信息時代背景下辦公室檔案管理工作新探

文/ 棗莊市婦幼保健院 李立立

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代發(fā)展需求。辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用信息技術(shù)，其工作內(nèi)容和流程較為復(fù)雜。通過智能化信息技術(shù)能有效提升檔案管理工作效率，推動檔案管理工作進一步發(fā)展。

一、信息化時代辦公室檔案管理概述

（一）信息化檔案管理概念。檔案信息化管理是指在辦公室檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從而實現(xiàn)檔案資料高效收集、整理、存檔和保存的目的，與此同時，檔案管理部門應(yīng)當提供信息化檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與信息檔案有所不同，隨著技術(shù)的發(fā)展檔案管理工作向著智能化和數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，但是通常情況下開展檔案信息化管理工作需要在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門批準下才能進行。

（二）信息化檔案管理特點。第一，開展信息化檔案管理工作應(yīng)當在我國相關(guān)的法律規(guī)定范圍內(nèi)進行。第二，信息化檔案管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有所不同，需要呈現(xiàn)信息化和數(shù)字化特點。第三，信息化檔案管理工作可以通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段，提升管理工作效率。總體來說，信息化檔案管理工作主要內(nèi)容就是將傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容和現(xiàn)代數(shù)字管理相融合，提升管理效果和效率。借助信息化技術(shù)手段能夠節(jié)約整理、保存和歸檔時間。

（三）信息化檔案管理具體內(nèi)容。信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容都是相同的，主要是添加現(xiàn)代信息技術(shù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)和平臺。第一，將硬件和軟件信息作為基礎(chǔ)，保證信息化檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行。第二，應(yīng)當結(jié)合我國實際發(fā)展情況，遵循科學(xué)發(fā)展原則，將各個部門之間工作內(nèi)容相聯(lián)系，實現(xiàn)工作標準化、全面化和規(guī)范化。第三，強化檔案管理工作智能化和信息化，將檔案信息進行分類歸檔，加強檔案信息推廣力度。第四，在開展檔案管理工作時，強化信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建信息化檔案管理平臺，促進信息化管理平臺穩(wěn)定運行。第五，加強信息化專業(yè)人才培養(yǎng)和管理。對信息化技術(shù)和專業(yè)人才要求較高，因此，應(yīng)當加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)力度，在引進高水平員工后采用激勵措施留住專業(yè)人才。

（四）信息化檔案管理的意義。首先，滿足檔案管理工作的要求。由于受到傳統(tǒng)管理方法的影響，一直難以發(fā)揮實效。信息化管理工作就是指改變傳統(tǒng)的管理方式，通過標準化和規(guī)范化的信息管理流程，滿足單位檔案管理工作的需求。其次，借助信息化技術(shù)提升管理效率。檔案管理信息化能夠優(yōu)化管理程序，提升管理效率。與此同時，提高檔案管理工作效率是確保工作規(guī)范化和制度化的基本條件，實現(xiàn)整理、分類、歸檔和保存的高效性。最后，信息化管理離不開制度的保障。制定規(guī)范的制度保障是實現(xiàn)檔案信息化的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，辦公室的檔案管理工作還未健全。因此，制定規(guī)范的制度促進信息化管理工作的完成，通過建立完善的制度和規(guī)范的操作流程推動檔案管理工作有序進行。

二、信息化背景下辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）缺少信息安全意識。在應(yīng)用計算機技術(shù)開展檔案管理工作過程中，部分單位未對信息安全有清楚認識，經(jīng)常會出現(xiàn)保存檔案的機器被黑客或不法分子入侵，使得數(shù)據(jù)信息被泄露和損壞。涉及的信息種類眾多，其中還包括極其重要的關(guān)鍵性內(nèi)容。檔案管理人員如果缺少信息安全認識或者在收到檔案管理信息后沒有及時采取有效措施，就會為數(shù)據(jù)安全埋下隱患，造成嚴重經(jīng)濟損失甚至可能會承擔法律責任。

（二）管理人員素質(zhì)較差。現(xiàn)階段，實行信息化檔案管理對有關(guān)人員提出了更高要求，他們不僅應(yīng)當掌握熟練檔案管理理論知識，而且也應(yīng)當全面掌握計算機使用方法。因為信息化檔案管理不僅是將檔案進行保存，而且也包含信息數(shù)據(jù)庫的建立，但是實際情況是辦公室檔案管理人員素質(zhì)和工作能力并未符合要求。與此同時，部分單位還未重視辦公室的檔案管理工作，缺少對檔案工作管理人員的培訓(xùn)。

（三）管理機制仍不健全。目前，很多單位還未明確檔案管理的具體部門，多數(shù)由會計人員或者行政部門兼職管理。在信息化的背景下，檔案管理工作存在眾多的不合理，限制辦公室檔案管理工作的開展。部分單位盡管在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理部門，但是由于缺少健全管理制度以及制約責任，使得部門更多只是形式化管理。經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失、篡改和泄露等問題，究其原因，還是在檔案管理工作過程中并沒有依據(jù)嚴格的制度和標準進行檔案收集、借閱和保管等工作。

（四）管理理念方式落后。信息化背景下能夠?qū)⒏黜椯Y源和信息調(diào)動，充分發(fā)揮使用價值。但在目前單位檔案管理工作中，相關(guān)工作人員缺少服務(wù)意識，使得信息化管理系統(tǒng)趨于形式，沒有完全發(fā)揮出信息化管理的效果。在傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作中，都是通過工作人員進行操作，存在許多弊端，無法及時整理、歸檔和保存；無法及時高效調(diào)動數(shù)據(jù)信息；工作人員專業(yè)素質(zhì)較差，導(dǎo)致無法順利開展檔案管理工作。

（五）新舊檔案卷宗混亂。盡管目前單位意識到信息化管理工作的重要作用，但現(xiàn)階段部分醫(yī)院硬件和軟件設(shè)備還沒有配備齊全，使得檔案管理工作難以真正落實和運轉(zhuǎn)。開展檔案管理工作面臨巨大困難。檔案管理的工作質(zhì)量存在參差不齊的狀況，限制檔案管理工作的發(fā)展。部分單位由于長期疏于卷宗管理，使得很多卷宗出現(xiàn)與記錄情況不相符合的狀況，造成醫(yī)院花費大量資金找回信息卷宗。

三、信息化背景下辦公室檔案管理工作的有效措施

（一）增強信息安全意識。為避免檔案信息遭到泄漏或者破壞，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)當加強安全意識。辦公室檔案信息主要包括各個部門工作進度、會議記錄、員工檔案和病患信息等，都是保證單位正常運轉(zhuǎn)的重要資料。單位日常運轉(zhuǎn)的資料有著很大的保存價值，并且應(yīng)當確保檔案信息的真實性和準確性。信息時代的背景下要將各類資料進行信息化處理，應(yīng)用現(xiàn)代計算機技術(shù)將信息以電子形式保存，并且將各項資料分類保存，建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息庫，使得單位檔案形成系統(tǒng)和完整的電子信息系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的信息經(jīng)過技術(shù)處理加以保存，并且采用加密形式進行處理，保護檔案信息。建立辦公室檔案信息化體系是漫長過程，也是構(gòu)建信息化辦公室檔案管理平臺的主要方法。

（二）提升管理人員素質(zhì)。部分辦公室檔案管理人員并非是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)或者計算機專業(yè)的，掌握的檔案管理知識相對較少而且還不全面，無法符合信息時代辦公室檔案管理工作的要求。并且非專業(yè)的人員也沒有充分認識到檔案管理工作的重要作用，在實際工作過程中，經(jīng)常由于疏忽造成各種問題。因此，各單位應(yīng)當重點關(guān)注辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。通過組織有關(guān)人員參加學(xué)術(shù)討論活動或者交流會的形式進行相互溝通交流，學(xué)習(xí)其他單位的管理經(jīng)驗，提升自身專業(yè)能力和素質(zhì)，聘請專業(yè)性較強的檔案管理人才完成此項工作，為單位構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍。

（三）健全檔案管理機制。在信息時代的背景下，辦公室檔案管理工作應(yīng)當重點關(guān)注資源、使用和安全三個方面的建設(shè)，促進單位辦公室的檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。第一，建立專門的檔案管理部門，依據(jù)各單位實際發(fā)展水平、經(jīng)營狀況和規(guī)模設(shè)置人員組成結(jié)構(gòu)。第二，應(yīng)當依據(jù)管理部門的有關(guān)內(nèi)容建立相應(yīng)的機制，包括管理人員獎勵懲罰機制和考核機制，確定全面管理制度，有效約束工作人員的行為，保證工作質(zhì)量。第三，將信息化技術(shù)作為檔案管理工作的切入點，將資源、使用和安全體系作為基本建設(shè)點，促進辦公室檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化。第四，建立檔案管理機制應(yīng)當結(jié)合單位文化和其他規(guī)章制度，才能真正實現(xiàn)信息化檔案管理目標。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。推動辦公室檔案管理工作進一步發(fā)展，需做到如下兩方面：一方面，創(chuàng)新管理理念。檔案信息有著極為重要的價值，相關(guān)工作人員應(yīng)當創(chuàng)新管理理念，不僅僅是做好資料收集、整理、歸檔和保存等工作，還應(yīng)當轉(zhuǎn)變管理理念。包括單位領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案工作管理人員都需要拓寬檔案管理思維，不斷積極學(xué)習(xí)先進檔案管理理念，并且以理念為基礎(chǔ)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化的檔案管理。另一方面，創(chuàng)新管理方式。第一，單位可以通過多方面力量推動檔案管理工作信息化建設(shè)，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提升管理效率提供有利條件。各單位應(yīng)當提供充足的人力、物力和財力加以支持。第二，傳統(tǒng)人力工作形式無法順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作，要建設(shè)數(shù)字化檔案管理，提升管理效率。第三，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，提供查詢和搜索功能，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的查詢難和搜索慢等問題，提高檔案管理工作的有效性。

（五）明確檔案管理工作。第一，單位為有效提升信息化檔案管理水平應(yīng)當配備相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，使信息化檔案管理真正得以落實，促進單位正常有序運轉(zhuǎn)，推動檔案管理工作信息化發(fā)展。第二，單位應(yīng)當加強檔案管理，定期開展檢查整理工作，避免出現(xiàn)遺失或者與記錄不相符的狀況，也充分保證醫(yī)院在開展檔案管理工作時節(jié)省資金投入量。與此同時，單位應(yīng)當實行檔案信息化管理，加強檔案管理力度，提升檔案管理質(zhì)量和效率。第三，對于一些從事多年檔案管理工作的老員工來講，面對新的檔案管理模式一時之間難以適應(yīng)，特別是在剛剛引進信息化管理模式時涉及信息轉(zhuǎn)寫、歸檔、歸類和錄入等環(huán)節(jié)，對于檔案管理老員工而言是不小的挑戰(zhàn)。因此，單位可以組織員工參加相關(guān)培訓(xùn)或者適當調(diào)動工作崗位，以滿足現(xiàn)代信息化檔案管理的要求。

四、結(jié)語

檔案管理工作在現(xiàn)代單位發(fā)展中有著重要作用，特別在制定決策階段，要通過檔案管理總結(jié)以往工作經(jīng)驗保證決策合理性。傳統(tǒng)的檔案管理工作無法順應(yīng)新時代信息技術(shù)的發(fā)展需求，要建立信息化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。