云南省公辦高校干部人事檔案工作調(diào)查研究

■ 余 璐

黨的十九大提出建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍的目標(biāo)[1]，干部人事檔案工作作為服務(wù)組織人事工作的重要活動(dòng)，對(duì)新時(shí)代干部隊(duì)伍建設(shè)發(fā)揮著重要作用。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》），是今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)全國(guó)各級(jí)各類(lèi)干部人事檔案工作的基本遵循[2]。調(diào)研高校干部人事檔案工作，能夠掌握目前高校干部人事檔案工作現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，進(jìn)一步規(guī)范高校干部人事檔案工作，為推動(dòng)高校建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍提供助力。

一、調(diào)查基本情況

本次調(diào)查范圍為云南省公辦高校，包括本科院校和高職院校。調(diào)查采用問(wèn)卷方式，重點(diǎn)調(diào)查組織機(jī)構(gòu)、人員配備、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)等情況。參與調(diào)查的高校共51 所，其中公辦本科21 所，公辦高職30 所，駐地昆明27 所，駐地地州24 所。

二、調(diào)查內(nèi)容及結(jié)果

（一）基本工作情況

1.管理歸屬問(wèn)題。一直以來(lái)，高校干部人事檔案管理歸屬問(wèn)題爭(zhēng)議不斷，現(xiàn)實(shí)中存在有些高校成立了綜合檔案館（室）后，將干部人事檔案劃歸綜合檔案館（室）管理的情況。在《條例》明確各級(jí)組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)本地區(qū)本部門(mén)本單位干部人事檔案工作[3]之后，這些高校才陸續(xù)將干部人事檔案劃歸組織人事部門(mén)管理。目前參與調(diào)查的51 所高校中，干部人事檔案已基本由組織人事部門(mén)管理，僅有3 所高校仍由綜合檔案館（室）負(fù)責(zé)管理干部人事檔案。

2.檔案數(shù)量和人員情況。干部人事檔案數(shù)量一般與高校教職工人數(shù)相關(guān)，目前參與調(diào)查的51所高校中，多數(shù)高校干部人事檔案數(shù)量在1000卷以下，1000 卷以上的高校僅有14 所，其中8所配備1 名專(zhuān)職人員，6 所配備1 名以上專(zhuān)職人員（圖114 所干部人事檔案1000 卷以上高校人員配備情況），符合《條例》中每管理1000 卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1 名專(zhuān)職工作人員的規(guī)定。51所高校中，檔案管理人員學(xué)歷主要為本科，占比70.59%，其次為研究生，專(zhuān)科學(xué)歷數(shù)量極少，占比5.88%。

圖1 14 所干部人事檔案1000 卷以上高校人員配備情況

3.制度建設(shè)情況。《條例》總結(jié)十八大以來(lái)我國(guó)干部人事檔案工作經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)新時(shí)代黨的組織路線(xiàn)和高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍建設(shè)，是推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的重要法規(guī)。目前參與調(diào)查的51 所高校中，大多數(shù)對(duì)《條例》新要求和新變化有著不同程序的了解，占比94.12%，有3 所不清楚新的變化和要求。48 所高校已建立干部人事檔案工作制度，其中制度較為健全的高校為8 所（圖2高校干部人事檔案工作制度建設(shè)情況），制度建設(shè)還有待加強(qiáng)。

圖2 高校干部人事檔案工作制度建設(shè)情況

（二）具體業(yè)務(wù)情況

1.檔案收集與整理。根據(jù)干部人事檔案材料歸檔范圍，檔案材料收集來(lái)源主要集中在組織人事部門(mén)，目前參與調(diào)查的51 所高校中，收集來(lái)源為人事處的占比98.04%，組織部的占比96.08%，排名前二。收集來(lái)源占比稍多的依次為個(gè)人（82.35%）、原單位（62.75%）、畢業(yè)學(xué)校（52.94%），符合實(shí)際情況。比如教職工參加培訓(xùn)的鑒定材料，由培訓(xùn)單位交本人帶回所在單位歸檔；調(diào)動(dòng)人員檔案材料由原單位轉(zhuǎn)遞現(xiàn)單位歸檔；入職應(yīng)屆生檔案材料，由畢業(yè)學(xué)校轉(zhuǎn)遞入職單位歸檔。其余收集來(lái)源主要是人才市場(chǎng)、部隊(duì)、科研處、紀(jì)檢部門(mén)等，占比在20%左右，主要是存在部分教職工檔案原寄存在人才市場(chǎng)或涉及部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)安置以及教職工科研業(yè)績(jī)、紀(jì)律處分等情況。《條例》規(guī)定，材料形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定審核材料，在材料形成后1 個(gè)月內(nèi)主動(dòng)向相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交。目前參與調(diào)查的51 所高校中，僅有10 所高校在1 個(gè)月內(nèi)移交，31 所高校在1—3月內(nèi)移交，其余10 所高校移交時(shí)間在半年及以上（圖3高校干部人事檔案移交情況）。

圖3 高校干部人事檔案移交情況

干部人事檔案應(yīng)按照十大類(lèi)規(guī)范分類(lèi)整理，以利于檔案的利用和數(shù)字化。目前參與調(diào)查的51 所高校中，100%整理規(guī)范的高校僅有2所，占比3.92%，80%～99%整理規(guī)范的有32所，占比62.75%，50%～79%整理規(guī)范的有15 所，占比62.75%，50%以下整理規(guī)范的有2 所，占比3.92%。

2.檔案保管與利用。檔案庫(kù)房是保管檔案的物理場(chǎng)所，應(yīng)做到查閱、整理、辦公三場(chǎng)所分開(kāi)。目前參與調(diào)查的51 所高校中，大多數(shù)都有干部人事檔案專(zhuān)用庫(kù)房，僅有5 所高校尚未建立專(zhuān)用庫(kù)房。40 所高校實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，11 所高校尚未實(shí)現(xiàn)。

利用是干部人事檔案價(jià)值的體現(xiàn)，也是干部人事檔案工作的目的。目前干部人事檔案的利用主要在干部考察、任免方面，占比100%，其次為入黨、離退休、工資待遇、職稱(chēng)評(píng)定、年度考核和學(xué)位學(xué)歷，獲獎(jiǎng)和處分、科研的利用占比較少，其他（如政審、各類(lèi)公證和證明）利用率僅5.88%（圖4高校干部人事檔案利用情況）。

圖4 高校干部人事檔案利用情況

3.檔案審核。2014年，中組部在全國(guó)部署開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)審工作，2018年，《條例》新增了檔案審核的內(nèi)容。在參與調(diào)查的51 所高校中，對(duì)全校在職在編人員檔案專(zhuān)審的高校有35 所，占比68.63%，對(duì)全校副科級(jí)以上檔案專(zhuān)審的有9 所，副處級(jí)以上的有7 所。在專(zhuān)審中存在問(wèn)題最多的是材料缺失，占比88.24%，其次為手續(xù)不完備、三齡兩歷不準(zhǔn)確。一定程度上反映了高校干部人事檔案工作沒(méi)有把嚴(yán)入口關(guān)的實(shí)際情況（圖5高校干部人事檔案專(zhuān)審存在問(wèn)題的情況）。

落實(shí)三凡三必的薄弱環(huán)節(jié)主要是凡進(jìn)必審（49.02%）與凡轉(zhuǎn)必審（43.14%），凡提必審占比僅7.84%，這可能與高校教職工主要以教師為主體，以及干部提拔歷來(lái)更受到重視、程序更為嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)有一定的關(guān)系。

圖5 高校干部人事檔案專(zhuān)審存在問(wèn)題的情況

4.檔案信息化。根據(jù)信息化建設(shè)內(nèi)容，考慮全省干部人事檔案工作信息化實(shí)際，主要調(diào)查紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案、檔案管理系統(tǒng)以及檔案檢索涉及信息化方面的情況。目前參與調(diào)查的51 所高校中，紙質(zhì)檔案（全校在職在編人員）已全部掃描為電子檔案的高校有16 所，只掃描副科級(jí)及以上的有8 所，只掃描副處級(jí)及以上的有22 所。

配置專(zhuān)門(mén)干部人事檔案管理系統(tǒng)的高校有28 所，其中接駁學(xué)校組織人事管理系統(tǒng)的高校僅有3 所。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能主要有檔案基本信息錄入、電子檔案調(diào)閱、檔案檢索、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案出入庫(kù)登記、辦理查借閱申請(qǐng)（圖6高校干部人事檔案管理系統(tǒng)功能情況）。

圖6 高校干部人事檔案管理系統(tǒng)功能情況

傳統(tǒng)的人工檢索比計(jì)算機(jī)檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但目前有25 所高校仍是人工檢索，占比49.02%，18 所高校通過(guò)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檢索，8 所高校用Excel 或word 進(jìn)行檢索。

5.檔案宣傳與培訓(xùn)。檔案宣傳有利于提高各部門(mén)和個(gè)人對(duì)干部人事檔案的重視程度，增強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的積極性和主動(dòng)性。目前參與調(diào)查的51 所高校，主要以會(huì)議和傳閱文件方式開(kāi)展檔案宣傳。隨著社會(huì)和校園信息化建設(shè)不斷發(fā)展，微信、QQ、校園網(wǎng)等平臺(tái)也成為檔案宣傳的重要形式。部分高校還通過(guò)專(zhuān)題講座的形式加大宣傳力度，不再局限于以傳達(dá)工作任務(wù)的形式或簡(jiǎn)單文字傳播形式來(lái)進(jìn)行宣傳（圖7高校干部人事檔案工作宣傳形式）。

圖7 高校干部人事檔案工作宣傳形式

檔案培訓(xùn)工作既能傳達(dá)上級(jí)有關(guān)政策和規(guī)定，又能及時(shí)指導(dǎo)工作人員更新觀念、提升業(yè)務(wù)水平。目前參與調(diào)查的51 所高校中，專(zhuān)兼職人員參加培訓(xùn)占比60.78%，專(zhuān)職人員參加培訓(xùn)占比58.82%，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加培訓(xùn)占比43.14%。

（三）存在的困難

調(diào)查問(wèn)卷以主觀題方式收集51 所高校在干部人事檔案工作中遇到的困難。調(diào)查結(jié)果顯示，隊(duì)伍建設(shè)是目前最大的困境。首先，短缺的人力資源與巨大的工作量之間產(chǎn)生矛盾，尤其是涉及檔案審核與檔案信息化建設(shè)方面。許多檔案管理人員從事干部人事檔案工作的同時(shí)，還被分配其他工作，導(dǎo)致其沒(méi)時(shí)間、沒(méi)精力、沒(méi)心思在做好干部人事檔案工作上下功夫，常常疲于應(yīng)付，疏于鉆研，檔案業(yè)務(wù)水平難以得到提升。其次，在隊(duì)伍激勵(lì)和保障方面也存在不足。檔案工作在高校多處于邊緣地位，干部人事檔案工作雖然政治性很強(qiáng)，但多年來(lái)仍常被忽視，檔案管理人員在編制、待遇、職稱(chēng)方面的保障還不到位，人員流動(dòng)性強(qiáng)，難以留住人才。最后，各高校對(duì)上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和開(kāi)展培訓(xùn)的渴求依然強(qiáng)烈，許多檔案管理人員了解上級(jí)政策和工作標(biāo)準(zhǔn)的渠道、平臺(tái)還不暢通，上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)還有待調(diào)整和優(yōu)化。

三、結(jié)論

總體而言，經(jīng)過(guò)2014年啟動(dòng)的干部人事檔案專(zhuān)審及隨著2018年《條例》的出臺(tái)，參與調(diào)查的51 所高校已經(jīng)開(kāi)始并不斷重視高校干部人事檔案工作，過(guò)去不規(guī)范的行為和現(xiàn)象已大幅減少，各項(xiàng)工作趨于更規(guī)范化。下一步，各高校應(yīng)以《條例》為遵循，做好制度的廢改立，構(gòu)建符合高校實(shí)際、能夠解決實(shí)際問(wèn)題、提升工作質(zhì)量和效率的制度體系，將干部人事檔案工作各項(xiàng)活動(dòng)納入制度建設(shè)軌道；應(yīng)從數(shù)量和質(zhì)量上加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，在政策允許內(nèi)多爭(zhēng)取一些名額，加大隊(duì)伍政治素養(yǎng)、法治思維、業(yè)務(wù)能力、學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)，建立激勵(lì)和保障機(jī)制，讓隊(duì)伍安心、用心，有信心、有能力做好高校干部人事檔案工作。