在醫(yī)院檔案管理中存在的不足及6S精細(xì)化管理理念的應(yīng)用現(xiàn)狀

周彥東,張金波

【摘要】人們的醫(yī)療服務(wù)需求隨著社會的不斷進步和發(fā)展、經(jīng)濟實力的提高以及文化水平的提升越來越豐富。醫(yī)院是患者診斷和治療疾病的重要場所，能夠有效保障患者的生命健康，讓其回歸正常的家庭與社會。醫(yī)院檔案是一項紀(jì)錄歷史、傳承文化、服務(wù)社會的工作，是醫(yī)療發(fā)展的重要基礎(chǔ)支撐性工作，需要注重檔案管理，有助于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;6s精細(xì)化管理理念;應(yīng)用現(xiàn)狀

【中圖分類號】R197.32? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【DOI】10.12332/j.issn.2095-6525.2020.14.284

檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中的重要組成部分，不僅包含患者病歷資料，同樣也還包括醫(yī)院人事改革、變動以及黨政工作資料等，其管理質(zhì)量高低會直接影響醫(yī)院運行及健康發(fā)展[1]。隨著醫(yī)療改革的不斷推進以及現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立，再加上醫(yī)療模式與范圍的不斷增加和擴大，讓檔案信息數(shù)量也在不斷增多，醫(yī)院檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)[2]。將6S精細(xì)化管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理過程中，能不斷推動檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化、流程化道路，能夠更好的為醫(yī)院整體發(fā)展服務(wù)。

1? 醫(yī)院檔案管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

目前醫(yī)院檔案管理中，還存在傳統(tǒng)管理觀念，缺乏系統(tǒng)、完善的管理制度，在檔案收集、整理、分類保存等工作中未有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程，檔案管理工作人員依據(jù)自身經(jīng)驗進行管理工作，易讓檔案管理出現(xiàn)資料不全、保密性不高、檔案內(nèi)容混亂等問題，嚴(yán)重影響檔案管理效率[3]。此外部分醫(yī)院還有人員分工不明確，未有監(jiān)督管理制度制約，易出現(xiàn)檔案重復(fù)、缺損、歸檔不及時等問題，且還有檔案管理工作有由科室、部門自行管理的情況，檔案管理工作質(zhì)量大大降低。

1.2檔案管理人員專業(yè)性不高

當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作人員是大多數(shù)醫(yī)院年齡比較大或者接近退休的員工，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和技能，人員的構(gòu)成和編制不合理。并且很多醫(yī)院對檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當(dāng)中對專業(yè)性要求不高。且在實際工作中，對工作人員崗位設(shè)置沒有經(jīng)過認(rèn)真的思考和分析，難以滿足現(xiàn)代化高效、高質(zhì)量的管理要求，不能有效對管理內(nèi)容進行匯總、分析，工作效率低下，檔案管理的質(zhì)量不高，查詢檔案比較緩慢，也不能保證機密性檔案的安全，給醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。

1.3硬件設(shè)備不足

醫(yī)院檔案的高效發(fā)展離不開硬件與軟件的支持，而軟件開發(fā)人員受（1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者未能充分重視檔案管理發(fā)展，資金投入不足;（2）醫(yī)院檔案管理還未有科學(xué)、明確、完善的體系制度;（3）醫(yī)務(wù)工作人員不能充分利用現(xiàn)有的軟件和設(shè)備進行開發(fā)研究，會造成資源浪費等因素的影響會導(dǎo)致所需的硬件與軟件的實際應(yīng)用與院內(nèi)匹配不合理，影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有序性。

2? 6S精細(xì)化管理理念

6S精細(xì)化護理管理理念是一種新興管理模式，它基于整理（Seiri）、清掃（Seiso）、整頓（Seiton）、素養(yǎng)（Shitsuke）、清潔（Seiketsu）、安全（Safety） 6個環(huán)節(jié)，根據(jù)工作地點、環(huán)境以及工作性質(zhì)來管理相關(guān)人員，對每個工作環(huán)節(jié)都進行了整理整頓，能夠全面提升工作效率和工作質(zhì)量[4]。6S本質(zhì)是一種執(zhí)行力、強調(diào)紀(jì)律性的醫(yī)院文化，能為醫(yī)院其他業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)管理平臺，將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理時間中，能促進醫(yī)院檔案工作的不斷進步。

在王亞萍[5]等人的研究報告中提到，將6S精細(xì)化管理應(yīng)用于西藥庫房管理中，醫(yī)院西藥庫失效藥品，出庫差錯率均有下降，庫存賬物相符率明顯提升，工作效率顯著提高，看出該管理理念具有較高的應(yīng)用價值。

其在檔案管理中應(yīng)用：（1）整理：醫(yī)院檔案管理部門需要對各個科室的文檔歸納整理，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔的文件材料進行判定，節(jié)省醫(yī)院空間、避免人力、物理和財力的浪費。（2）清掃：制定辦公室工作場所規(guī)定制度，工作環(huán)境保持干凈整潔，日常對庫房進行清掃，良好的工作環(huán)境有助于提高工作人員的工作積極性。（3）整頓：分析醫(yī)院檔案室管理現(xiàn)狀及存在的問題，規(guī)范檔案管理流程，將各項管理工作細(xì)節(jié)化，將數(shù)量龐大、成分復(fù)雜的檔案按照特定的規(guī)律進行整理存放，編制多種檢索工具，以便能快速、準(zhǔn)確地查找所需檔案，提高檔案利用率。（4）素養(yǎng)：醫(yī)院檔案管理工作要求工作人員保持良好的工作態(tài)度和服務(wù)態(tài)度，其是一項復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，需要保障管理工作人員團隊的專業(yè)性。注重資金投入，吸引先進的管理工作人員，為檔案室管理工作的不斷進步和發(fā)展做準(zhǔn)備工作;加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員對互聯(lián)網(wǎng)的使用能力，學(xué)會如何將檔案錄入系統(tǒng)，并且還要掌握檔案系統(tǒng)的維護措施，提升其檔案知識管理領(lǐng)域和綜合業(yè)務(wù)水平，更好地服務(wù)于檔案管理工作，塑造良好的職業(yè)形象，促進醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展[6]。（5）清潔：將檔案整理、清掃進行制度化，營造良好的工作環(huán)境，始終保持檔案室環(huán)境清潔狀態(tài)，另外每份文檔在收集、整理過程中也需要保持干凈、完整。（6）安全：包括從事管理工作人員的身體安全、檔案安全以及信息安全。定期或不定期對檔案進行安全檢查，注重檔案流動的安全防護，另外還要加強對工作人員的安全教育，充分了解檔案管理工作的核心要點，避免出現(xiàn)信息泄露情況，提高檔案管理工作效率。

3? 總結(jié)

醫(yī)院是提供醫(yī)療服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)，檔案資料是醫(yī)院發(fā)展的重要無形財富，在醫(yī)院管理和建設(shè)中有積極作用，注重醫(yī)院檔案管理，可以有效的提高管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)全面性、時效性和準(zhǔn)確性。了解現(xiàn)實檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，能夠促進醫(yī)院的發(fā)展，利于我國醫(yī)療事業(yè)的進步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]孫丹丹， 武海萍. 6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020， 330（01）：130+132.

[3]魏紅煥. 醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用探析[J]. 基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)理論研究， 2020， 2（1）：7-8.

[4]趙奕博. 論精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]. 智庫時代， 2019， 185（17）：221+223.

[5]王亞萍， 朱妮妮. 探討6S精益管理在西藥庫管理中的運用[J]. 健康大視野 2020，000（8）：2074.

[6]石紹忠. 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息， 2019， 000（021）：77.