國企檔案工作面臨的問題及控制舉措分析

摘 要：文章主要分析現階段國企在開展檔案建設工作中存在的問題，據此提出相應的優化和控制舉措，以此來提高國有企業中進行檔案管理的有效性，使得檔案資料的作用能夠完全發揮，進行國有企業中檔案的管理和有效配置能促進企業生產經營效率和質量的提高，從而為國有企業創造更高的經濟效益。

關鍵詞：國企;檔案工作;問題;控制舉措

國有企業在促進我國國民經濟發展的過程中發揮著重要的作用，因此要完全發揮國有企業的重要作用，必須在開展工作的過程中不斷對國企進行改進和優化，提高國企的生產經營效率和質量。其中檔案管理工作作為企業建設中的一項重要內容必須重點推進，但是現階段在檔案管理的過程中仍然存在一系列的問題亟待解決。

一、 國企檔案工作中面臨的問題

國企在開展檔案管理工作中存在的主要問題如圖1所示：

（一）檔案意識有待提高

現階段國企檔案工作中面臨的主要問題在于檔案管理人員的檔案意識有待提高，檔案意識主要指管理人員在進行文件管理的過程中能否將其轉化為檔案，即是否具備相應的敏感度，以及在進行檔案管理的過程中能否自覺遵守檔案法律法規，從而將檔案進行有效歸檔。在國有企業中一般由專業的檔案管理人員負責歸檔工作，這就造成了員工在開展工作的過程中不能進行有效歸檔，導致了檔案文件不齊全，從而影響了后續的使用。員工檔案意識薄弱就不能及時將文件轉化為檔案，自然無法使相關文件發揮其自身的憑證和情報價值，不利于企業在發展的過程中反思自身的問題等，從而提出相應的優化策略。

（二）檔案管理制度不夠完善

檔案管理制度的主要內容在于進行檔案管理的過程中要根據歸檔的范圍、時間、保管條件要求等來進行檔案整理和歸檔，只有這樣才能使得檔案資料能夠被科學合理運用，發揮其自身的價值。現階段國企在完善檔案管理制度的過程中仍然存在一系列的問題，例如由于國有企業自身屬性等特征，在進行檔案管理的過程中往往側重于紙質檔案的管理，而對于電子檔案的運用較少。但是在信息技術高速發展的時代中，信息化逐漸成了各個生產領域的發展趨勢，因此在國有企業檔案管理的過程中也要注重電子檔案的運用，運用電子檔案能實現對繁多檔案的歸檔，在進行檔案搜索的過程中也能提高自身的效率。

（三）檔案管理基礎設施需要更新換代

進行檔案管理中運用到的基礎設施主要有掃描儀、電腦和打印機等，但部分國有企業在開展檔案工作的過程中存在的主要問題為基礎設施亟待更新，部分基礎設施自身使用周期較長且設備老舊，這阻礙了檔案管理工作開展的效率和質量。而且隨著信息化時代的到來，企業需要對自身的基礎設施進行優化和改進。運用現代信息技術來提高檔案管理的效率和質量，但國有企業由于自身工作的特殊性，即擁有很多涉及國家機密和商業機密的檔案，這導致國有企業對于運用電子檔案仍然采取保守的態度。

（四）檔案人員建設隊伍需要壯大

國有企業在開展檔案管理工作的過程中存在檔案人員建設隊伍需要壯大的問題。國有企業自身工作業務體系龐大，因此其產生的檔案種類較多且數量龐大，但是在檔案管理的過程中檔案人員存在數量不足的問題，不能很好滿足檔案管理工作開展得具體需要。此外，部分國有企業中檔案管理人員大多為兼職，即開展檔案管理工作缺乏相應的專業團隊。而且在進行檔案管理的過程中由于這項工作本身產生效益的周期較長，檔案管理人員缺乏相應的積極性。

二、 如何提升國企檔案工作的價值

提高國企檔案工作價值的策略如圖2所示：

（一）提高重視程度

要提高國企檔案管理工作的有效性，關鍵在于提高企業內部對于檔案管理工作的重視程度。首先檔案管理人員要提高自身善于挖掘有效文件并將其轉化為檔案的能力，這種能力的培養離不開企業領導階層的支持。企業領導需要定期開展培訓等工作來提高員工進行檔案管理的能力。此外，還要注重積極運用現代信息技術來保證企業管理工作的開展。

（二）創新檔案管理模式

此外，國有企業還要注重對檔案管理模式的創新，國企要充分認識到電子檔案使用的高效性，而且對現代信息技術充滿信心，相信電子檔案運用的安全性等，在此基礎上實現檔案管理模式的創新，不斷提高歸檔的信息化、智能化水平。此外還要注重進一步擴大檔案信息的收集范圍，將影像資料等納入企業的檔案范疇中。

（三）完善企業檔案管理信息化

信息化已經成了企業檔案管理的主要趨勢，運用電子檔案能有效提高檔案歸納整理和查找的效率，從而更好發揮其自身的憑證價值等。這就需要企業不斷完善自身檔案管理的信息化，著重加大建立軟件平臺的力度，從而為檔案工作的信息化建設提供平臺保證。此外，在開展檔案管理工作的過程中還要注重加大云計算和大數據技術的使用范圍。同時為了更好使用檔案管理信息化平臺，還需要培養一批專業的掌握運用信息技術本領的高素質人才。

三、 總結

文章主要分析了現階段在開展檔案管理工作中存在的問題，因此在實際開展工作的過程中要充分認識到國企在檔案工作中的薄弱環節，從而通過運用具體的優化和改進策略來提高檔案管理的效率和質量，使得檔案資料更好發揮其自身的憑證價值和情報價值，推進企業開展業務工作，以此來促進國有企業的健康發展。

參考文獻：

[1]劉浩.國企檔案信息化管理問題探析[J].企業文化，2019（9）.

作者簡介：

黃心悅，南京市地鐵交通設施保護辦公室。