物業公司內部控制體系建設問題探討

王英穎

[摘 要]我國經濟的迅速發展，促進了物業公司的全面發展。加強物業公司內部控制建設，對提升物業公司內部控制水平具有重要意義?；诖?，本文主要探索了物業公司內部控制的主要內容、工作重點、關鍵項目建設等，為提高物業公司內部控制水平提供思路與方法。

[關鍵詞]內部控制;控制重點;體系建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.016

[中圖分類號]F239.45[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）18-00-04

0? ? ?引 言

內部控制是公司持續發展并實現戰略目標的基本保證。與一般公司內部控制相比，物業管理公司的內部控制具有一定的特殊性，如公司經營范圍、活動過程的重點、財務資源分配、人力資源安排等方面。因此，物業公司需要結合自身的特點及內部控制內涵，建立與之匹配的、有針對性的內部控制體系，以促進公司持續發展。

1? ? ?物業管理公司的管理特點及對建立內部控制的要求

1.1? ?物業公司的管理特點

物業管理公司是針對物業管理的經濟組織，主要以物業服務、房產維護、設備維修活動為主體，在管理上具有以下特點。①以物業服務為主要業務活動內容。物業管理強化物業服務，包括對小區環境、樓棟環境衛生、林木花草培育、業主生活設施維修服務等。②以勞動密集型的經營活動為主體。物業管理活動以人工服務為主體。③以部分財務資源代理管理為核心資金管理模式。在物業管理中，除物業管理費外，小區的大修理基金是業主在購買房屋時或者在一定期間后追加繳納的資金，專戶存儲，?？顚Ｓ?，所有人決策，政府負責建設，主管部門管理。④以對業主滿意度為經營質量評價尺度。物業管理的“產品”就是服務，而服務的質量，就是業主的滿意度，提升物業服務的滿意度是物業管理的重要目標。⑤以多元化服務提升公司經營效益?，F代物業服務的收入，除了物業費外，還包括樓道、電梯的廣告費，場地租賃費等，具有多元化經營的特點。

1.2? ?物業公司管理特點對建立內部控制的要求

物業公司管理方面的特點，使物業公司的內部控制體系建設具有不同于其他公司的要求，主要體現在以下幾個方面。①構建適應物業管理的內部控制環境的核心內容。物業管理以勞務服務為主體，在內部控制體系建設上，應加強服務控制、環境整治、物業維護及提高業主滿意度等。②梳理物業活動業務項目。在加強物業管理內部控制時，物業公司應強化對物業管理業務內容的認識，認真梳理業務活動內容，全面規劃物業管理活動的內部控制工作。③對委托管理的財務資源進行多方協商處理。委托管理的大修理基金等涉及多方關系，在制定相關內部控制措施時，應與涉及資金的各方協調，共同制定管理策略。④構建讓業主滿意的人力資源管理系統。在物業管理中，人力資源控制非常重要，物業公司應對物業服務相關的人力資源，從員工招聘、培訓管理、日常服務管理等方面開展具體的、科學合理的、嚴格的內部控制工作。⑤多元化的經營模式易出現風險?，F代物業管理公司的經營模式具有多元化的特點，涉及資金、服務和收益分配等問題，是物業管理中容易出現風險的環節，需要強化內部控制工作。

2? ? ?物業公司內部控制體系建設理論思路

內部控制體系建設主要包括內部控制環境、風險評估、活動控制、信息與信息溝通、監督五大要素。從物業管理公司的角度看，內部控制體系建設的重點是環境建設和物業公司業務活動控制建設兩方面，而風險評估、信息與信息溝通、監督等要素分別在兩個核心要素中體現，本文不單獨就其建設進行探討。

2.1? ?物業管理內部控制體系建設架構

在建設物業管理企業的內部控制體系時，企業要全面梳理物業管理內容，形成物業管理內部控制體系架構（圖1）。

2.2? ?物業公司內部控制環境建設

內部控制環境是內部控制體系建設的基礎，如果不能營造安全的內部控制環境，則內部控制工作將很難發揮作用。內部控制環境包括：公司治理結構、發展戰略、人力資源、公司文化和社會責任5個方面。物業公司應重點強化公司治理結構建設和人力資源建設兩個方面，至于發展戰略、公司文化和社會責任，在物業管理中相對不是很重要，可以將其納入公司治理結構建設中分析。

2.2.1? ?公司治理結構建設

物業公司治理結構包括公司決策層、監督層和執行層，重點是建設“三重一大”事項（包括重大事項決策、重要干部任免、

重要項目安排大額資金的使用）的決策機制。物業公司的注意事項主要包括大修基金使用、公司總部資產購置和公司重要干部的人事任免等，需要在建設中重點強化責任關系和決策科學性建設。

在公司治理結構內部控制建設過程中，物業管理公司應建設“三重一大”決策內部控制制度、“三重一大”決策責權利分解關系、“三重一大”決策流程、“三重一大”決策風險管控制度和“三重一大”決策監督制度等。其中，決策控制的責權利控制應落實到公司領導層，部門領導和重要管理人員（組長）應細化具體的責權利關系;決策流程應按照業務順序關系和歸口分級關系設計建設，如圖2所示。

2.2.2? ?人力資源建設

物業管理公司的人力資源，多數為物業服務職工，不需要很高的學歷和技術。因此，在物業管理的人力資源建設上，物業管理公司應重點培養職工的基本素養和基本技能，提高職工對公司的忠誠度。其中，在基本素養方面，重點強化崗位職能分工、崗位責權利分解、崗位工作態度建設等;在基本技能方面，重點強化服務能力、服務水平、服務態度及在工作中的協調能力等，加強職工招聘、選拔、培訓、業績、考評、激勵等內部控制體系建設。

2.3? ?物業公司內部控制活動規范建設

物業管理企業的內部控制主要包括資金控制、資產控制、物品采購控制、建設項目（大修項目）控制、物業環境管理控制、物業服務業務控制、收入控制、成本費用控制等內容。在內部控制活動內部控制體系建設中，需要重點強化以下建設內容。①加強內部控制活動建設的分類確立。內部控制活動規范建設中，公司重點從保障性內部控制制度建設和具體業務活動內部控制建設角度出發，梳理本公司各類經濟事項，建設各層面、各類別的內部控制體系，包括制度建設、風險管控建設、責權利分解、業務活動流程建設和經濟事項的監督評價建設等。②從物業管理角度完善業務活動內部控制內容。在內部控制體系建設過程中，始終以物業管理特點為依據，圍繞物業管理活動構建相關的內部控制活動內容。③利用多種方法與思路反映內部控制內容。對于各項經濟活動內容，物業公司應以制度建設為基礎，加強風險點控制，并根據業務發生先后順序設計相關流程及相關管控措施。④加強內部控制運用前的培訓、學習及總結評價工作。在建設內部控制體系的過程中，物業公司應完善內部控制制度體系等內容，同時加強對職工的培訓，并根據內部控制執行情況，對本公司內部控制執行結果進行總結

評價工作。

3? ? ?寧夏民生物業服務有限公司內部控制建設案例

3.1? ?寧夏民生物業服務有限公司基本情況

寧夏民生物業服務有限公司成立于2001年2月，其中，北控民生集團全資子公司具備國家物業管理一級、國家電梯安裝改造維修B級、供熱供暖、勞務派遣等資質，符合國際三標管理體系認證（IS0 9001質量管理體系、IS0 14001環境管理體系以及OHSAS 18001職業健康安全管理體系認證）。截至目前，該公司提供的物業服務覆蓋住宅小區、辦公樓、政府公建、公園景區、院校、重慶軌道交通等項目，服務面積超過800萬平方米，包括自治區博物館、自治區大劇院、消防總隊辦公樓、固原博物館、重慶軌道交通環線及重慶軌道交通2號線等項目。目前，該公司擁有2 000余人的服務團隊。其中，管理技術人員600余人，全部持證上崗。2017年，該公司建立了相關內部控制體系，2018年1月開始實施，實施內部控制兩年以來，無論從經營方面，還是管理方面，都得到了較大提升。

3.2? ?寧夏民生物業服務有限公司內部控制建設主要數據

3.2.1? ?寧夏民生物業服務有限公司內部控制建設數據

寧夏民生物業服務有限公司內部控制建設數據如表1所示。

3.2.2? ?寧夏民生物業服務有限公司經營管理運行數據

（1）寧夏民生物業服務有限公司經營情況

寧夏民生物業服務有限公司經營情況如表2所示。

（2）寧夏民生物業服務有限公司委托管理（大修理基金）變動情況

寧夏民生物業服務有限公司委托管理（大修理基金）變動情況如表3所示。

3.2.3? ?寧夏民生物業服務有限公司服務質量數據

（1）寧夏民生物業服務有限公司投訴率變化

寧夏民生物業服務有限公司投訴率變化如表4所示。

（2）業主與公司和諧發展變化情況

表5是業主與公司和諧發展變化情況。

3.3? ?寧夏民生物業服務有限公司建立內部控制體系的結論

①內部控制體系建設基本完成。寧夏民生物業服務有限公司建立了綜合的內部控制體系，從制度建設、風險管控、流程管控、責任分解等4個方面、6個類別、140余項的管控制度與措施，基本完善了內部控制體系建設，對照中國財政部內部控制實施標準，基本達到了內部控制建設的要求。②執行內部控制能夠促進經營管理與經營業務發展。寧夏民生物業服務有限公司于2018年1月實施內部控制體系以后，公司加強內部管理，規范各種流程，強化責權利關系，梳理與防范經濟活動中可能出現的風險，業務收入與利潤大幅增加。2018年，主營業務收入增長42%、利潤增長58%;2019年，主營業務收入進一步增加，增加幅度為47%，利潤實現了翻番，與加強內部控制具有直接關系。③服務質量提升。從2018年起，公司加強人力資源管理和服務質量內部控制，降低業主對公司各種服務業務的投訴次數與投訴比率，提高業主對公司開展的各種業務活動的表揚次數，這體現了公司實施內部控制后能夠提高服務水平。

4? ? ?加強物業公司內部控制體系建設的對策

4.1? ?考慮利益相關方的意見

物業管理的內部控制體系建設涉及多方面的利益關系。這種關系體現為：物業公司想通過物業管理盈利，業主想通過物業管理獲得良好的物業服務，政府監管部門想通過物業管理讓當地協調發展，形成良好的物業管理環境。因此，在構建物業管理內部控制體系時，對于涉及多方面利益的部分問題，物業公司必須反復征求各利益相關方的意見。如服務人員等人力資源控制、大修基金使用控制等，需要公司全面考慮各方的利益。

4.2? ?加強人力資源控制活動建設

物業管理是以物業服務為核心的經營行為，涉及物業服務的人力資源，應從穩定職工隊伍、提高物業服務質量入手，既保證勞務人員薪酬逐步提高，又能使物業公司獲得良好發展。

4.3? ?加強對委托代理財務資源的管控

物業管理活動中的大修基金，由業主繳納，政府物業管理機構代管，涉及多方的利益。因此，物業公司應從各方利益關系出發，強化規范管理。

4.4? ?重大問題建立協商機制

物業管理公司與業主的經濟活動事項，本身就屬于委托與被委托的關系。其中，物業管理質量最終要得到業主的肯定。因此，物業公司加強內部控制體系建設，除了要滿足公司自身管理需要，還要與業主溝通，重大事項需要與業主委員會協商，建立科學合理的管理體系。

4.5? ?處理好多元化經營利益分配關系

現代物業管理涉及多元化經營問題，包括小區各種服務經營，如各類廣告、商戶經營、商品推銷、環境利用、停車收費等。多元化經營與業主權益具有緊密聯系，在內部控制體系建設過程中，強化多元化經營的利益分配關系，是公司持續經營的重要事項，需要公司重點對待。

主要參考文獻

[1]徐海龍.淺談企業會計內部控制制度建設存在的問題及對策[J].中國鄉鎮企業會計，2020（3）：213-214.

[2]余佳俊.我國上市企業多元化戰略研究[D].杭州：浙江大學，2018.