到福清核電ECM系統中，從而從更深層次的達到文檔一體化管理。

參考文獻：

[1] 楊茜茜，數字時代的文檔一體化管理：理念、手段與目標，檔案學通訊，2014（02）.

[2] 楊蓓，文檔一體化管理理論運用于實踐工作中的幾點思考，辦公室業務，2016年04期

[3] 米靜，大數據時代文檔一體化管理的構建與實施方案分析，辦公室業務，2019年07期

作者簡介：

崔鋒（1988—）女，陜西西安人。福建福清核電有限公司，館員;

陳龍（1987—）男，湖南株洲人。福建福清核電有限公司，工程師。