博物館外事工作研究
——以上海博物館為例

文/上海博物館 張潔

一、外事工作在博物館工作中的重要作用

博物館是保護(hù)和傳承人類文明的重要殿堂，是連接過去、現(xiàn)在、未來的橋梁。中國(guó)的博物館等藝術(shù)機(jī)構(gòu)是中國(guó)古代文化的保護(hù)者、傳承者，一代代博物館人用自己的實(shí)際行動(dòng)奮斗在各自崗位上，堅(jiān)守著保護(hù)、研究、推廣中國(guó)古代優(yōu)秀文物的責(zé)任。習(xí)近平總書記在參觀西安市博物院的時(shí)候曾說過：“一個(gè)博物院就是一所大學(xué)校。”博物館在承擔(dān)著向國(guó)內(nèi)觀眾展示、教育責(zé)任的同時(shí)，同時(shí)也肩負(fù)著向海外同行、海外觀眾展示中國(guó)文化魅力的責(zé)任。我們要講好中國(guó)故事，弘揚(yáng)中國(guó)優(yōu)秀的文化，以此激發(fā)民族自豪感和自信心，為推動(dòng)“中華文化走出去”貢獻(xiàn)文博人的力量。如今，隨著我國(guó)綜合國(guó)力的不斷提高，中國(guó)的優(yōu)秀文化藝術(shù)吸引著越來越多海外人士的到來。其中，參觀博物館的觀眾，尤其是國(guó)外觀眾數(shù)量正逐年增加，博物館作為一處新的旅行“打卡點(diǎn)”和海外觀眾了解中國(guó)文化的重要場(chǎng)所，每天迎接著來自全球不同文化背景、不同宗教信仰的觀眾。同時(shí)，來自政府層面的友好訪問以及世界博物館同仁的學(xué)術(shù)訪問也越來越多，外賓接待任務(wù)越來越繁重。我國(guó)博物館與海外博物館在國(guó)際展覽合作、人員交流、合作研究等方面的頻率也不斷提高，與此相對(duì)應(yīng)產(chǎn)生的因公臨時(shí)出國(guó)（境）數(shù)量也日益增長(zhǎng)。所以，在當(dāng)前環(huán)境下，博物館的外事工作顯得越來越重要。因?yàn)橥馐鹿ぷ髻|(zhì)量的高低直接影響著博物館的對(duì)外形象，以及它在國(guó)際間合作的深度和廣度。所以，外事工作做好了，除了獲得國(guó)際口碑外，同時(shí)也能收獲文化自信。上海博物館于20世紀(jì)90年代始與日本奈良國(guó)立博物館建立起了友好合作關(guān)系，自此開始了長(zhǎng)達(dá)20多年的學(xué)術(shù)交流。在這之后，上博又同日本東京國(guó)立博物館簽訂了友好交流協(xié)議，雙方除了專業(yè)人員交流學(xué)習(xí)外，還在合作舉辦展覽方面給予了極大的互助互惠。此后，上海博物館又先后與英國(guó)大英博物館、俄羅斯艾爾米塔什博物館、新加坡亞洲文明博物館簽署了友好合作備忘錄，這一份份友好合作協(xié)議的簽署及續(xù)簽，是對(duì)上博的研究實(shí)力、文物保護(hù)能力、展覽合作能力以及外事工作能力的一次次肯定，并直接影響著上海博物館在國(guó)際博物館界的地位。

二、博物館外事工作的內(nèi)容

以上海博物館為例，由文化交流辦公室承擔(dān)全館的外事工作和外借展覽的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)事宜。文化交流辦公室的工作大致包含以下幾方面內(nèi)容：

（一）因公臨時(shí)出訪相關(guān)。因公臨時(shí)出訪主要涉及本館相關(guān)人員因公訪問、展覽布撤展、參加國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)、發(fā)表演講、研修以及合作研究等內(nèi)容。每年年初，“文化交流辦公室”都會(huì)在嚴(yán)格遵照上級(jí)外事部門的要求下制定合理的出訪計(jì)劃，并負(fù)責(zé)向外事主管部門申報(bào)出訪任務(wù)、辦理護(hù)照簽證手續(xù)、召開出訪行前教育會(huì)議、回收因公證照，最后做好歸國(guó)報(bào)告的收集工作。

（二）外事接待。上海博物館的外事接待主要包括以下幾方面：（1）日常外賓參觀，包括我國(guó)民間組織、各大學(xué)以及兄弟博物館邀請(qǐng)來訪的海外學(xué)者。（2）來自上海市人民政府外事辦公室等政府級(jí)別的接待，細(xì)分為一級(jí)警衛(wèi)團(tuán)、二級(jí)警衛(wèi)團(tuán)和三級(jí)警衛(wèi)團(tuán)。（3）來自友好館的交流人員。（4）國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)、高峰論壇等大型活動(dòng)的外事接待。（5）在上博館內(nèi)舉辦的特別展覽中邀請(qǐng)參加的外賓接待。

（三）安排在滬短期居留的海外人士。對(duì)于上博同意來訪研修或交流的外籍學(xué)生、國(guó)外博物館同仁，外事部門要做好前期聯(lián)絡(luò)和接待工作。同時(shí)，也須不定期地同外籍人士溝通交流，若對(duì)方有生活上的困難或需求的，我們也應(yīng)及時(shí)提供幫助。

三、如何做好外事工作

都說“外事無小事”。如何做好外事工作是每一個(gè)外事工作者都必須思考的問題。筆者經(jīng)歷十余年的外事工作，對(duì)以下幾方面進(jìn)行了一些研究和總結(jié)。

（一）仔細(xì)認(rèn)真并快速地完成外事出訪申報(bào)。外事出訪申報(bào)工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)很難。因?yàn)殛P(guān)系到出訪人能否按計(jì)劃出行，所以外事出訪申報(bào)工作有著嚴(yán)格的時(shí)效性。首先，出訪人在經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)同意后向外事部門提交符合規(guī)定格式的邀請(qǐng)信及邀請(qǐng)信翻譯件。其次，由外事部門填寫因公臨時(shí)出國(guó)境任務(wù)申報(bào)表，詳細(xì)填寫出訪目的，出訪日程等內(nèi)容。最后，根據(jù)上級(jí)外事部門的要求，外事部門依次將任務(wù)申報(bào)表、外文邀請(qǐng)信、邀請(qǐng)信翻譯件及費(fèi)用證明等材料整理后上交上級(jí)單位審核。在等待上級(jí)外事主管單位出具任務(wù)批件的這段時(shí)間里，外事部門可以請(qǐng)出訪人填寫簽證表，并準(zhǔn)備其他簽證材料。以上海博物館為例，外事出訪申報(bào)工作由兩名工作人員共同承擔(dān)，經(jīng)歷由上海市文旅局、市委宣傳和市府外辦三個(gè)上級(jí)審核單位，因此，從開始申報(bào)到拿到簽證，一般會(huì)經(jīng)過兩個(gè)月左右的時(shí)間。在有限的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，是外事部門一直謹(jǐn)慎對(duì)待的事情。可以說，多花一天時(shí)間寫申報(bào)材料，之后辦簽的時(shí)間就少一天。因此外事工作者必須在最短的時(shí)間內(nèi)完成申報(bào)材料的填寫，并且盡量做到不出現(xiàn)錯(cuò)誤而被要求重新填報(bào)。因?yàn)橹貓?bào)事小，耽誤時(shí)間事大。因此，在填寫申報(bào)材料時(shí)，必須將“出訪目的”“出訪日程”等內(nèi)容詳盡填寫，這就需要外事工作者在遵循時(shí)效性原則的同時(shí)還得做到仔細(xì)和認(rèn)真。申報(bào)材料中的文字其實(shí)并不需要過多，只需要圍繞“人員”“任務(wù)”“產(chǎn)生這次出訪任務(wù)的前因后果”“期望達(dá)到的效果”等幾方面內(nèi)容將事情說清楚說明白即可。切忌洋洋灑灑一大篇，反而弄巧成拙。當(dāng)有黨政干部因公出訪時(shí)，上級(jí)單位可能會(huì)對(duì)申報(bào)材料有更多的要求。以上海為例，需要另外提交一份“情況說明”，詳細(xì)描述出訪任務(wù)、與邀請(qǐng)方的交流交往史、各人任務(wù)分工等內(nèi)容。我們?cè)跍?zhǔn)備材料時(shí)也必須仔細(xì)斟酌，務(wù)必言簡(jiǎn)意賅地表述清楚。

（二）細(xì)致周到地進(jìn)行外事接待。在日常的外賓接待任務(wù)中，外事部門需要根據(jù)外賓的行政級(jí)別、身份等安排不同的接待方式。但歸結(jié)起來可以發(fā)現(xiàn)，主要把控住以下幾個(gè)方向：（1）外賓停車及迎接、送別；（2）參觀路線的合理安排；（3）領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見地點(diǎn)；（4）安保措施；（5）時(shí)間上的掌握；（6）預(yù)備方案。比如外國(guó)總統(tǒng)、總理的一級(jí)警衛(wèi)團(tuán)來訪時(shí)，是否需要清場(chǎng)，參觀路線如何安排等細(xì)節(jié)問題必須同人民政府外事辦公室一一落實(shí)。會(huì)客室、攝影攝像、茶水以及留言冊(cè)的準(zhǔn)備都需要事先考慮周全。外事部門需要會(huì)同其他相關(guān)部門，如保衛(wèi)科、攝影師、開放部等共同完成接待任務(wù)。對(duì)二級(jí)、三級(jí)團(tuán)的安排上可相對(duì)一級(jí)團(tuán)簡(jiǎn)略一些。除了上述政府級(jí)別外事接待外，日常接待中比較多的可能還是國(guó)外各個(gè)文化機(jī)構(gòu)的代表團(tuán)，對(duì)于這類團(tuán)組，外事部門可有的放矢安排接待細(xì)節(jié)。對(duì)上海博物館來說，還有一項(xiàng)非常重要的外事接待任務(wù)，那就是同國(guó)外友好館之間的交流項(xiàng)目。每年上博都會(huì)接受來自東博和奈良的專業(yè)人員來訪，陪同他們前往外省市地區(qū)學(xué)習(xí)考察。每一批人員在華時(shí)間基本上都為10-14天。在與外賓朝夕相處的日子里，作為外事工作者的我們?cè)撊绾螒?yīng)對(duì)？筆者認(rèn)為，只有將接待安排細(xì)化到每一分鐘才能做好陪同工作。出發(fā)之前，我們需要根據(jù)交流人員的專業(yè)、身體素質(zhì)等大致情況為其度身定制訪問日程。為了避免行程中遺漏任何細(xì)節(jié)，我們可以設(shè)想一下如果自己是外賓，在某個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)后接下去的我會(huì)需要些什么。這招屢試不爽，往往可以提醒我們?cè)S多細(xì)枝末節(jié)的事。待到正式陪同時(shí)，我們必須隨時(shí)留心觀察實(shí)際情況，隨機(jī)應(yīng)變地調(diào)整日程。對(duì)于第一次或不經(jīng)常來到中國(guó)的外賓，我們可以為他們介紹當(dāng)?shù)氐拿朗常⑶铱梢愿鶕?jù)不同年齡段的外賓，推薦適合于不同年齡段人群的美食；對(duì)于年齡偏大的外賓，我們需要適當(dāng)增加休息次數(shù)；對(duì)于極寒或極熱天氣時(shí)候的外出，外事工作者應(yīng)該多關(guān)心多照顧外賓。從規(guī)劃路線、購(gòu)買車票、吃飯點(diǎn)菜甚至是預(yù)備方案等等，這些看似都是極小的事情都需要我們面面俱到。只有考慮周到，才是外事工作者應(yīng)有的素質(zhì)，才能體現(xiàn)我們的專業(yè)精神，體現(xiàn)中國(guó)博物館人的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）制定有本館特色的外事工作規(guī)范。近年，隨著不斷加強(qiáng)“博物館精細(xì)化管理”這一意識(shí)，我館逐步制定了一系列與外事工作相關(guān)的管理辦法。如《上海博物館因公臨時(shí)出國(guó)境管理辦法》《上海博物館因公臨時(shí)出國(guó)經(jīng)費(fèi)管理辦法》等。這些外事工作管理辦法的頒布和施行，不僅對(duì)外事部門，尤其是外事新手有章可循，也讓全館工作人員了解外事工作的流程，對(duì)所有員工來說都有著規(guī)范和指導(dǎo)作用。可以說，管理辦法的實(shí)施保障了外事工作的有序開展，提高了外事工作的質(zhì)量。而作為外事工作者更應(yīng)該積極參加由上海市外辦、上海市委宣傳部等上級(jí)單位舉辦的外事相關(guān)政策解讀的培訓(xùn)，不斷修改、調(diào)整我館的外事管理辦法，時(shí)刻緊跟黨和國(guó)家的對(duì)外政策，只有這樣，才能更好地完成外事接待、外事出訪申報(bào)等。

（四）重視外事工作者的素養(yǎng)及專業(yè)知識(shí)的提高。外事工作者的日常工作就是同外國(guó)人打交道。在與外國(guó)人的交流、溝通中時(shí)刻保持正確的思想意識(shí)，對(duì)于博物館的外事工作者來說十分重要。外事工作者必須擁有高度的政治責(zé)任心，認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行國(guó)家的對(duì)外方針政策，時(shí)刻銘記自己的身份。不論何時(shí)，都應(yīng)始終牢記“我是中國(guó)人”，牢記什么該說什么不該說，堅(jiān)定地維護(hù)我們國(guó)家的利益。上海博物館外事部門的工作人員都畢業(yè)于各個(gè)外語(yǔ)專業(yè)，對(duì)博物館的專業(yè)知識(shí)比較欠缺，但在日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇到跟博物館專業(yè)知識(shí)相關(guān)的筆譯甚至口譯，如果不掌握博物館的相關(guān)知識(shí)，勢(shì)必不能進(jìn)行正確的翻譯。因此，對(duì)外事工作者來說，不斷加強(qiáng)自身在博物館專業(yè)外語(yǔ)的提高就顯得尤為重要。此外，博物館專業(yè)的翻譯書籍，特別是小語(yǔ)種的相關(guān)書籍較少，這給外事部門工作者的翻譯工作帶來了較大困難，外事工作者只有利用一切可以利用的資源以及機(jī)會(huì)，才能不斷提高自身的專業(yè)外語(yǔ)水平。相信隨著長(zhǎng)時(shí)間積累，博物館專業(yè)的翻譯定能有所提高。

（五）注重外事大數(shù)據(jù)和任務(wù)總結(jié)。外事辦公室可以設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)，專門記錄本文中所提到的各個(gè)方面的外事工作，完成統(tǒng)計(jì)、留檔，將來可以定期分析、總結(jié)，并將結(jié)果和有益的經(jīng)驗(yàn)分享給同事和外單位的外事工作人員，促進(jìn)外事工作更高效地發(fā)展。對(duì)于外事工作者來說，做好任務(wù)總結(jié)十分必要。因?yàn)榭偨Y(jié)和回顧，可以讓我們更客觀地評(píng)判執(zhí)行任務(wù)的過程，發(fā)現(xiàn)值得肯定和需要改進(jìn)的地方。這樣才能在外事工作上更快地進(jìn)步和提高。以上博每年陪同外賓赴外考察為例，每次結(jié)束任務(wù)后，筆者都會(huì)就行程安排、就餐、住宿等各方面情況進(jìn)行整理，總結(jié)此次任務(wù)中的不足之處和良好的經(jīng)驗(yàn)，讓自己在每一次外事工作中都能得到鍛煉和提升。