大數據時代數字化人事檔案管理信息化建設策略探究

周宏

摘要：在大數據時代，人事檔案的管理模式已經從之前的紙質化管理逐漸轉變為數字化的管理，通過數字化的管理，可以進一步地將人事檔案的信息管理水平提升上來。該文對數字化人事檔案管理信息化建設，進行了相應的探討，并提出了相應的建設策略，希望能夠讓人事檔案管理朝著數字化還有信息化的方向快速發展，充分地發揮出人事檔案管理的作用。

關鍵詞：大數據時代，數字化人事檔案管理;信息化建設;策略

在企業和事業單位進行人力資源管理的過程中，人事檔案的管理屬于其中的一個重要環節。在大數據時代背景下，傳統的人事檔案管理的模式，已經很難適應現代社會的發展，人事檔案管理的重要發展趨勢就是人事檔案數字化，在人事檔案管理的過程中，將計算機技術以及其它的科學技術引入進到管理的過程中，能夠有效地實現數字信息化的人事檔案管理的模式，將人事檔案管理的水平不斷地進行提升。

一、推進人事檔案管理的信息化建設

建立電子副本。在查閱人事檔案的過程中，很有可能出現一些修改人事檔案的原始材料等行為，利用人事紙質檔案進行分類識別，加上計算機還有掃描儀等現代化的設備，以及擁有新技術的員工來共同整理，從而有效地形成相應的數據資料。通過計算機來實現信息化的管理，建立一份電子版的人事檔案，這樣能夠在很大的程度上避免出現人事檔案的原始檔案丟失或者是損毀等現象出現。當人事檔案的管理人員出現離職或者是工作上的調動時，需要執行電子檔案的交接制度，對各種載體的檔案庫存進行清理，將交接的手續辦理好，從而實現人事檔案的紙質版還有數據格式共同存在^[1]。

建立具備行業特點的人事檔案管理數據庫。為了更好地實現數字化的人事檔案管理模式，在建立人事檔案的數據庫時，必須要保障數據庫是安全還有高效的，這是非常重要的。在實際的人事檔案管理當中，檔案的管理人員需要根據行業的特點還有在工作中可能出現的問題，做好統籌的工作，要在保證軟件的標準化還有安全化，以及后續的技術支持情況下，建立人事檔案管理的模式軟件。

建立數據庫搜索引擎。為了更快地提升人事檔案管理人員的工作效率，可以建立一個快捷而且高效的人事檔案數據庫的信息搜索引擎，這樣的話，能夠在很大的程度上方便人事檔案的管理人員，對人事檔案的出入庫等情況進行及時地記錄，將電子信息進行相應的更新，快捷地搜索人事檔案的電子信息，從而有效地將繁瑣的程序進行減少，進而提高人事檔案管理的工作效率。

二、提升人事檔案管理人員的綜合水平

就目前來看的話，人事檔案管理人員的管理水平，在很大的程度上直接影響著人事檔案的管理水平。所以，在選拔人事檔案管理人員的時候，必須要挑選具備一定的專業水平以及文化素質的人員，在工作的過程中要始終堅持原則、認真負責，還得具有高度的責任心，對于現代化的數字化人事檔案的管理技術還有方法，也得熟練地掌握。只有具備高素質而且具有較高的學習精神的人才，才能更好地勝任人事檔案的管理工作，有效地保證人事檔案管理的高效性，不斷地提高人事檔案管理的水平，推動人事檔案管理朝著更加數字化還有信息化的方向發展。

三、建立人事檔案管理安全風險的控制機制

利用數字化人事管理這種模式的話，必須得對計算機等信息化網絡的進出口進行嚴格地控制。對于網絡鏈接還有檔案的電子信息數據，一定得采取加密還有定時更換密碼的措施，這樣能夠有效地對信息數據進行保護。另外，還得配備專業的人事檔案的管理人員，對人員的身份進行認證的系統還有高端的殺毒軟件也是非常重要的。人事檔案管理的數據庫中的每個環節還有組成的部分，都必須始終保持在同樣的水平上，還得定期地進行檢查還有維護，將人事檔案的數字化水平不斷地進行提升。

四、加快數字化人事檔案管理工作的策略

首先，需要對人事檔案的價值還有數字化，進行相應的重視，大力地推進數字化的人事檔案管理。另外，還要對人事的紙質檔案進行標準化的管理，在建設數字信息化的人事檔案過程中，如果人事的紙質檔案不是很規范的話，那么對人事檔案的數字化也會造成一定的限制。因此，要想更好地推進人事檔案的數字信息化建設，就得將人事的紙質檔案進行規范化的管理^[2]。

其次，應該要逐漸地去建立科學化還有規范化的人事檔案管理模式，從有效地實現資源的整合，在管理的過程有效地減少一些不必要的人力，進而逐漸地形成以人為本的現代化管理模式，這也是進行數字化人事檔案管理的重要意義。目前人事檔案的管理已經漸漸地朝著更加優質的服務，以及更加主動地提供服務的方向發展，對社會的發展來說也具有重要的推動作用。

在大數據時代下，實行數字化的人事檔案管理模式，不斷地改革還有創新人事檔案管理的模式，這是建設人事檔案管理信息化的必然需求。現如今，人事檔案的管理模式已經從過去的那種被動式地服務，逐漸地轉變為現在的主動式服務，并且服務的質量也更加優質。在進行人事檔案管理的過程中，需要將人事檔案的管理水平不斷地進行提升，有效性地提高人事檔案的利用效率。還需要不斷地加強人事檔案管理的信息化建設，促進人事檔案信息化管理更好地發展^[3]。

參考文獻

[1]李彬.大數據時代數字化人事檔案管理信息化建設之我見[J].蘭臺內外，2018（12）：7-8.

[2]梁金愛.數字化時代檔案管理信息化的建設策略[J].蘭臺內外，2019（18）：21-22.

[3]凌敏.人事檔案信息的建設研究[J].中國管理信息化，2017（09）：178-179.