檔案管理是促進園區(qū)發(fā)展的一把密匙

范小磊

江蘇省海安軟件科技園管委會

當前的園區(qū)檔案管理存在著這樣的問題，一是，將檔案管當成可有可無的部門來看待，各個配套的設施都更不上，甚至沒有專門的檔案室，專門的檔案人員。二是缺乏現(xiàn)代辦公的理念，檔案以紙質(zhì)的為主，辦公也沒做到電子化，查一份檔案用時過多。三是缺乏科學性與整體性。許多檔案沒能系統(tǒng)地整理出來，檔案與檔案之間的連接也不緊密，普遍存在著雜亂與不細致的現(xiàn)象。

一、提高檔案管理意識，讓園區(qū)一切有歸屬

對園區(qū)發(fā)展來說，檔案意識也是非常重要的一個環(huán)節(jié)，首先它包含很多內(nèi)容，物品采購檔案，人事檔案，園區(qū)建設檔案等，幾乎要將園區(qū)的一事一物，一花一草，一人一職等都要記錄在案，設定一個完整的檔案。這樣就能對園區(qū)的發(fā)展起到非常重要的作用。因此作為園區(qū)的領(lǐng)導就要讓每個部門都要對每天的具體事務，做一個詳實的記錄，再將這些變成有稽可查的檔案。比如2020發(fā)生的疫情，部分園區(qū)的工作人員回家了。那么在他復工前，就要能查到他每天的行蹤檔案，最后回家的路徑等等。一個簡單的檔案，就能讓用人單位減去許多煩惱，可見檔案的重要，以及管理的重要性。

當然就提高管理意識這個層面來說，它需要從兩個方面來說，一是要提升園區(qū)管理層對檔案管理的重視程度。大多管理層都將目光聚焦在招商、引資上以及相關(guān)環(huán)境的建設上，其實檔案建設也是其中重要的環(huán)境。首先管理層要對園區(qū)檔案的價值有一個充分的認識。這是認識不是口頭上的，而是在日常事務處理的表征上的，即，真真實實地利用檔案、建設檔案，重視它的價值，也挖掘它的潛力。因此就管理層來說，他可以就檔案管理工作提出新的要求，并通過調(diào)查、分析、整合等手段，調(diào)整管理思路，進而探索出檔案管理的新途徑，同時也避免因過度保護而導致檔案利用時的匱乏。二是要強化基層人員的責任意識，做到規(guī)范檔案，整理檔案、宣傳檔案的相關(guān)認知。

二、完善檔案管理制度，讓園區(qū)發(fā)展有規(guī)格

檔案管理是園區(qū)管理的一部分，對應地，它應該也需要一整套完整的制度。這樣做的目的，一是為了用的時候方面，什么時間，什么部門可以來檔案室利用檔案，都要做細致的說明，這能讓檔案發(fā)揮它的最大效用。二也是為了建的方便。各部門要將相應的需要完備的資料要交檔案室，每個部門的負責人都要簽字蓋章，以讓檔案彰顯它的真實。

當然檔案管理制度的建設要充分體現(xiàn)人文的關(guān)懷，比如說，要在在新的管理環(huán)境與產(chǎn)業(yè)園檔案業(yè)務的多元化之間盡量找到平衡點，以讓制度具有適應性與指導性。適應性體現(xiàn)在要為檔案管理提供多層次的管理制度，即，不同的部門管理的方式不一樣，因為不同的部門對檔案的需求也不一樣。比如都說，人事部門利用檔案，更新檔案的頻率比較高，管理人員就要給他們充裕的時間。指導性在于即時更新制度內(nèi)容，以讓制度能服務日新月異的園區(qū)變化。園區(qū)發(fā)展了，相關(guān)的檔案問題也增多了，比如某部門檔案的知識產(chǎn)權(quán)問題以及相關(guān)企業(yè)的信用檔案的權(quán)限問題等。細化制度建設就是指導性的一方面，即，要將制度建設按照各個不同的領(lǐng)域進行細分，進而使檔案管理制度輕松、快捷地覆蓋到所有業(yè)務。

三、提高信息化建設水平，讓園區(qū)展示有路徑

作為軟件科技園，它在電子信息技術(shù)方面有著得天獨厚的先天優(yōu)勢，因此在檔案管理上也要讓這樣的優(yōu)勢用上來，即，提升檔案管理的信息化建設水平。信息化建設對于檔案管理來說，是必由之路，是發(fā)展的必然趨勢，也是更好地做好服務工作的一個必要手段。信息化帶來的不僅僅是檔案管理方式上的改變，其實它更多的也觸及到檔案管理的理念。一是在時間上，要給各部門、各具體的服務對象以最快的、最便捷的服務；而是在內(nèi)容上，要給他們以最新的信息，這是信息化最的的優(yōu)勢。

還以2020年新冠肺炎期間的復工復產(chǎn)為例做一個簡單的說明。由于情況的特殊，大多人、大多工廠、大多部門都選擇了在家電子辦公。如果不實現(xiàn)檔案的電子化管理，整個園區(qū)的檔案系統(tǒng)就會處于一個癱瘓的狀態(tài)。由于準備及時，對園區(qū)檔案信息的檢索和具體的文件材料歸檔基本都是通過電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)。所有的部門，有人的人都知道這個系統(tǒng)，都能通過這個系統(tǒng)獲得相應的資料，也能將相應的信息傳達到這個系統(tǒng)。當然檔案管理信息化也要進行適時的運行維護，以防出現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)負荷運營、在線人數(shù)過多等，而是故障出現(xiàn)的概率高于平時。

四、結(jié)束語

因此加強檔案管理要成為園區(qū)工作的一部分，成為園區(qū)發(fā)展的一個抓手，成為相關(guān)工作的一個突破口、一個引入口。換言之，對檔案進行合理的開發(fā)與利用,將其作用和價值體現(xiàn)出來,就是檔案管理的全部內(nèi)容。