大數(shù)據(jù)支撐下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的普及也使大數(shù)據(jù)系統(tǒng)得到快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)也變得逐漸成熟。很多企業(yè)開始運(yùn)用大數(shù)據(jù)建立信息化檔案，這種模式不但能更好的存儲和利用檔案，還能改進(jìn)傳統(tǒng)檔案存儲系統(tǒng)安全性不高的問題。雖然，企業(yè)檔案信息化對企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步都有諸多幫助，傳統(tǒng)檔案管理人員管理模式和管理思維都比較落后，因此還需要先進(jìn)的技術(shù)人才支持，這樣才能建設(shè)比較完善的信息化企業(yè)檔案管理制度。由此不難看出，開展檔案信息化管理，需要企業(yè)不斷引進(jìn)和培訓(xùn)先進(jìn)的管理技術(shù)人才。本文首先講述促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性;其次，闡述大數(shù)據(jù)支撐下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略，希望能促進(jìn)企業(yè)信息化管理步伐，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化;建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)電子商務(wù)的快速崛起，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、云計(jì)算等技術(shù)開始被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，我國也逐漸步入信息化時代。信息時代企業(yè)要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)現(xiàn)有資源，保障現(xiàn)有資源被最大化利用。而且檔案中有很多影響企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)，信息化管理可以使企業(yè)檔案管理工作更高效、更優(yōu)質(zhì)。因此，企業(yè)要加快檔案信息化建設(shè)步伐，這樣才能使信息量龐大且復(fù)雜的檔案信息得到有效管理。

一、促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)檔案信息化不但是社會需求，也是時代要求，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化不但可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，還能提升企業(yè)檔案的管理效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法有效收集、管理和分析企業(yè)的相關(guān)檔案，因此，信息化管理迫在眉睫。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)為信息化建設(shè)提供助力，不但能夠幫助管理人員分析和整合相關(guān)數(shù)據(jù)檔案，還能提升檔案資源的利用率。而且隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟，檔案信息化管理也會逐漸發(fā)生變化，只有不斷進(jìn)步才能使調(diào)閱、編寫和輸入等一系列工作更快捷、方便。雖然我國檔案信息化建設(shè)時間已久，但信息化建設(shè)步伐一直沒有處于時代前沿，雖然這與傳統(tǒng)管理人員工作能力有關(guān)系，但也與相關(guān)軟件更新的不及時有關(guān)。而加入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以有效避免這些問題，及時更新和改進(jìn)信息化管理軟件，促進(jìn)信息化建設(shè)的有效發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)支撐下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

（一）培養(yǎng)信息化技術(shù)人才為企業(yè)檔案信息化提供助力

企業(yè)檔案管理工作雖然已經(jīng)開展很長時間，但傳統(tǒng)管理模式比較簡單，因此，企業(yè)也不需要招聘素質(zhì)很高的檔案管理人才。現(xiàn)有的檔案管理人員基礎(chǔ)能力一般，只能進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作。因此，企業(yè)要不斷培訓(xùn)和引進(jìn)一批高素質(zhì)復(fù)合型人才，這樣才能為檔案信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。企業(yè)首先需要引進(jìn)一批先進(jìn)檔案管理人才，這些管理人才可以對老員工進(jìn)行一對一幫扶，幫助老員工增加信息技術(shù)能力。同時，在新員工入職后，也要對新員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，積極向新員工介紹企業(yè)文化和企業(yè)管理理念，這樣企業(yè)員工才能快速了解企業(yè)文化，不斷增加企業(yè)認(rèn)同感;其次，可以選舉一批企業(yè)內(nèi)部檔案管理相關(guān)的優(yōu)秀人才進(jìn)行深造培訓(xùn)，這樣才能不斷獲得最新的檔案管理知識，了解先進(jìn)的信息技能，為企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ);最后，企業(yè)要定期邀請相關(guān)專家到企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新檔案管理全體人員的信息化意識，從而提升企業(yè)檔案管理人員實(shí)踐能力。企業(yè)檔案管理人員也要根據(jù)公司具體需要求，不斷更新檔案管理模式和管理理念，這樣才能不斷推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)，使大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以得到更好開發(fā)和利用。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)系統(tǒng)不斷完善，企業(yè)也要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，要促進(jìn)信息化管理的深度和廣度，這樣才能構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理平臺，打造符合公司發(fā)展的檔案信息資源庫。實(shí)踐證明，大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)可以促進(jìn)檔案管理信息化，可以使檔案信息資源庫更符合企業(yè)需要，也能滿足企業(yè)日常管理和服務(wù)需求。首先，檔案管理相關(guān)人員要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案的收集和整理，只有不斷健全相關(guān)檔案信息，才能使檔案信息資源庫的數(shù)據(jù)更完善，全面、系統(tǒng)的企業(yè)檔案是促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ);其次在收集企業(yè)檔案時，也要注意規(guī)范和統(tǒng)一相關(guān)輸入的格式，同一格式的檔案信息不但便于保存，也有利于構(gòu)建信息檔案。傳統(tǒng)的檔案輸入模式比較落后，不但耗費(fèi)人力物力，而且也無法保證儲存檔案的準(zhǔn)確率和真實(shí)性，因此可以采用電子掃描方式，將信息檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不但節(jié)省存儲空間，而且也方便相關(guān)人員查找，檔案管理人員可以通過輸入關(guān)鍵字查找相關(guān)檔案信息;最后，企業(yè)要引進(jìn)穩(wěn)定的軟件和硬件作為支撐。而引進(jìn)相關(guān)軟件硬件需要一些資金支持，這需要企業(yè)管理者支持。優(yōu)秀軟件不但能儲存大量檔案信息，還能嚴(yán)格按照國家規(guī)定和法律標(biāo)準(zhǔn)提供全面整合、管理支持，這樣企業(yè)檔案信息化才能建設(shè)的更具體全面。以上都是檔案管理信息化建設(shè)的必備內(nèi)容，建立此基礎(chǔ)上，才能不斷促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

（三）完善信息化建設(shè)服務(wù)內(nèi)容與方式

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展要求，不斷完善和更新傳統(tǒng)檔案管理模式，這樣才能建立符合企業(yè)需求的信息化管理模式。首先，可以升級檔案信息的相關(guān)軟件功能，也可以引進(jìn)新的管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)互傳。隨著信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)軟件肯定無法滿足企業(yè)信息化要求，檔案管理人員可以通過升級或者是更新?lián)Q代等方式，優(yōu)化和完善檔案信息資源庫的功能;其次，也要擴(kuò)大檔案儲存范圍，例如，收集一些企業(yè)公文、相關(guān)會議報(bào)告等資料。將公司所有的發(fā)展信息歸入到企業(yè)檔案范圍內(nèi)，為企業(yè)預(yù)留隱性知識財(cái)富。企業(yè)可以隨時根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)檔;再次，檔案管理人員要注意融合企業(yè)相關(guān)的檔案信息資源。雖然將不同體系的檔案單獨(dú)劃分方便管理，但卻不利于使用。可以將企業(yè)的發(fā)展材料和一些專家經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行保存，組建成完整的知識庫，企業(yè)內(nèi)部員工或者是有知識庫權(quán)限的管理人員可以到知識庫中進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以在會議之前將報(bào)告通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給會議相關(guān)人員，增加相關(guān)檔案信息的使用率;最后，也要注意對保存信息進(jìn)行相關(guān)文字介紹，例如存儲時間、檔案具體關(guān)聯(lián)人員、檔案內(nèi)容、存儲信息經(jīng)手人等等，通過添加相關(guān)輔助信息，使查閱和提取變得更便捷，相關(guān)使用人員也可以在瀏覽文件內(nèi)容之前，知曉檔案的大概內(nèi)容信息。

（四）加強(qiáng)檔案信息化安全方面管理

雖然實(shí)踐證明，檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展更為有利，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，如何保證檔案信息的安全也是一個需要重點(diǎn)關(guān)注的話題。首先想確保檔案信息安全要定期檢查相關(guān)硬件設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、掃描儀、路由器等等，不但要定期檢查還要不斷更新，并及時將檔案信息進(jìn)行歸檔，這樣才能在一定程度上減少存儲意外事件發(fā)生;其次，想要保障相關(guān)檔案安全，還要確保相關(guān)存儲信息完整、準(zhǔn)確。同時，要對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行授權(quán)，非授權(quán)人員無法進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，這樣才能避免企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄密事件。并且這樣做也能明確檔案管理責(zé)任人，一旦出現(xiàn)問題，可以從源頭查起盡快減少或者是降低影響;再次，要在計(jì)算機(jī)中安裝“防火墻”，也要對防火墻進(jìn)行定期檢查和更新，這樣可以避免一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)竊取公司數(shù)據(jù)。同時企業(yè)一些保密資料，也要交由專人在專門的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行管理，盡量減少專業(yè)計(jì)算機(jī)上的網(wǎng)絡(luò)操作，這樣才能有效防止公司信息泄露;其次，檔案信息管理人員也要加強(qiáng)防范電腦病毒，不但要安裝相關(guān)的殺毒軟件，還要定期對電腦進(jìn)行全面檢測，防止一些木馬程序和病毒的侵入;最后，一定要注意培訓(xùn)相關(guān)管理人員，無論是軟件操作還是管理硬件，都有專業(yè)管理人員進(jìn)行操作，按照規(guī)章嚴(yán)格操作，才能盡量減少漏洞，從而確保企業(yè)信息的安全。

三、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，企業(yè)檔案信息化管理已成為社會發(fā)展趨勢。而且企業(yè)檔案涉及到很多企業(yè)機(jī)密內(nèi)容，必須加強(qiáng)管理。檔案信息化建設(shè)關(guān)乎企業(yè)發(fā)展，無論是企業(yè)管理者還是檔案管理人才，都要積極革新檔案管理技術(shù)，并推動企業(yè)信息化發(fā)展步伐，這樣才能促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王毅，趙淑梅. 國有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與檔案大數(shù)據(jù)管理安全戰(zhàn)略研究[J]. 檔案學(xué)通訊，2014（02）：63-67.

[2]關(guān)允靜. 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析[J]. 中外企業(yè)家，2020（10）：142-143.

[3]鄧東. 跨國企業(yè)集團(tuán)的境外企業(yè)檔案管理探析[J]. 檔案學(xué)研究，2016（03）：110-115.

[4]周向陽. 從谷歌、亞馬遜經(jīng)營方式看大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向[J]. 機(jī)電兵船檔案，2019（02）：76-78.

作者簡介：

龍芳霞（1976-），女，湖北嘉魚人，館員，研究方向：檔案信息化。