高校大型儀器全生命周期體系化信息管理探索

沈炫

摘? 要 針對高校大型設(shè)備信息化管理中各環(huán)節(jié)信息數(shù)據(jù)整合和共享不足、設(shè)備管理效率及效益較低等問題，對建立大型設(shè)備全壽命周期體系化信息管理系統(tǒng)進行探索。通過建立全壽命周期體系化信息管理系統(tǒng)，對大型設(shè)備全生命周期內(nèi)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進行有效整合、共享以及分析，為高校大型儀器設(shè)備的合理規(guī)劃、科學(xué)決策提供支撐，同時為提高大型儀器設(shè)備使用效益提供有力保障。

關(guān)鍵詞 大型儀器;全生命周期;體系化信息管理

中圖分類號：G482? ? 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2020）24-0021-03

Exploration of Systematic Information Management of Full Life Cycle of Large-scale Instruments in Colleges and Universities//SHEN Xuan

Abstract Aiming at the issues of information integration and sharing?of large-scale equipment in the information management system in colleges and universities， the systematic information management system of the full life cycle of large-scale equipment is explored. The?system is conducive to the effective integration and sharing of data in?the full life cycle of large-scale equipment. Through the analysis of?data， it provides support for the rational planning and scientific deci-sion-making of large-scale instrument resources in colleges and uni-versities， and provides strong guarantee for improving the use effi-ciency of large-scale instruments.

Key words large-scale equipment; full life cycle; systematic infor-mation management

1 前言

自改革開放以來，我國科技創(chuàng)新能力和科技創(chuàng)新水平得到飛速提高，在國際社會中的競爭力也在不斷增強，這一切都離不開我國高等教育水平和科研能力的不斷提升。而大型儀器設(shè)備作為開展高水平科學(xué)研究、培養(yǎng)學(xué)生實踐能力和創(chuàng)新能力的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，為高校教學(xué)質(zhì)量以及科研水平的提升提供了重要保證[1-3]。近年來，國家對高校投入力度不斷加大，高校大型設(shè)備在數(shù)量上得到快速增長，設(shè)備類型也得到極大豐富[4-6]。而隨著大型設(shè)備數(shù)量的迅速增長，如何合理地對大型設(shè)備進行資源配置，如何提高大型設(shè)備的使用效益，已成為高校建設(shè)和管理過程中的重要工作內(nèi)容。

2 大型儀器管理中存在的主要問題

為了進一步提升大型設(shè)備管理效益，各高校都強化了設(shè)備管理的信息化建設(shè)，針對大型設(shè)備管理過程中的各環(huán)節(jié)建立了許多信息管理系統(tǒng)，如招標(biāo)采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、大型設(shè)備共享平臺等。雖然這些信息管理系統(tǒng)在設(shè)備采購、臺賬建立以及使用管理等方面起到一定的作用，但仍存在一些不足。

大型設(shè)備采購立項論證對校內(nèi)及校外現(xiàn)有設(shè)備數(shù)據(jù)信息分析和利用不充分，導(dǎo)致采購缺乏有效論證，難以起到源頭管控的作用? 采購論證是目前所有高校在購置大型設(shè)備之前都要進行的重要工作，它不僅能夠確保學(xué)校科研設(shè)備的合理配置，也是保證國家經(jīng)費投入獲得最大效益的重要前提[1，7]。但目前多數(shù)高校采購論證工作均由設(shè)備申購部門自行完成，由于高校管理多為“校—院”二級管理制，各學(xué)院并沒有權(quán)限從系統(tǒng)中查找全校設(shè)備信息，各學(xué)科、科研團隊對學(xué)院設(shè)備數(shù)據(jù)信息也難以直接獲得，因此在進行設(shè)備采購時難以做到全面考慮學(xué)校的整體設(shè)備情況，極易導(dǎo)致設(shè)備重復(fù)購置。另外，設(shè)備采購一般為國家投資，申購部門并無資金負(fù)擔(dān)，甚至存在“完成花錢任務(wù)”的心態(tài)，因此在經(jīng)費落實的前提下，一些團隊不會考慮通過購買服務(wù)的方式滿足項目設(shè)備需求，而論證專家由于缺乏有效的設(shè)備參考信息，也難以否定此類購置論證。在這種情況下，采購論證常常流于形式，導(dǎo)致大量設(shè)備重復(fù)購置，也造成當(dāng)項目結(jié)題后部分設(shè)備再無法“重見天日”的現(xiàn)象。這些閑置設(shè)備不僅造成大量國有資產(chǎn)浪費，也造成房產(chǎn)空間占用，新添置設(shè)備無處安放等一系列問題[8]。

現(xiàn)有大型設(shè)備共享機制不完善，信息平臺功能單一? 目前，高校設(shè)備開放共享信息平臺僅用于發(fā)布設(shè)備服務(wù)基本信息，缺乏動態(tài)化和信息化管理，沒有做到實時更新設(shè)備運行的相關(guān)信息。這樣不利于對設(shè)備使用項目信息、使用機時、服務(wù)收益等數(shù)據(jù)進行及時統(tǒng)計，也難以為設(shè)備考核提供真實客觀的數(shù)據(jù)支撐。另外，共享平臺信息化程度不高，也不利于用戶對設(shè)備及運行團隊情況的了解，影響用戶使用平臺的積極性，也不利于平臺使用效益的提升[9]。

大型設(shè)備管理中未對設(shè)備維護、維修情況進行信息化管理，缺乏合理規(guī)劃和科學(xué)分析? 大型設(shè)備在使用過程中因操作不當(dāng)或保養(yǎng)不到位，極易造成設(shè)備故障，而大型設(shè)備往往因結(jié)構(gòu)精密且設(shè)備配件昂貴，每年產(chǎn)生大量的設(shè)備維修費用。目前，高校對設(shè)備采購?fù)度氪罅拷?jīng)費，而對設(shè)備運行、維護和維修的經(jīng)費需求并沒有進行數(shù)據(jù)分析和論證，導(dǎo)致維修經(jīng)費預(yù)算與維修需求不匹配，難以做到對所有大型設(shè)備及時維修，設(shè)備無法使用，影響設(shè)備效益[10]。另外，設(shè)備維護、維修數(shù)據(jù)并未進行信息化管理，也不利于對設(shè)備損壞原因進行準(zhǔn)確判斷，對設(shè)備使用效益進行全面考核。

現(xiàn)有大型設(shè)備考核信息化應(yīng)用程度較低，對大型設(shè)備考核不夠全面? 目前，多數(shù)高校對大型設(shè)備年度考核都依據(jù)2000年教育部頒布的《高等學(xué)校貴重儀器設(shè)備效益評價表》，針對自身特點，對各項考核內(nèi)容和權(quán)重進行一定調(diào)整[11-13]，采用人工填表的形式對機時利用、功能利用與功能開發(fā)、人才培養(yǎng)、科研成果、服務(wù)收入等方面進行統(tǒng)計，然后由職能部門進行評價考核。這種考核方式信息化程度較低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計和填報工作量較大，且存在所填數(shù)據(jù)難以真實反映設(shè)備實際運行情況的問題。另外，由于大型儀器管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)缺乏有效的整合和共享，設(shè)備考核時無法全面考慮運行及維護成本對效益的影響，也未將設(shè)備采購論證時的預(yù)期效益作為考核標(biāo)準(zhǔn)，因此對設(shè)備效益情況考核并不全面。

3 大型儀器全生命周期體系化信息管理探索

從目前高校設(shè)備信息化管理普遍存在的問題來看，現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)多數(shù)還是面向?qū)ο筮M行管理，雖然在各個環(huán)節(jié)能完成記錄，但各環(huán)節(jié)之間缺乏有效的聯(lián)系，信息和數(shù)據(jù)缺乏共享和整合，難以為科學(xué)決策和宏觀管理提供支撐。因此，必須建立大型儀器全生命周期體系化信息管理系統(tǒng)，使儀器管理的各環(huán)節(jié)形成一個有機的整體，通過收集并整合包括從設(shè)備采購論證、采購、建立臺賬、使用、維修直至報廢的全過程所有數(shù)據(jù)，使設(shè)備管理的各個環(huán)節(jié)都能實現(xiàn)對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的分析與評估，為大型設(shè)備的科學(xué)決策和高效管理提供有效支撐[14]。大型儀器全生命周期體系化信息管理系統(tǒng)應(yīng)主要包括設(shè)備采購管理模塊、資產(chǎn)管理模塊、大型設(shè)備共享管理模塊、設(shè)備考核評價管理模塊。

設(shè)備采購管理模塊? 設(shè)備采購管理模塊包含采購前論證和招標(biāo)采購功能。在進行采購論證時，首先由設(shè)備使用部門提出設(shè)備采購申請，申請中應(yīng)對擬采購大型設(shè)備的必要性、可行性、先進性等進行詳細(xì)論述，并提供設(shè)備的共享方案、預(yù)期效益以及維護成本分析。學(xué)校資產(chǎn)管理部門在收到采購申請后，從所建立的設(shè)備采購論證專家?guī)熘羞x取相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜医M成專家組對采購申請進行審核，審核專家則可通過在系統(tǒng)中調(diào)用現(xiàn)有資產(chǎn)數(shù)據(jù)或通過網(wǎng)絡(luò)鏈接查詢省級大型設(shè)備共享平臺相關(guān)設(shè)備數(shù)據(jù)作為參考完成審核。這樣一來，通過調(diào)用全生命周期信息管理系統(tǒng)中其他模塊的數(shù)據(jù)，可對校內(nèi)已有相同設(shè)備且該設(shè)備年使用機時較低的申請、通過購買服務(wù)即可完成需求的申請進行嚴(yán)格控制，以避免大型設(shè)備重復(fù)購置和閑置。

對于通過專家審核的擬采購設(shè)備，即可進入招標(biāo)采購流程。采購管理過程可通過狀態(tài)查詢及時反映采購狀態(tài)，便于申購部門進行狀態(tài)追蹤，實時了解管理各節(jié)點的處理結(jié)果，掌握儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的工作動態(tài)和進展。

資產(chǎn)管理模塊? 資產(chǎn)管理模塊包括設(shè)備入賬管理、調(diào)撥管理、維修管理、報廢管理以及信息變更等功能。在完成設(shè)備采購后，購置申請、合同簽訂和采購執(zhí)行過程中已保存的設(shè)備關(guān)鍵信息傳送到系統(tǒng)中的設(shè)備驗收節(jié)點，待驗收工作完成后，再由設(shè)備領(lǐng)用人補充其他相關(guān)信息（如管理人、存放地等）后即可建立設(shè)備臺賬，完成入賬管理。

針對部分學(xué)院存在長期閑置且不具備使用條件的大型通用設(shè)備，學(xué)校資產(chǎn)管理部門可根據(jù)其他學(xué)院所提采購申請參數(shù)，在能夠滿足采購申請部門使用要求的情況下，通過調(diào)撥管理功能將該設(shè)備調(diào)撥至需求學(xué)院使用，也可避免設(shè)備重復(fù)購置。

維修管理功能主要處理設(shè)備管理人員提出設(shè)備維修申請，申請審核通過后，職能部門將維修信息上傳至設(shè)備維修需求信息發(fā)布平臺，有維修意向的廠家可根據(jù)實際情況提出維修方案和報價，職能部門及設(shè)備負(fù)責(zé)人進行維修方案比選后確定維修廠家并簽訂維修協(xié)議。在完成維修及相關(guān)驗收工作后，由設(shè)備管理人員補充維修信息，包括損壞原因、故障分析、維修情況以及維修費用等，完成設(shè)備維修記錄數(shù)據(jù)錄入。另外，學(xué)校資產(chǎn)管理部門可以通過在系統(tǒng)中查詢設(shè)備維修記錄，對維修頻率較高的設(shè)備進行調(diào)查，針對因使用不當(dāng)造成的損壞，可進一步規(guī)范設(shè)備的使用;而對因設(shè)備質(zhì)量問題產(chǎn)生的頻繁維修，則可將生產(chǎn)廠商排除在采購名單外，提高設(shè)備采購質(zhì)量。

在進行報廢管理時，由設(shè)備使用部門提出設(shè)備報廢申請，學(xué)校資產(chǎn)管理部門可通過調(diào)用設(shè)備入賬管理以及維修管理等功能中相關(guān)數(shù)據(jù)，如使用年限、設(shè)備功能情況、年運行及維修成本等，作為報廢申請審核依據(jù)，對尚未達到報廢年限，但性能無法滿足使用要求且運行成本較高的設(shè)備，可進行提前報廢。這樣通過對設(shè)備數(shù)據(jù)的全面分析，可避免機械式地按照使用年限判定設(shè)備是否應(yīng)報廢，及時清理占用的房產(chǎn)空間，利于先進設(shè)備的引進。

大型設(shè)備共享管理模塊? 大型設(shè)備共享管理模塊用于發(fā)布大型設(shè)備共享信息并記錄運行情況。已完成入賬的大型設(shè)備的基本信息自動傳送至大型設(shè)備共享管理節(jié)點，設(shè)備管理人員補充設(shè)備詳細(xì)技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用范圍以及收費標(biāo)準(zhǔn)等信息后，即可完成設(shè)備共享信息在互聯(lián)網(wǎng)上的發(fā)布。

大型設(shè)備申請使用時，首先由使用申請人在系統(tǒng)中提出使用申請，然后由設(shè)備管理人及部門負(fù)責(zé)人審核。申請審核通過后，設(shè)備管理人員應(yīng)及時錄入設(shè)備所參與項目的相關(guān)信息以及設(shè)備使用期限。在設(shè)備運行時，系統(tǒng)將通過設(shè)備監(jiān)控傳感器自動收集設(shè)備運行機時，或由設(shè)備管理員錄入設(shè)備運行機時。設(shè)備運行期間所形成的項目信息、運行機時以及設(shè)備服務(wù)收入等數(shù)據(jù)將動態(tài)上傳至數(shù)據(jù)庫，為該設(shè)備年度考核提供數(shù)據(jù)支撐。同時，這些信息也將作為設(shè)備業(yè)績，從側(cè)面反映出設(shè)備管理者的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，供后續(xù)申請使用者參考。

設(shè)備考核管理模塊? 設(shè)備從采購論證到使用過程中各模塊所形成的數(shù)據(jù)，將自動生成報表，報表中應(yīng)該包含項目信息、運行機時、表文章情況、服務(wù)收入、維修次數(shù)及維修費用等信息，便于資產(chǎn)管理部門對設(shè)備的年度使用情況進行全面考核，有針對性分析設(shè)備效益情況并提出整改方案。如可通過調(diào)用財務(wù)系統(tǒng)中設(shè)備服務(wù)收入與運行維修成本相關(guān)數(shù)據(jù)，計算兩者的比值，考察設(shè)備效益，當(dāng)該設(shè)備的運行成本支出大于設(shè)備服務(wù)收益時，則應(yīng)考察設(shè)備使用是否得當(dāng)、設(shè)備服務(wù)收費是否合理等問題。

另外，設(shè)備考核模塊還可對設(shè)備數(shù)據(jù)進行深度分析。例如：對同類型設(shè)備年有效利用機時進行橫向?qū)Ρ龋瑢τ诶寐士亢蟮脑O(shè)備，管理人員可到設(shè)備使用率高的管理小組進行調(diào)研學(xué)習(xí)，提出合理的整改方案;對單臺設(shè)備近三年的使用效益進行縱向?qū)Ρ龋钥疾煸O(shè)備管理工作的進展，對于使用效益降低明顯的設(shè)備，應(yīng)找出效益降低原因，并有針對性地提出改善措施，進一步改善和提高設(shè)備效益。

4 實現(xiàn)大型儀器全生命周期體系化信息管理的基礎(chǔ)

建立大型儀器全生命周期體系化信息管理，有助于學(xué)校資產(chǎn)管理部門及設(shè)備使用部門對大型儀器設(shè)備配置進行合理規(guī)劃，并實時掌握各種設(shè)備使用情況以及設(shè)備需求。但要確保信息系統(tǒng)能夠切實發(fā)揮作用，則需要全校上下從校領(lǐng)導(dǎo)到每一位教職工的共同努力，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識，在儀器管理的各個環(huán)節(jié)以學(xué)校發(fā)展為出發(fā)點，摒棄“唯我所有，唯我所用”的思想，使設(shè)備科學(xué)規(guī)劃、合理采購、積極共享，充分服務(wù)于學(xué)校和社會。學(xué)校和學(xué)院都要進一步健全和完善各種設(shè)備管理制度，使設(shè)備管理工作從立項到報廢的全生命周期內(nèi)的各個環(huán)節(jié)工作都有章可循。另外需要強化實驗隊伍數(shù)量以及質(zhì)量建設(shè)，合理定編定崗，加強專業(yè)培訓(xùn)并支持繼續(xù)深造，使實驗隊伍的數(shù)量和質(zhì)量與高速提升的實驗條件相匹配。只有這樣從思想、制度以及人員等方面同時改善，才能更好地發(fā)揮大型設(shè)備全生命周期體系化信息管理系統(tǒng)的作用，使大型設(shè)備為教學(xué)、科研以及社會服務(wù)提供有力保障。

5 結(jié)語

大型設(shè)備全生命周期體系化信息管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，能有效打通大型儀器管理的各環(huán)節(jié)，使它們形成體系。通過對大型設(shè)備全生命周期內(nèi)的各項數(shù)據(jù)進行整合、共享，對數(shù)據(jù)進行合理利用和深度分析，為學(xué)校職能部門和設(shè)備使用部門進行合理規(guī)劃和科學(xué)決策提供保障，進一步規(guī)范大型設(shè)備的使用，促進大型設(shè)備的開放共享，為高校的教學(xué)、科研以及社會服務(wù)工作提供助力。

參考文獻

[1]李嬌，林春榕，楊穎，等.地方院校大型儀器設(shè)備開放共享管理研究與探索[J].中國教育技術(shù)裝備，2018（18）：10-12.

[2]石變芳，宋楠，常靜，等.大型儀器的資源共享建設(shè)及在教學(xué)科研中的應(yīng)用[J].實驗室研究與探索，2019（9）：271-274.

[3]徐振國.大型科研儀器設(shè)備集約化管理研究[J].實驗技術(shù)與管理，2019（8）：1-3，8.

[4]辛良，厲偉，王震威，等.大型科研儀器面向社會開放共享實踐與探索[J].實驗技術(shù)與管理，2019（9）：272-275.

[5]周穎，田在寧，龍加福.融合多種管理模式完善儀器平臺建設(shè)[J].實驗技術(shù)與管理，2017（11）：241-243，254.

[6]任祥忠，高原，張紅兵.提高高校大型儀器設(shè)備使用效益的實踐與探索[J].高教論壇，2009（4）：101-103，109.

[7]劉貴鎮(zhèn)，陳建榮，桑惠蘭.大型儀器設(shè)備科學(xué)管理機制探究[J].實驗室研究與探索，2012（10）：426-427，441.

[8]李振鍵.提高高等學(xué)校貴重儀器設(shè)備使用效益的探索[J].實驗技術(shù)與管理，2003（5）：141-144.

[9]肖李鵬，湯光平.國內(nèi)外大型科學(xué)儀器設(shè)備開放共享分析及對策[J].實驗室研究與探索，2016（4）：275-278.

[10]黃晉茹，黃亞天，楊軻，等.高校大型儀器設(shè)備的管理現(xiàn)狀及對策[J].藥學(xué)教育，2019（4）：13-16.

[11]桑惠蘭，唐俊峰，韓阜益.高校大型儀器設(shè)備使用效益評價體系的現(xiàn)狀分析[J].實驗室研究與探索，2017（5）：281-285.

[12]朱玲，季振國.高校大型儀器設(shè)備效益考核中應(yīng)注意的幾個問題[J].實驗技術(shù)與管理，2013（9）：228-230.

[13]韓麗輝，于春梅，柯紅巖.高校大型儀器設(shè)備效益評價體系研究[J].實驗技術(shù)與管理，2019（9）：276-281.

[14]陸琳睿，李光輝.大數(shù)據(jù)背景下的儀器設(shè)備信息化管理探究[J].實驗技術(shù)與管理，2018（4）：155-158.