辦公室秘書要練好“五勤”之法

文/中國藥科大學(xué)校長辦公室 邊笑非

清朝中興名臣曾國藩在論及為官之道的時候，曾提出著名的“五勤”論，這“五勤”包括“一是身勤：險遠(yuǎn)之路，身往驗之；艱苦之境，身親嘗之。二是眼勤：遇到一人，必詳細(xì)察看；接手一文，必反復(fù)審閱。三是手勤：易棄之物，隨手收拾；易忘之事，隨筆記載。四是口勤：待同僚，則互相規(guī)勸；待下屬，則再三訓(xùn)導(dǎo)。五是心勤：精誠所至，金石亦開；苦思所積，鬼神亦通”。曾國藩用為官幾十年的親身經(jīng)歷總結(jié)出的這“五勤”論，筆者認(rèn)為對辦公室秘書工作仍有積極的借鑒意義。我們在“五勤”的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室的工作實際進(jìn)行探討，希冀對辦公室工作由所幫助。

一、“身勤”才能提高效率

行政管理工作每天都有大量的事務(wù)需要辦理，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要對文件、具體事務(wù)做出批示或指示，而秘書在其中就要起到上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)、督促落實的角色。有時候，領(lǐng)導(dǎo)的批示涉及好幾個職能部門聯(lián)合推進(jìn)，這就需要辦公室秘書多溝通、多協(xié)調(diào)、多跑腿。在工作推進(jìn)中，遇到問題、遇到矛盾還需要秘書及時的了解情況，及時反饋領(lǐng)導(dǎo)。用通俗的一句話說，就是秘書不能當(dāng)“懶媳婦”、更不能做“大門不出、二門不邁”的大小姐，要挽起褲子、邁開步子、甩開膀子“跑街串巷”，當(dāng)好服務(wù)群眾的“店小二”。

對秘書來說，“勤跑腿”是最好的展示舞臺。多接觸單位里方方面面的人員，混個“臉熟”、有事沒事“熱乎”兩句，別看這些日常小積累，跑動多了、見面多了、共事多了人也就熟悉了，遇到事情也就好推進(jìn)了。比如，收到領(lǐng)導(dǎo)的指示，“馬上就辦”、及時落實就是對領(lǐng)導(dǎo)、對工作最大的負(fù)責(zé)，也是提高工作效率的不二法門。對個人來說，“馬上就辦”可以提高效率。比如，一件領(lǐng)導(dǎo)要修改潤色的講話稿，秘書接手后，不要拖到第二天，力爭當(dāng)天完成。哪怕領(lǐng)導(dǎo)不著急，也要先完成，給自己留出足夠的應(yīng)對時間。對工作來說，“馬上就辦”可以規(guī)避風(fēng)險。拿到事情如果拖延不辦，危險系數(shù)就很大，因為辦公室事務(wù)繁雜，一個接一個。等著領(lǐng)導(dǎo)找上門來問：某某事情你辦了嗎？如果沒辦，拿什么回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)？尤其是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點工作、單位的重點工作，更要立即行動起來。

二、“眼勤”才能發(fā)現(xiàn)問題

“眼力見”是秘書的“核心競爭力”。“眼力見”主要描述一個人善于察言觀色、待人殷勤，能夠善于從一些非言語的行為中發(fā)現(xiàn)問題并主動解決問題。在秘書的日常工作中，“眼力見”的含義包含更加廣泛，更多的是強(qiáng)調(diào)隨機(jī)應(yīng)變、善于觀察，即便領(lǐng)導(dǎo)不說，作為秘書也要訓(xùn)練到知道他需要什么，并在領(lǐng)導(dǎo)沒有開口之前就提前準(zhǔn)備好一切的敏銳職業(yè)嗅覺。秘書干的就是參謀服務(wù)的活兒，說到底就是靠自己的工作讓領(lǐng)導(dǎo)省心、省事。有“眼力見”的人總是能從一般的事情中看到他人發(fā)現(xiàn)不了的問題，并時刻做好準(zhǔn)備，領(lǐng)導(dǎo)不用說，他就知道怎么做，領(lǐng)導(dǎo)一個動作、一個眼神，他就知道怎么去做，這樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)省心，讓領(lǐng)導(dǎo)感覺須臾離不開你。由此可見，有沒有“眼力見”既是能否做好工作的關(guān)鍵，也是鑒定秘書工作水平“優(yōu)秀”與“普通”的重要標(biāo)準(zhǔn)，是辦公室人的“核心競爭力”。

辦公室秘書如何才能培養(yǎng)自己的“眼力見”？筆者認(rèn)為，除了極少數(shù)有天賦的“人精”之外，沒有一生下來就會來事的人，這都需要不斷鍛煉、不斷經(jīng)歷，才能爐火純青。其實，刻意地去學(xué)習(xí)“眼力見”不如明白怎么去照顧別人的需求，體會別人的感受，接收別人的暗示，說話做事讓別人舒服。比如，領(lǐng)導(dǎo)在宴請客人的時候，明明桌子上的菜已經(jīng)很豐盛了，卻對你說再去看看是不是還需要加兩個菜。這個時候如果你真去加菜，可能就犯了忌諱。領(lǐng)導(dǎo)的本意可能是讓你回避一下，談一些不想讓你聽到的事情。可見，“眼力見”從來不是字面上的意思，而是服務(wù)的意識和心態(tài)，是放下身段和姿態(tài)，帶著悟性去做工作。

三、“手勤”才能妙筆生花

“寫”是辦公室秘書的必修課。常言道“好記性不如爛筆頭”。很多名人都有寫日記的習(xí)慣，比如曾國藩日記、蔣介石日記、胡適日記等。而作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，更要善于動手。“手勤”一方面是勤記。把每天需要記錄的事情一定要寫在日記里，這樣不僅可以防止事情忘掉，還可以記錄每天的工作內(nèi)容，寫上一些工作感悟，對白天發(fā)生的事情，可能沒有馬上琢磨出深層次的味道來，夜深人靜的時候慢慢寫出來，可能就會有不一樣的認(rèn)知。只要每天堅持寫上一段，日積月累、久久為功，文字水平一定會有大幅提高。“寫”是“三省吾身”的好方法，工作一天，有什么好的想法、好的點子都記錄下來，有什么做得不到位的地方、有什么工作感悟、怎樣才能做得更好，有哪些為人處世的方面需要警惕，都可以寫下來，時間久了就是一筆寶貴財富。

“手勤”另一方面要會寫公文。寫作是秘書的基本功，領(lǐng)導(dǎo)講話稿、請示報告、部門函件、會議發(fā)言材料等這些辦公室常用的公文版式要熟練于心。很多人在機(jī)關(guān)單位一聽要寫稿子都感覺又累又苦，寫稿子在機(jī)關(guān)確實是個苦差事。但卻是含金量極高的活兒，一般人還真干不來。辦公室秘書想寫好稿子，第一步要熟悉掌握《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》之類的相關(guān)規(guī)定。第二步要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)想要講話的內(nèi)容去搜集相關(guān)素材。比如科技方面的材料，就要多關(guān)注國家關(guān)于科技創(chuàng)新方面的重大政策和相關(guān)新聞報道，再者要主動向科技部門的同志了解本單位科技動態(tài)和科研人員的研究動向，把兩者結(jié)合起來既有高度又聯(lián)系本單位科研實際。最后，文章的標(biāo)題一定要能抓住人的眼球。俗話說，“看書看皮、讀文讀題”，做亮標(biāo)題、寫實正文、提煉主題完成這三方面，基本上一篇有模有樣的稿子就呈現(xiàn)出來了。

四、“口勤”才能廣結(jié)善緣

能說會道而不亂說是辦公室秘書需要修煉的技能。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，參與單位很多重要事務(wù)，了解的信息比其他人要早、要深，這就要求秘書對重要信息“守口如瓶”。我們這里說的“口勤”指的是與同事交往的時候要學(xué)說話、會說話，即使達(dá)不到口吐蓮花，也要讓人感受到快樂和尊重。對于辦公室的人來說，會說話、會聊天，講得頭頭是道、動人心弦是一種很強(qiáng)的社交能力；說的大家笑容滿面、一團(tuán)和氣更是基本素質(zhì)，和諧愉快的工作環(huán)境是秘書順利開展工作的大前提。另外，“口勤”表現(xiàn)在與領(lǐng)導(dǎo)交往上要請示到點上、匯報到心上，理清思路、做好準(zhǔn)備、想好再說。在與二級部門或者其他部門的同事協(xié)同完成任務(wù)的時候要多問為什么、多了解一線情況、摸清其中的彎彎繞繞才能游刃有余。

如何才能練就“口吐蓮花”之功？筆者認(rèn)為，還要抱著一顆服務(wù)的心，抱著一顆待人真誠的心。一方面，和人說話、聊天不能大呼小叫、呼來喝去，要多用“您”“請”“謝謝”“辛苦了”等詞語。在與辦公室同事會商事情的時候多用商量的口吻，比如，“您對這個事情怎么看？”“您看這樣辦中不中？”“能不能耽誤您幾分鐘時間？”等；另一方面，要善于夸獎別人。人都愛面子，尤其是女同事更愛美麗，足夠的尊重和夸獎能讓自己歡喜，也能給予別人信心。夸人一定要夸到臉紅心跳，夸出效果。要多發(fā)現(xiàn)他人的優(yōu)點，少盯別人的缺點。有時候我們自己夸獎別人的時候會遇到心理障礙，覺得說不出口，是不是自己不實事求是了？是不是溜須拍馬了？筆者認(rèn)為完全不用有這樣的心理負(fù)擔(dān)，只有夸張了、夸大了，才能算貨真價實的夸人，才能達(dá)到意想不到的效果。也許別人正是這么評價自己的，從你口中說出來剛剛好。

五、“心勤”才能修成正果

秘書長期在領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作，要經(jīng)常用心思考、用心留意領(lǐng)導(dǎo)的工作、生活、學(xué)習(xí)習(xí)慣。比如領(lǐng)導(dǎo)每天的工作規(guī)律，是習(xí)慣早起到辦公室，還是晚上加班，平時愛看哪些書籍雜志，喜歡哪類公眾號文章，愛喝咖啡還是茶葉，有沒有體育鍛煉的愛好，喜歡乒乓球還是游泳，吃飯口味有沒有什么特殊偏好等。作為秘書應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)的這些習(xí)慣記在心里，努力將自己的思維方式、作息時間、生活規(guī)律調(diào)整到和領(lǐng)導(dǎo)一個頻次，產(chǎn)生共振。當(dāng)然，秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間的默契會有一個時間上的積累，是一種在工作紐帶的聯(lián)系下，經(jīng)過大量的事務(wù)磨礪之后感情的升華。秘書在服務(wù)的過程中“思維習(xí)慣要和領(lǐng)導(dǎo)保持同一性，但還要有發(fā)散性，秘書的思維必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的思維開展，在此基礎(chǔ)上還要擴(kuò)散、延伸。”良好的領(lǐng)導(dǎo)和秘書關(guān)系，相處到最后是一種互相欣賞、互相尊重、互相支持的境界。

“心勤”的另一種表現(xiàn)形式就是要積極向上生長。要做一個有信仰、有追求的秘書。信仰對于人生，就像前行的路標(biāo)、航行的燈塔。心中有了追求、有了夢想，腳下才有力量。秘書在大量的具體工作實踐中，與領(lǐng)導(dǎo)相處、與同事相處，面對復(fù)雜的人事和方方面面的壓力肯定有不容易、不順心的時候。這才是真正長本事、鍛煉心力的地方，越是在這個時候作為辦公室秘書越要多問問自己的內(nèi)心，時時常拂拭，莫使惹塵埃。我們做秘書的初心是什么？比如，在面對提拔，有競爭對手的時候，自己落選了。這個時候作為很有希望的種子選手，自己的心理落差肯定很大，心灰意冷還是積極查找原因等待下一次機(jī)會？這些都需要秘書有強(qiáng)大的心理素質(zhì)和良好的政治素養(yǎng)。只有常常檢點自己的“內(nèi)心”是否符合群眾的意愿，是否符合領(lǐng)導(dǎo)的要求，真正把自己融入工作和事業(yè)中，才能修成正果。

六、結(jié)語

辦公室秘書“五勤”工作法是秘書的基本技能，在“身勤、眼勤、口勤、手勤、心勤”這五個方面多加練習(xí)，融會貫通，混合使用會有助于我們盡快融入秘書角色，做好秘書工作。對開拓辦公室工作新局面、打造個人名片、展示個人風(fēng)格有良好的助力作用。作為在辦公室工作的秘書，要抱著一顆初心，堅守一顆恒心，身懷“五勤”之法，努力向上生長，終會迎來春暖花開。