新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題及對策

文/山東省精神衛(wèi)生中心 隆偉

檔案管理是醫(yī)院管理工作中重要的組成部分，它可以為醫(yī)院提供更多的信息，同時為臨床醫(yī)學研究提供了有效的數(shù)據(jù)參考。目前醫(yī)院檔案管理工作比較復雜，醫(yī)院為提高服務質(zhì)量，需要加強管理的工作，健全檔案管理的相關制度，促使管理工作順利進行。在新形勢下，現(xiàn)代化管理模式有助于檔案信息的長期存儲、快速處理和加工，減輕了管理人員的工作量，提高了工作效率，使醫(yī)院獲取信息更加方便快捷。另外，信息管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化和具有安全性，提高了管理的水平，進而提升了醫(yī)院的綜合實力和競爭力，推動醫(yī)院長遠發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案屬于醫(yī)院無形的資產(chǎn)，記錄著醫(yī)院各項活動的真實信息，為以后的工作提供了重要的依據(jù)，并在一定程度上促進醫(yī)院各項工作的發(fā)展。醫(yī)院檔案資料中包含著自身發(fā)展的狀況、患者的病歷資料以及醫(yī)生的科研成果等信息，這些信息通過文字、圖像、表格、數(shù)據(jù)、影像等方式記錄下來，旨在為以后的醫(yī)療工作提供有力的參考。檔案資料的內(nèi)容大多是醫(yī)務人員及領導者在實踐過程中對各項工作的總結(jié)，有著較高醫(yī)用價值，所以檔案管理水平的高低，直接影響著醫(yī)院發(fā)展的前景。將檔案信息進行妥善管理，能夠幫助醫(yī)院對比工作的結(jié)果，發(fā)現(xiàn)當前的不足，激發(fā)工作人員積極改善問題。對醫(yī)院而言，檔案資料中有豐富的知識，靈活應用和參考檔案信息，可為醫(yī)院的改革和創(chuàng)新提供有利條件，同時提高醫(yī)院的市場競爭力，促進醫(yī)院全面發(fā)展。因此，新形勢下醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展有著非常重要的作用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

（一）檔案管理制度的不完善。在經(jīng)歷了長時間的發(fā)展之后，大部分醫(yī)院已經(jīng)創(chuàng)建了符合自己發(fā)展的管理體系和規(guī)范制度，但是絕大多數(shù)都是與醫(yī)療、護理和人事相關的，并沒有針對檔案管理問題制定規(guī)范的管理制度和機制，依舊缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式。在醫(yī)院檔案管理工作中，制度的不完善導致檔案管理工作不能有效開展，目前現(xiàn)代化檔案管理缺乏具體的管理流程，各項工作的責任分配不到位，且缺乏對管理者的監(jiān)督和考核措施，這樣則容易造成管理脫節(jié)、檔案丟失和破壞等問題，甚至出現(xiàn)各個科室拖延、不能及時上交檔案資料、收集資料困難、管理混亂、效率低下等，導致檔案管理工作流于形式，嚴重影響管理工作有序、規(guī)范的開展。長時間不規(guī)范的管理工作，導致所有人員更加不重視檔案管理工作，降低了工作人員的積極性，減少了工作的熱情，不能為醫(yī)院提供高效的信息，更不能使檔案信息的真正價值發(fā)揮出來。檔案管理制度的不完善，嚴重影響著醫(yī)院信息的交流和處理，阻礙著醫(yī)院的建設和發(fā)展，因此只有健全管理制度，管理人員才能更好、更準確把握管理的方向，將檔案管理對醫(yī)院的重要作用發(fā)揮出來。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員。管理職能的充分發(fā)揮，取決于工作人員自身責任意識的強弱。目前很多醫(yī)院的建設與發(fā)展過程中，管理人員缺少對檔案管理工作的正確認識，缺乏管理意識，導致管理工作者積極性降低，工作敷衍了事，使檔案資料管理存在諸多的問題。醫(yī)院檔案管理人員大多為兼職人員或臨時崗位調(diào)動人員，致使檔案管理工作頻繁變動，增加了工作人員管理的難度。不固定的工作人員，必然對檔案收集、整理、歸檔等具體工作流程不夠熟練和了解，進而影響了檔案管理工作的進度。另外，醫(yī)院會花費大量的時間和精力在醫(yī)務人員能力的提升上，忽視了檔案管理人員的重要性，對他們要求較低。由于醫(yī)院缺少對檔案工作人員相關知識系統(tǒng)的學習以及管理技術實際操作的培訓，使得檔案工作人員缺乏專業(yè)知識，思想觀念和管理方法落后，綜合素養(yǎng)低，缺乏較強的業(yè)務能力，使醫(yī)院檔案管理很難適應新形勢下管理現(xiàn)代化的要求，嚴重阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

（三）檔案管理投入不足。由于醫(yī)院領導對檔案管理的不重視，使得檔案管理的資金和設備在投入上嚴重不足，管理設備較為陳舊，目前仍有很多檔案的處理應用手工進行，管理手段落后，導致檔案工作嚴重滯后，降低了檔案信息化程度。另外，檔案管理還缺乏現(xiàn)代化的管理技術，影響著檔案管理水平的提升，檔案管理信息技術平臺的不健全，使工作人員只能將計算機的應用停留在對檔案信息的收集和儲存上，使管理者不能有效開發(fā)檔案信息資源，更不能實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部與外界資源的共享，再加上軟件的技術的落后，使檔案信息管理存在一定的不安全性，進而為檔案管理工作增加了難度。雖然近年來檔案管理工作有較大的改善，但是大多是在硬件方面的改善，醫(yī)院軟件方面的支持相對較少，目前檔案管理中軟件與系統(tǒng)的兼容性和安全性方面的問題一直較為突出，一旦出現(xiàn)問題則會導致整個系統(tǒng)運行癱瘓，使檔案信息丟失、損毀或泄露。

三、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的對策

（一）加強對檔案管理的重視。醫(yī)院要想取得較好的發(fā)展，首先要加強所有人員對檔案管理的重視度，將檔案管理的工作作為醫(yī)院管理工作中重要的任務，將這項工作當成促進醫(yī)院發(fā)展的一部分。當提高管理者的重視度時，相關的工作人員也會潛移默化地重視起來，讓檔案管理工作有效地開展。在日常的管理工作中，首先管理者要樹立責任意識，從加強工作人員的培訓開始。其次要通過不同的方式進行相關內(nèi)容的宣傳，讓所有的人員認識到做好檔案管理工作的重要性，讓各個科室能積極配合檔案管理工作人員收集資料。最后管理者要以認真的態(tài)度對待這項工作，提高自身管理的能力，讓管理者發(fā)揮出實際的作用。

（二）健全檔案管理的制度。在醫(yī)院檔案的管理中，管理制度不夠完善，缺乏行之有效的規(guī)章制度和流程來指導工作人員開展檔案管理工作，制約著醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院應健全檔案管理的制度，使管理工作能更加規(guī)范和合理，讓工作人員嚴格按照規(guī)章制度進行操作，為檔案管理工作提供有力的保障。醫(yī)院需要根據(jù)具體的情況將流程更加細化，提升執(zhí)行的力度，將責任分配到具體的每個人，在出現(xiàn)問題時可以找到負責人，避免推卸責任的情況出現(xiàn)。另外，還要健全考核和監(jiān)督的制度，將檔案管理工作加入所有人員考核項目當中，設立獎懲制度，對未認真完成、怠慢工作以及管理工作出現(xiàn)失誤的人員進行相應的懲罰；相反，對這項工作認真負責、比較出色和有較大貢獻的人員進行獎勵，以此提高工作人員的積極性，使其對檔案管理工作更加具有責任心，使檔案管理工作能順利有序地進行。醫(yī)院還應建立專門的監(jiān)督人員，負責監(jiān)督各項制度落實的情況，收集各個科室對檔案管理的意見和要求，逐漸優(yōu)化管理的模式。健全檔案管理的制度，可以保證醫(yī)院檔案信息的規(guī)范收集和整理，使檔案信息的價值體現(xiàn)出來，更好地為醫(yī)院的科研和改革所應用。

（三）加大檔案管理投資力度。為提高檔案管理的水平和管理方式，則需要醫(yī)院加大對檔案管理的投資力度，引進先進的現(xiàn)代化設備，應用計算機信息化網(wǎng)絡平臺管理醫(yī)院的檔案，可以減少檔案的存儲空間，操作更加便捷化，讓所有信息更有利于保存，節(jié)約了人力、物力、財力資源，提高了檔案管理工作的效率。醫(yī)院要改善檔案管理的硬件條件，如設立專門的檔案管理部門，將所有設備配置齊全，以便檔案管理工作的順利開展。另外，還要加大對管理技術的投入，管理技術可以為醫(yī)院提供高質(zhì)量的檔案信息，硬件是基礎條件，軟件是必要條件。除此之外，開發(fā)先進的安全防護系統(tǒng)，進一步提高醫(yī)院檔案防火墻技術，保證醫(yī)院檔案在安全的環(huán)境中運行。還要安排專門的人員對系統(tǒng)進行維護，加強對檔案信息的保護，避免信息的泄露，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平。

（四）提高管理人員的素質(zhì)。在選拔管理人才時，要選擇有勝任能力和綜合素質(zhì)過硬的人才，嚴格按照考核的制度選拔，從源頭上選擇可靠的有用之才。除此之外，還要定期對所有工作人員進行培訓，找出管理過程中存在的問題，在培訓的過程中進行全面的解決。時刻關注外界管理理念和技術的新動態(tài)，派遣一部分人員進行外出學習新理念和新技術，并將所學知識和技術帶回醫(yī)院中，讓每一個工作人員都能熟練掌握新技術，很好地將所學知識應用在檔案管理的工作中。檔案管理人員不僅要提高專業(yè)的理論知識，還要增強法律意識，所以，醫(yī)院要組織所有人員學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關的法律法規(guī)，使工作人員能保守秘密，提升專業(yè)性和責任感。將工作人員的工作成績與績效掛鉤，激發(fā)工作人員的積極性和主動性，讓他們能全身心地投入工作當中，為醫(yī)院創(chuàng)造更多的價值。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作有著巨大的變革，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的聯(lián)系，因此，醫(yī)院應做好檔案管理工作，積極尋找管理過程中存在的不足，采取有效的措施，促進醫(yī)院長遠的發(fā)展。目前傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，因此，醫(yī)院管理者要將檔案管理工作重視起來，讓醫(yī)院資源合理利用，加強工作人員的責任意識，促進檔案管理工作的有序開展。還應健全檔案管理制度，明確劃分各科室的工作，將責任分配到個人，制定更加細化的流程和監(jiān)督機制，提高管理的執(zhí)行力，提升各項工作的效率。加大對檔案管理的投資力度，健全管理的設備，引進專業(yè)、綜合管理能力較強的人才，進而提高管理的質(zhì)量，并定期為患者進行培訓，提升管理者的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理的模式，推動醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎。