企業(yè)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)

摘 要：印章是代表機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人權(quán)力的標(biāo)志，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)的印章管理在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要程度越來(lái)越顯著，印章管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大。因此，加強(qiáng)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)防范，提高印章風(fēng)險(xiǎn)的防控能力已經(jīng)成為企業(yè)日常管理的重要事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：印章管理;風(fēng)險(xiǎn);防控能力

一、 印章管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)

（一）印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企業(yè)在實(shí)際印章管理過(guò)程中，對(duì)印章管理的流程和制度沒(méi)有及時(shí)更新和完善，就會(huì)造成印章管理的缺陷或不足。由于企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，印章的使用環(huán)境也會(huì)隨著變化，以人為主體的使用方法在印章使用過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，所以企業(yè)就有必要針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)更新和完善印章管理流程、制度。

（二）印章管理人員職責(zé)不清晰、職權(quán)未監(jiān)管

一個(gè)企業(yè)中印章的直接管理人員的權(quán)力是比較高的，所以企業(yè)若沒(méi)有制訂清晰的工作職責(zé)，沒(méi)有設(shè)置對(duì)其監(jiān)督管理權(quán)限，對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來(lái)講，都存在一定的管理漏洞，甚至?xí)鸱韶?zé)任。例如企業(yè)未建立印章管理的保管人、監(jiān)護(hù)人、簽字人等審批流程，未明確印章管理的監(jiān)督人職責(zé)、名單等。

（三）印章管理存在管理人員過(guò)多，組織擁擠

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背離這個(gè)宗旨，就會(huì)造成管理效率低下、失效。印章管理人員不宜過(guò)多，一來(lái)是節(jié)約企業(yè)人力資源，二來(lái)也是為了提升工作效率，減少中間無(wú)用環(huán)節(jié)，給印章使用人員帶來(lái)便捷。

（四）印章管理存在管理權(quán)限重疊現(xiàn)象

若印章管理人員有多個(gè)，而他們的職責(zé)又相差無(wú)幾，這樣就會(huì)造成印章管理的混亂、重疊，導(dǎo)致相互扯皮、推諉，造成管理和流程失控，甚至引起法律風(fēng)險(xiǎn)。

（五）印章使用不符合相關(guān)規(guī)定

印章使用不符合相關(guān)規(guī)定，主要表現(xiàn)如圖1所示，詳述如下：

1. 所述印章使用流程是否符合相關(guān)規(guī)定

在企業(yè)內(nèi)部，印章在使用前應(yīng)先由相關(guān)部門(mén)審批，待合格后才能交印，否則印章管理人員應(yīng)拒絕交印。若印章需要對(duì)外出具，則須通過(guò)有關(guān)部門(mén)同意簽字后，才能由印章管理人員出具，同時(shí)填寫(xiě)相應(yīng)對(duì)外出具章。在企業(yè)中是否嚴(yán)格遵循相關(guān)用章規(guī)定，決定了用章管理是否安全。

2. 印章使用是否存在提前現(xiàn)象

印章使用人員往往為了圖方便、減少煩瑣環(huán)節(jié)而違反相關(guān)用章規(guī)定，提前在空白合同、協(xié)議、支款憑證和往來(lái)函文中加蓋公章，導(dǎo)致用章混亂、失控，容易造成企業(yè)利益受損，甚至承擔(dān)法律風(fēng)險(xiǎn)。

3. 印章使用是否存在混用、共用現(xiàn)象

印章使用人員有時(shí)為了節(jié)省時(shí)間，對(duì)印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用現(xiàn)象，導(dǎo)致一旦產(chǎn)生糾紛，難以界定經(jīng)辦責(zé)任，容易造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 印章使用是否存在廢仍用之現(xiàn)象

按照企業(yè)印章管理規(guī)定，對(duì)發(fā)生權(quán)限變更、業(yè)務(wù)變更或撤銷(xiāo)的印章應(yīng)予以銷(xiāo)毀，企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)廣而告之，若印章使用人員不嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，對(duì)廢舊印章仍然使用，就會(huì)造成印章使用混亂，新舊章界定不清晰，影響印章的使用監(jiān)督。

5. 印章使用登記是否準(zhǔn)確、完整、相符

印章在使用前應(yīng)由經(jīng)辦人登記準(zhǔn)確、完整的信息，并由印章管理員檢查登記信息是否與實(shí)際相符，否則拒絕交印。若沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，容易造成發(fā)生問(wèn)題后無(wú)法追溯責(zé)任，造成無(wú)法監(jiān)管。

6. 印章使用是否有完備的保管制度和設(shè)施

印章在使用完后交由印章管理員存放在指定的保管設(shè)施內(nèi)，并且印章管理員也應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的保管制度。若將印章隨便放置于公開(kāi)場(chǎng)合，無(wú)人保管，就會(huì)存在嚴(yán)重的安全隱患，容易造成印章?lián)p壞、被盜、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

7. 印章使用是否有可靠的交接手續(xù)

印章保管員在職務(wù)變更、退休后就不再經(jīng)辦印章管理職責(zé)，此時(shí)應(yīng)按照印章管理規(guī)定與被交接人進(jìn)行可靠完整的交接手續(xù)，并由雙方簽字確認(rèn)，企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)廣而告之。反之，則會(huì)產(chǎn)生印章管理效率低下、停滯的問(wèn)題，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

8. 印章使用備案是否齊全

印章在使用過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料，例如登記冊(cè)、檔案冊(cè)等材料必須定期保存在檔案室，以備核查，所有材料必須齊全。否則容易造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

9. 印章使用的監(jiān)督機(jī)制是否完善，執(zhí)行是否到位

印章在使用過(guò)程中的監(jiān)督機(jī)制是保障印章安全和有效的主要方式，所以監(jiān)督機(jī)制應(yīng)完善，并且對(duì)其執(zhí)行也應(yīng)到位。否則就會(huì)造成印章管理無(wú)法及時(shí)整改和糾正，容易引起法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、 結(jié)束語(yǔ)

隨著企業(yè)的發(fā)展，印章的種類(lèi)、數(shù)量會(huì)不斷增多，印章的管理難度將會(huì)越來(lái)越大，隨之而來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越來(lái)越多。因此，企業(yè)要規(guī)避在印章管理中的風(fēng)險(xiǎn)，就需要加強(qiáng)對(duì)印章管理的重視，完善管理制度和管理內(nèi)容，在企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化印章管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)印章的管理和使用進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)對(duì)印章的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

王麗暉，中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)甘肅省電力設(shè)計(jì)院有限公司。