試論企業文書檔案管理存在的問題及解決策略

文/西安市熱力集團有限責任公司 杜俊英

在企業檔案管理系統中，文書檔案占比并不算最大，但由于其信息的廣度和密度以及機密性，使得企業文書檔案管理工作的順利開展對整個企業工作有重要的影響，且文檔管理水平的質量也是體現單位管理水平的關鍵。當前我國社會經濟快速進步與發展，企業在信息化和數字化的智慧平臺管理介入下，傳統的文書檔案管理方式已不符合目前企業發展規劃需求，因此要重視創新優化文書檔案管理工作，不斷提高管理水平，解決文書檔案管理中存在的問題，以保障和同步于企業的良好發展和升級。以下主要圍繞著企業文書檔案管理之中存在的問題展開簡單的分析與探討。

一、企業文書檔案管理中出現的問題

（一）忽視檔案管理工作。檔案管理工作因為不直接產生效益，所以在企業普遍不受重視，很多企業沒有獨立的檔案部門，檔案工作做不到集中統一管理，各類檔案的管理分散在職能部門，文書檔案一般劃歸在辦公室。因為不能成為獨立的部門，因此在行使檔案管理時就缺乏更多的自主權和話語權，還有相當多文書檔案人員為兼職，導致在文書檔案的管理方面沒有更多的專業精神和足夠的精力，導致檔案管理不規范不全面。當然也有企業對文書檔案管理工作予以了重視，且在管理工作中投入了相應的人力、物力，但也沒有獲得良好的工作效果，究其原因主要是沒有做好文書檔案管理工作的制度建設和規范管理工作，所以不能有效發揮企業文書檔案管理的作用。

（二）未銜接好其他文件材料歸檔工作。企業文書檔案主要是企業管理類檔案文件材料，是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種記錄。所以文書檔案管理工作要與企業各個部門緊密聯系，做好文件材料的收集歸檔工作。從文件材料到文書檔案中間要經過一系列的歸檔整理工作，這是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關系到檔案的保管和利用。可是許多企業在經營過程中總是存在將紅頭文件和文書檔案混為一談的情況，這也導致企業其他工作人員認為將紅頭文件規整到文書檔案管理工作中即可，致使文書檔案管理工作和其他管理工作進行銜接時出現脫節的情況。一般來說，企業紅頭文件的歸檔比較完整，各部門對于“白頭文件”的歸檔意識不足，如工作總結、計劃規劃、領導講話、情況匯報、統計報表等疏于歸檔，造成文書檔案收集的不完整。

（三）工作人員素質參差不齊。很多企業不重視文書檔案管理工作，認為文書檔案工作沒有技術含量，所以許多從事文書檔案管理的工作人員都是抽調來開展工作的，這部分工作人員并未了解文書檔案管理的重要性，甚至有部分員工連文書檔案管理的基本工作常識都不知道，處于無證上崗工作的狀態，致使企業文書檔案管理工作在開展過程中無法有效完成管理工作，時常存在檔案管理混亂和遺漏的情況。要么檔案繼續教育沒有跟上，檔案的新法規和新動態沒有及時掌握，工作標準落伍不規范。許多檔案管理工作人員也不重視檔案管理工作，自身沒有較強的責任感，未能在工作中及時主動收集數據資料，所以文書檔案的完整性遭到破壞。若企業不對文書檔案管理中存在的各種問題加以重視和調整，長此以往會給企業文書檔案管理工作的開展造成滯后效應。

二、企業文書檔案管理存在問題的原因

（一）工作復雜程度高。在企業實際工作中，文書檔案管理工作需要對企業各個部門的文件材料進行收集、歸檔與保管，其中收集和整理是文書檔案管理工作的重中之重，歸檔整理是難點所在，其主要是由管理工作性質決定，所收集的材料較為廣泛，收集材料的工作也非常繁瑣。平常收集，集中整理，工作量大。要鑒定每份文件材料的歸屬機構和保管期限，因為牽涉到不同的職能部門，鑒定工作中要判定其重要還是不重要，永久還是定期，需要一定的檔案專業功底和對本單位本行業的了解，使得文書檔案管理工作難度大大增加。尤其在銷毀檔案時鑒定更要非常慎重。檔案整理從件到盒的規范性和標準化要求，也使整理工作欲速則不達。也基于此，更需要重視對文書檔案管理的規范化與合理分析，從而科學提高管理工作效率，為企業文書檔案管理工作的優化打下基礎。

（二）工作依據為文書，文書的變革帶來檔案的變革。企業管理在實際運營工作中是利用文書進行各項工作開展的，文書檔案管理的最終水平與質量會直接受到文書的影響。此外，企業工作的情況與質量會在文書里直接體現，包括企業資產變化、生產經營管理業務、企業財務等都能通過文書進行體現，這也從側面表明企業文書檔案管理工作的復雜性和綜合性，再加上我國社會經濟與科學技術的快速發展，企業的經營模式和經營范圍在不斷變化，電子文件的普及讓企業文書檔案管理也朝著多元化發展，其內容的擴增讓文書檔案管理工作的壓力不斷增大。

三、處理企業文書檔案管理問題的策略

（一）重視企業文書與檔案之間的銜接。在企業文書檔案管理工作中要保障文書與檔案兩者的區分和兩者的聯系，重視文書與檔案工作之間的銜接，從而保障文書檔案管理工作的質量。在實際工作中應正確認識文書與檔案管理工作的關聯性和銜接性，根據企業應歸檔的文件材料和不應歸檔的文件材料的范圍，確保該歸檔的文書材料完全歸檔，不該歸檔的不予歸檔，達到文書與檔案工作的協調統一。

（二）建設檔案管理系統，完善管理機制。為了保障企業內部文書管理工作科學規范，應建立完善的文書檔案管理流程，給文書管理工作提供相應的標準管理機制，不斷細化程序規定，確保在企業內部有較好的可操作性與實用性。例如，在企業自動化辦公系統簽發公文時，公文簽發的相關規定要求文件發放后能發揮效用，在經程序核對后送至相關部門及領導審核，最終套紅加蓋電子印章形成電子文件，在公文流程中可以設置電子文件歸檔，進而使得文書檔案歸檔及時性和完整性得到有效提高。因此，為了有效提高文書檔案管理效率，應重視管理機制的細化，將所有要求簡明扼要、全面地提出，在系統中按照流程最終實現電子文件直接歸檔，不但提高查閱效率，還實現與紙質檔案的雙軌制歸檔。

（三）重視文書檔案人員的專業水平提高。企業文書檔案管理人員的綜合素質對管理工作的開展也有至關重要的作用，就新員工而言，要進行崗前培訓，確保所有檔案人員持證上崗，最好到檔案部門實習方能夠盡快獨立完成文書檔案的規范整理。文書檔案管理人員要加強學習檔案法律法規，按《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等文件要求開展文書檔案整理工作，提高檔案整理的規范化和標準化。管理人員要不斷學習信息技術，利用計算機技術對文書檔案進行高效檢索，讓企業檔案管理水平不斷提升。

（四）加強部門互動，依次開展管理工作。為了實現對文書檔案的最大化利用，確保檔案質量有所提升，就應重視對文書檔案的科學收集，因此，文書檔案管理工作人員與各部門之間應加強互動和溝通，對各部門的工作概況都有所了解，及時掌握所需檔案材料，不斷優化文書檔案收集范圍。此外，為確保文書檔案工作的合理開展，應根據企業發展規劃和趨勢，開展和拓展相應的工作，為企業的發展決策提供科學參考，進而實現企業文書檔案管理工作的現代化優勢。

（五）加強電子檔案的安全性。文件歸檔工作應按照國家“雙軌制”管理的業務要求，將紙質歸檔文件與電子歸檔文件同步規范整理。利用現代化信息技術進行企業文書檔案管理工作能夠提高工作效率，為工作人員減少工作壓力，但是相應地利用電子檔案進行保存時也要重視其安全性，健全網絡安全體系的建設，并規定信息安全制度與保護措施。例如，在電腦中安裝防火墻、訪問密碼等，保障企業文書檔案管理信息的安全性。對重要檔案進行掃描備份，并異地保管。

（六）爭取領導對文書檔案工作的重視。企業文書檔案管理工作的優劣會受到企業領導的影響，其領導重不重視文書檔案管理工作的開展，則相應的文書檔案管理工作也會受到制約。所以，要爭取企業領導對于文書檔案管理的重視。一是業務扎實，用規范的檔案提供良好的利用服務工作，比如，為了完成企業檔案業務“用”的要求，通過不同的檢索方式進行高效檔案目錄檢索，可提供下載服務與全文閱讀，及時準確高效地提供利用。二是對領導進行檔案普法宣傳和檔案知識宣傳，有利于企業檔案管理體系的建設，從而通過上行下效讓企業從領導到員工正確認識到文書檔案管理的重要性與價值。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理水平直接體現企業檔案管理水平，當前信息化技術不斷發展，企業文書檔案管理也要朝著信息化的方向發展。正確認識文書檔案管理的作用和價值，不斷完善檔案資料的完整性，發揮其實用價值，進而提升文書檔案管理工作的水平。基于此，企業要根據自身發展狀況和發展規劃，不斷加強文書檔案管理，有效完善管理規章制度，提高管理工作人員綜合水平與專業技能，保障文書與檔案工作能夠有效銜接，使文書檔案價值得到充分體現，從而為促進企業的良好發展發揮更大作用。