輸變電工程施工企業檔案管理探究

嚴惠超

【摘要】隨著現代化的進程，各行業對電力資源的需求日益增長，導致輸變電施工項目隨著需求增多。在輸變電工程建設項目逐漸增多的過程中，建設單位往往只注重施工管理，而忽視了檔案工作的重要性，造成檔案工作錯亂丟失導致的問題頻發，為企業帶來了嚴重的后果。因此本文對輸變電工程施工企業檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了相應的對策，以提高施工企業檔案管理水平。

關鍵詞：施工企業;輸變電工程;檔案管理

1.?引言

企業檔案管理是輸變電工程施工企業管理過程中的一個重要環節，具有政策性、機密性、專業性等特點。為此，輸變電施工企業檔案管理員應充分認識到企業檔案管理的重要性，提高自身的專業技術水平，以保證輸變電施工企業檔案工作的順利開展。

2.?輸變電工程企業檔案管理現狀

2.1輸變電工程企業檔案管理工作的重要性

伴隨著電力體制改革的不斷深入，建筑企業被迫走上了一條競爭激烈的道路。企業要在競爭中生存和發展，必須走品牌路線，樹立良好的企業品牌。良好的品牌名聲的形成需要靠高質量的工程來支撐。高質量的項目檔案是建設工作的重要支撐，因為工程檔案能最好地反映輸變電工程的建設質量和水平，能最直接、客觀、真實地再現工程建設的全過程，充分反映工程的管理水平和綜合素質。無論工程評估還是工程驗收，工程檔案都起著至關重要的作用。

企業檔案工作也需要結合企業自身的發展和完善。要做到企業檔案管理，首先，企業需要組織和分析生產、經營、活動、改革和發展過程中產生的大量信息，通過現代管理和科學整理、研究和分析，為企業提供參考，為企業領導及相關部門決策提供服務。電力公司直屬供電局是輸變電工程建設單位的主要服務對象。這類企業有一定的經濟基礎，管理水平較高。它們在項目質量和文件質量方面要求很高，所以若想占領市場，企業必須改進文檔管理。

2.2輸變電工程企業檔案管理工作現存問題

（1）在檔案管理隊伍中普遍存在：未能保持其穩定性，人員眾多，結構不合理，部分工作人員素質不高等問題。這些問題產生的原因是：一、由于電力體制改革，各類建筑企業的任務完成都受到電力發展的宏觀環境的影響，而且建筑高峰期和低谷期交替，導致企業利潤發生變化。在公司空閑的時候，必須把人調到公司。有些非生產部門進行結構調整，把部分檔案管理員轉到其他部門，甚至將人員分散，造成經驗豐富、能力強的檔案管理員流失。二、由于文件意識不強，一些公司對文件工作重視不夠。企業可能會認為，檔案館工作人員的工作只是收集文件和資料，其工作不具有技術性質，企業不愿意高薪招聘高素質人才，這導致檔案人員素質不高，整個檔案管理水平停滯不前，公司檔案整理工作進展緩慢。其三，由于人才市場的活躍，一些有實力的同行公司把有豐富實踐經驗的檔案管理人才全部招聘了。因此，許多企業精英紛紛跳槽，造成了企業失去了很多經驗豐富的人才。

（2）檔案制度直接關系到檔案質量。但目前一些電力企業在工程建設中對文件系統管理的要求不夠嚴格和嚴密，造成文件系統的數量和內容與實際不對應，使得檔案管理工作未達到既定標準的文件系統管理標準。

（3）完善的文件管理設施是確保文件管理質量的基礎，但部分輸變電工程施工企業為節約工程造價，未按企業檔案管理要求配置相應的設施，致使工程檔案不能按時保存。輸變電工程施工企業檔案管理存在的問題主要表現在：檔案丟失、損壞或泄露。

3.?輸變電工程施工企業檔案管理完善措施

3.1提高管理人員綜合素質

企業檔案工作人員的素質直接關系到企業檔案工作的質量。第一，建立健全培訓機制，定期邀請各專業領域的專家、學者到輸變電工程施工企業進行專業技術培訓，提高企業檔案管理水平。第二，加強職業操守，促使企業檔案工作者充分認識到自身修養的重要性和意義，增強使命感，進一步提高工作積極性和主動性。對輸變電工程施工企業的檔案管理員進行綜合評價。考核結果與工資掛鉤，明確獎懲措施。

3.2加強檔案管理配套設施的建設

為確保輸變電工程施工企業檔案管理工作順利開展，必須加強檔案管理相關的配套設施建設。注重運用信息技術和管理手段，提高檔案管理的效率。在輸變電工程檔案管理中，采用計算機技術，可以降低檔案管理的誤報率。采用數據庫技術、數據壓縮技術和高速掃描技術，實現輸變電工程電子文件的有序結構。輸變電工程檔案數據庫是檔案管理的重要保證。

3.3加強對企業檔案的管理

強化企業檔案管理，一是要采取有效措施，加強企業檔案的統一管理;二是采取強制措施，確保每一項工程的施工現場無差錯。針對檔案管理部門的實際情況，定期對各項目現場的檔案管理工作進行檢查指導，及時糾正問題。以專職和兼職檔案員為基礎，組織對建設項目部工程技術人員進行質量安全方面的人事檔案業務知識培訓，學習檔案歸納方法、檔案管理規定、公文寫作要求和格式、檔案業務知識調研和文獻資料的收集、分類、組織、歸檔、裝訂、記錄、圖制作等方面的知識，交流各工地檔案管理中存在的問題，提高組織技能，學習和掌握文件知識。其次是項目文件預覽管理。工程開工后，檔案人員應及時介入，做好工程檔案工作和培訓指導，充分發揮檔案人員的作用，為工程的完整、準確奠定基礎。另外，施工單位負責人要充分重視竣工資料的準備工作，重視竣工資料的收集、整理、歸檔等工作。工程建設全過程中，由專人負責管理，填寫各種標準記錄，養成按時儲存、定期整理的習慣。檔案館應定期對所有項目建設資料進行跟蹤管理，發現問題及時提出整改意見和措施，限期整改。工程建設過程中，通過不斷完善文件管理，形成制度化、規范化體系，確保工程建設項目文件編制與施工同步。最終決定考核方法，實行獎懲制度。按照國家和行業對文件的要求，準確、系統、及時完成完文件的具體要求。施工單位向業主單位轉讓優質工程時，應同時轉讓全部優質工程文件。

總結

輸變電工程施工企業檔案管理為工程的系統管理提供便利，并且對今后企業的發展也起著輔助的作用，企業應該重視檔案管理工作的建設。本文討論了輸變電工程檔案管理中會遇到的問題以及提出了強化企業檔案管理的相關措施，希望可以為企業檔案管理工作的進行提供參考。

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