完善航標管理體系建設規范引領工作提質增效
——淺談一體化管理體系建設的一點體會

楊 青/ 文

前言

隨著GB/T 24001-2016 和GB/T 45001-2020 標準的頒布、國內各類體系認證的深入發展，越來越多的組織開始關注如何將單獨運行的體系結合起來，建立一套規范、統一的一體化管理體系，通過一體化審核，同時獲取多張認證證書，以減少組織的管理成本，提高管理體系的運行效率。

上海航標處目前已建有質量管理體系與信息安全管理體系，且運行多年，有力地推動了內部管理活動的規范化和科學化。隨著時代的進步和航標業務的發展，環境與職業健康安全日益受到重視，因此對已有體系進行增補和有機整合，構建一體化的管理方法和管理理念，將極大提升組織內部的綜合管理水平，意義深遠。

1 建立一體化管理體系的必要性

作為航海保障的基層單位，上海航標處在貫徹落實部黨組提出的服務一流、保障有力的總體要求時，日常工作活動涉及航標質量管理、航標環境管理、航標人員職業健康安全管理、航標信息安全管理等方方面面，單純采用一種管理模式必然難以滿足客觀需要，但如果因為要順應時代的需要，一次次建立獨立的不同體系，又會帶來很多重復性工作，造成資源浪費，不僅容易影響貫標的實際效果，而且影響組織綜合管理水平和效益的提升。設計制訂一套精簡而高效的一體化管理體系是優化管理的必然趨勢，其重要性不言而喻。

2 實施一體化管理體系的可行性

2.1 四體系基本原理是一致的

盡管質量、環境、職業健康、信息安全四大體系的適用范圍和目的對象不同，但都是通過過程模塊，對體系的全過程進行管理與控制，即控制模式相同；每個體系都強調以預防為主，發揮預防功能；在要素管理方面，從注重技術解決發展到技術解決與管理職責解決并重；都適用于PDCA循環。

2.2 四體系要素結構相同或相近

一是都要求建立文件化的體系，并對文件進行控制；二是都要求明確管理職責和權限；三是都要求在相關職能和層次上建立目標和指標，并通過具體方案加以實施；四是都強調遵守相關的法律法規和體系的持續改進；五是都要求對不符合項進行控制，并建立糾正和預防措施；六是都要求對記錄進行控制，并強調培訓的重要性；七是四體系的結構基本相同。

2.3 四體系公共部分可兼容

一是四體系方針、目標的制定思路與方法是一致的；二是組織機構及職責確定的要求相似；三是培訓、能力與信息交流的要求是一致的；四是文件記錄、控制要求是相同的；五是實施運行、控制方法都要求“寫到就要做到”的思路是相似的；六是管理評審、不合格控制、內部審核、糾正預防措施、數據分析改進等程序文件及操作方法的要求是一致的。

3 運行一體化管理體系的優勢

3.1 為各部門提供一個共同、連續的管理思路

通過建立一體化管理體系，使得各部門日常工作的行為方向趨于一致，在各部門之間形成一個共同的指導導向，有利減少內耗、增強協作和銜接、提高效率。

3.2 更有效地利用資源，提升管理水平

建立一體化管理體系，必將促進文件精簡，共用文件增多，體系實施的各項活動也更加合理。比如，單獨的管理體系評審每年都要召開4次，管理體系整合后，只需招開一個評審會，內部審核綜合進行，減少審核的頻次及審核要求的不一致，使資源的利用更加合理。

3.3 為長遠發展提供系統化的統一管理基礎

在清晰識別航標服務內容、服務對象（用戶）和服務要求的基礎上，按照戰略過程、關鍵過程、支持過程三個層面將組織的各項業務活動劃分為9個模塊，結合四體系國家標準的要求，統一策劃、編制、建立一體化管理體系，有利于體系內部各項工作之間的統一協調和管理，包括可從中尋求互補的解決方案，為組織的長遠發展提供系統化的統一管理基礎。

3.4 簡化審核程序，減少不同體系審核的差異

通過建立一體化的管理體系，可減少建立各種體系的工作量，只需辦理一次審核申請程序，減少審核訪問次數，降低審核成本，在共同的管理原則和可兼容的各標準條款的基礎上，兼顧各自的特殊要求，形成一個完整、有機的管理體系，減少不同體系審核的差異。

4 一體化管理體系的策劃

4.1 策劃的邏輯思路

在策劃組織內部一體化管理體系和編排體系文件時，不是對各個文件進行簡單羅列或機械性堆砌相加，而是以戰略過程、關鍵過程、支持過程三個層面為思考框架，將組織主要工作劃分為9個模塊，每個模塊又按照體系實際執行的實用性和可操作性，細分為三個層次——程序文件、作業文件、記錄文件，最終達成體系文件之間相互統一、相互協調、相互補充、相互兼容的有機整體，充分發揮一體化體系的整體效益和效率。

4.2 策劃的基本原則

1）對管理對象相同、管理要求基本一致的內容進行整合。比如，將四體系中的文件控制與記錄、內部審核與管理評審等進行整合。

2）整合的管理性要求應覆蓋四個體系要求的內容，就高不就低，以四個體系中最高要求為標準、以GB/T 19001質量管理體系為主。比如，法律法規的識別、更新及其他要求、合規性評價等四個體系的要求均有差別，按要求最高的來編制控制文件。

3）整合后的管理體系文件應具有可操作性，當在同一級別的文件中不能完整描述其全部要求時，將引用下一層級的文件進行描述，使之條理清楚，可操作性強。比如采購程序，組織內部的采購程序涵蓋工程、貨物、服務三大類，當涉及具體采購工作的開展及采購效果的評價時，須引用下一層級計劃項目管理辦法、合同管理辦法、航標器材采購、航標信息資產供應及外包管理辦法、航標養護要素外包實施細則等相關作業文件，當采購完成后，如何使用、保管、維護直至報廢，須到裝備管理模塊引用相關的程序文件。

4）一體化管理體系文件的設計總體秉持三個“有利于”的原則，即有利于減少文件數量，便于文件使用；有利于統一協調體系的設計、運行與監視測量，實現資源共享；有利于提高管理效率，降低管理成本。

4.3 策劃的基本方法

本次嘗試探索的航標體系文件的設計主要是運用5W1H思路分析確定整合內容的。四體系中具有對應關系的航標業務活動，當具有一個以上要素相同時，就對其進行整合。

如果who（誰來做）相同，即四體系都有同一要求，可整合由一個人來做。比如管理者代表，四體系都要求設立“管理者代表”負責體系的建立、實施和保持，那么整合后的一體化管理體系，就只設立一個管理者代表，統一負責體系的相關事項。

如果what（做什么）相同，那么原來幾個不同部門做相同的事，就可以合并由一個部門去做。比如采購，原來由各個部門分散進行的采購管理，可合并為一個程序文件，由財務會計科負責。

如果what（做什么）相同，而how（如何做）不同，則可以通過引用下一層級的文件加以詳細描述。比如，本次探索設計一體化體系文件中，我們在助航服務模塊下設計一個程序文件和五個作業文件就體現出這一整合思想。

如果who（誰來做）相同，what（做什么）也相同，那么how（如何做）也相同。比如，四體系都要求對各自的體系內容進行意識和能力的培訓，通過提供培訓對人員能力進行評定、保持適當記錄等措施來控制，那么就可以進行整合。本次探索就將信息人員和特種作業人員的相關管理辦法，從海區導航中心和運保科整合到辦公（人事）科，統一作為人力資源管理程序下面的作業文件。

如果who（誰來做）相同，when（何時做）相同，where（何地做）相同，而what（做什么）和how（如何做）不相同，也可以進行整合。比如，環境和職業健康識別與評價，我們在同一份作業文件中同時規定了環境和職業健康安全方面“做什么和如何做”，而不必分別編寫各自的要求。

5 一體化管理體系文件的編制

一體化管理體系是以文件為載體的管理方法的體現，它的價值在于能夠通過文件的形成，提供明晰的工作規范和運行準則，使得組織內部各項活動做到“有章可依”，是標準要求與組織實際工作情況相結合的產物，具有可重復使用性和可追溯性。

5.1 體系文件編制的要求

1）符合性

內容符合四體系標準要求和組織內部工作的實際情況。四體系是建立一體化管理體系的依據，通過對標準條款涵義的反復理解，進而轉化到單位航標體系文件的內容編寫上。但由于標準的適用范圍比較寬廣，且標準只提出一些基本要求，而航標工作也有自身的特色，所以我們在具體修編文件內容時，需要兩者兼顧。

2) 層次性

此次我們在嘗試探索體系文件的設計時，經反復琢磨，最終決定采用三個層面（戰略過程、關鍵過程、支持過程）、9個模塊（戰略和計劃、過程管理、人力資源管理、助航服務、應急管理、航標養護、風險與安全管理、計劃與財務、裝備管理）、3個層級（程序、作業、記錄）的架構，即3-9-3的結構形式，從而體現出航標工作的各個業務過程，在縱向形成一條航海保障工作線，在橫向各個業務模塊之間相互交叉，構成一個縱橫交錯、彼此之間聯絡緊密的棋盤格局。

3）可操作性

單個體系文件內規定了各項活動的要求、控制標準及記錄方式，文件與文件間有接口、銜接。體系運行時，這些內容與實際工作緊密結合，確保內容均具備落實條件。

5.2 文件的構成及編寫次序

1）體系文件三個層級的結構內容

a.第一層級是由用于描述體系管理過程所要求的各項活動有哪些及如何開展的程序文件構成，又分成兩大類：第一大類程序文件是標準要求的，如文件控制與記錄程序、內審與管理評審程序、不合格品控制程序、糾正與預防控制程序等；第二大類程序文件主要是由各具體業務活動中為防止偏離方針、目標或指標而策劃實施的工作程序，如助航服務程序、養護管理程序、裝備管理程序等。以上兩類程序都是以過程模塊為對象，進行歸類整合之后編寫的。

b.第二層級作業文件和第三層級記錄文件均屬于支持性文件，是對第一層級文件的細化和補充，如各類管理辦法、規定、方案、指導書和記錄表單等。

本次嘗試探索在航標業務領域建設一體化體系的文件，其層次結構圖如圖1所示。

2）編寫次序

本次管理體系文件編寫次序，采用的是自上而下的方式，即按照“管理手冊-程序文件-作業文件-記錄文件”的順序進行編寫。優點是有利于上下文銜接、層次明確，缺點是需要反復修改、耗時。

5.3 體系文件編寫

1)手冊的編寫

管理手冊是按照標準建議的一般結構編寫的，主要包括封皮、目錄、概述、正文和附圖附表等。因為是四體系合而為一的管理手冊，所以在正文部分的描述是以質量活動要求為主線，適當插入環境、職業健康、信息安全的相應內容，形成有機結合，以確保管理手冊同時滿足并覆蓋四體系的相關要求，做到顧此不失彼。同時，因手冊是綱領性的闡述，且質量、環境、職業健康、信息安全各個過程之間的相互關系，因此對某些過程或活動只做了簡要說明，或直接提供索引到具體文件的途徑。

2）程序文件的編寫

兩大類程序文件基本上是按照7個方面進行編寫的，即目的和適用范圍、引用文件、術語和定義、職責與權限、管理內容與方法（PDCA）、相關支持性文件、記錄，從而界定出工作的步驟、方法和職責。

程序文件編寫中，最大難點是優化文件內容和數量。我們本著同時滿足四體系要求對形成程序文件數量要求和確保業務活動中需要重點控制的過程受控外，還注重在實現質量、環境、職業健康、信息安全中做到文件兼容，盡量增加共用文件數量，專用文件數量應少盡少。比如對環境、職業健康，凡是涉及重要環境因素、重大危險源的過程或活動都有相應的控制文件，以防止偏離方針目標，但對文件記錄、內審、人力資源、不合格事件、糾正預防、管理評審等，做到四合一。

3）作業文件的編寫

當程序文件不能滿足某些具體活動的特定要求時，就有必要編制作業文件，對該活動的操作、控制、驗證的方法和管理進一步細化，如作業指導書等。針對目前組織的實際情況，即作業指導書大部分是技術性的，管理性的內容較少，因此在格式上基本與程序文件相似，只是內容方面重點講述如何做以及做到什么程度，涉及的過程或活動比較具體單一，使用部門或者人員相對固定，內容上堅持簡明扼要、直截了當的原則，需要操作人員理解并能按期操作即可。在數量上比程序文件多。

圖1 層次結構圖

4）記錄文件的編寫

記錄文件格式參照文件控制的要求進行了設計與更改，在管理體系結構中屬于第三層級文件，是各項職能活動取得成果或完成活動的反應載體，起到證明或者證實作用。目前組織內部的記錄文件大多以表格形式出現，也有少量文字形式、實物樣品、照片、錄像等，日常工作中需要注意收集，以便于日后易于識別和檢索。

6 小結

今年是上海航標處嘗試探索在航標業務領域，按照質量、環境、職業健康、信息安全的國家標準，設計和（試）運行一體化管理體系的第一年，需要在接下來的時間內，通過文件與實際情況的不斷磨合，不斷進行修改完善。相信隨著一體化管理體系理念的不斷深入人心以及工作中的不斷踐行，終將成為規范引領單位航標工作提質增效的又一利器。