探析知識管理給檔案管理者帶來的挑戰與機遇

文/紫金礦業集團股份有限公司 邱巧艷

知識管理作為檔案管理的一種新模式，兩者之間相互影響并相互促進。現階段的檔案資源開發利用工作不能局限于傳統的資源概念，因為其內涵已經發生了轉變，既涉及傳統文本的開發和應用，也涉及檔案知識信息庫的建設工作。同時，根據用戶需求和特定的服務場景進行重新組織，在不同領域得到拓展應用。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中也提出，到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。

一、知識管理與檔案管理

（一）知識管理。知識管理是知識經濟下的一種新型管理理念，最早出現在20世紀90年代的商業領域，并且以此為基礎發展到了其他領域的范圍當中。從內涵來看，其是競爭環境下企業和個人發展的必然趨勢，信息化成為21世紀的組織管理新方法。知識管理的內涵是通過學習和傳播實現發展創新，基于知識本身的價值能力展開經營和管理，探索知識在工作中的應用和發展。可以預見的是，未來知識管理在整個社會范圍內都將得到極為廣泛的應用，無論是企業還是個人，都能夠利用現代資源參與各項工作，檔案管理的日常工作要求將變得越來越高。

（二）檔案管理。現代社會的檔案管理體現為知識的重組和規劃，特別是對傳統信息進行加工和改進，在交流溝通的基礎上，重新體現社會價值。從這一角度來看，檔案管理可以成為現代社會發展的根本保障，在信息化環境下，以系統化管理模式推動檔案工作的運營和創新，一方面，滿足社會對于檔案的實際利用需求；另一方面，體現出檔案在現代社會的價值。作為檔案管理者，應該正確認識到技術力量的有效性，強化檔案保護的意識和理念。

二、知識管理帶來的挑戰

（一）工作對象的變化。從工作對象來看，知識管理的模式下，傳統載體檔案需要進行管理，但也需要對現行文件進行處理和保存。在檔案管理過程中所記錄的數據信息和系統產生的日志，可以加工成為檔案目錄，在各種類型的檔案活動中作為關鍵信息存在。檔案知識化背景之下，可以對檔案資源進行篩選和組合，主要針對檔案文本中有價值的知識信息進行提煉。總體來看，知識管理會帶來檔案工作對象的變化，其組織形式不盡相同，會給檔案管理工作帶來新的難題。例如，檔案政策和行業動態數據之間存在必然聯系，對檔案用戶數據的管理難度更高。

（二）參與主體的變化。數字化管理面臨的主要問題在于信息的海量特征，特別是“大數據”讓信息的廣度和深度都發生了明顯改變。此時，單純地依靠人為管理，不僅工作效率較低，且成本消耗巨大。檔案館可以考慮與外部尋求商業合作。但在知識管理模式下，檔案數據化比檔案數字化管理更加復雜，參與主體發生改變。按照工作難易程度的不同和人員的專業能力，有些工作可以尋求外界的合作與幫助。但知識管理不僅對工作效率提出了更高的要求，也對服務質量進行了規定。因此，現代檔案管理的參與者已經不僅僅是檔案工作人員，還包括與檔案管理和知識管理相關的“技術手段”。

（三）技術挑戰。知識管理的實質內容是將知識作為重要的戰略資源，為行業發展所服務。在這一過程中，必然會涉及技術手段的新要求。知識管理主要依賴網絡技術和知識庫技術進行信息采集提取與分析創新，通過對檔案文本的分析實現檔案的知識化應用。知識的價值主要體現在它的可用性，在被利用之前，借助技術手段能最大程度將知識的價值最大化發揮。顯然這需要一定的技術支持。例如OCR識別技術的應用，以互聯網為介質實現對信息的現代化處理。

（四）制度挑戰。檔案作為公共資源，逐漸受到人們的重視，而伴隨著政治民主化和社會信息化的發展進程，公眾對檔案的需求發生了顯著轉變。但現代檔案管理在基礎層面上還缺乏理論創新，例如，在檔案機構和職責方面沒有明確規定資源建設方法，使得宏觀層面缺乏必要的規劃管理。檔案資源建設需要檔案機構之間形成協調合作，共同完成信息服務。但目前，檔案部門和其他機構間的合作缺乏深度，未能建立起橫向合作關系無法滿足社會信息檔案的多元化需求。

三、知識管理帶來的機遇

（一）過程精細化。網絡信息的大環境下，知識管理在檔案管理中的應用能夠讓檔案工作更加細化，便于檔案人員主動了解檔案材料信息查閱有關內容。知識元作為知識管理的基本單位，其管理比傳統的檔案管理更加具有針對性，也能促進信息資源開發利用的深入。在現代社會環境下，檔案管理工作在技術層面有了更高的要求，不僅要根據用戶需求提供有效的服務保障，還需要根據社會發展的客觀規律合理創新檔案的記錄方式。

（二）知識共享化。按照檔案管理的具體特點，它并不是獨立于組織的業務活動，而是通過全新的思想理念體現出知識的價值。換言之，知識共享化的主要優勢在于高度自由，人們可以利用碎片化時間獲取所需要的檔案信息，也符合檔案本身開放的初衷。所以，知識共享化實現了知識封閉到知識開放的過程，有助于檔案館作為服務機構發揮保障作用，一方面，促進檔案資源開發；另一方面，借助館藏優勢提升檔案館的服務能力。例如人們通過檔案信息，可以獲取所需求的內容，然后將這些內容轉變為自己的知識。

（三）技術有序化。智能化檔案處理機制順應現代社會發展潮流而產生，可以直接借助信息化手段對新的檔案信息進行記載分析，從數據庫中選擇用戶的應用內容，分析用戶提出的問題解決用戶需求。可以預見的是，知識服務技術發展是未來檔案管理的新方向，傳統檔案管理方式將不斷改變。網絡技術和數據庫等模式也將引入檔案管理，實現有序化控制。隨著網絡化和信息化對檔案工作產生積極影響，在日常管理中應用到計算機的情況越來越多，工作人員也能意識到工作模式的轉變。特別是一些新的法規政策和專業知識不斷更新，必然帶來良好的檔案應用發展前景，促進檔案事業的深度發展。

四、檔案管理者的工作方向

（一）學習型檔案組織模式。每個組織都需要在技術水平上進行改進，才能在行業競爭中處于有利地位。作為檔案管理者，需要通過學習和創新的過程加強對知識的學習和理解，努力學習現代化管理技術，在知識管理背景下促進檔案資源開發利用的拓展與整合，例如數字檔案館的建設。數字檔案館功能齊全，技術層次高，符合現代社會的智能管理需求，既可以確保傳統檔案的完整性和有效性，也能對新型電子檔案做好歸檔保存處理。隨著后續工作無紙化的大范圍普及，檔案館本身也需要促進專門業務的推進，開展標準化的規律體系建設。檔案管理者應該具有數字素養和專業知識功底，在不斷學習的過程中，強化現代化設備操作能力，以良好的職業道德促進檔案館的規范管理，建立學習型檔案組織模式。要實現這一目標，需要檔案管理工作者不斷更新自身觀念并具備時代意識，隨著時代發展的進程增強檔案管理能力。在知識經濟時代下信息社會對檔案工作提出了新的要求，也說明檔案工作者具有更加明確的社會責任和歷史責任。尤其是現代檔案工作的管理監督點已經發生了轉變，讓檔案管理人員的職能角色與以前大不相同。

（二）技術創新。知識管理環節中應該加入新的技術管理。整個社會的信息化水平日益增加，知識的海洋中尋找有價值的內容，通過專業的技術措施增加檔案管理工作的層次水平，必然成為社會范圍內的技術發展方向。檔案管理者也應具備創新數據思維，將檔案中蘊含的信息資源加工成知識，提供給用戶。信息時代對人類社會的發展產生了重要影響，管理人員除了具備信息素養之外，還需要適應社會發展，掌握各種現代化管理技能和解決問題的能力。例如現代電子文件的出現，讓檔案工作者可以直接通過計算機對檔案進行提前介入管理，實現文件部門和檔案部門之間的資源協調共享，大幅提升了檔案的立卷效率。可以看到的是，信息技術的產生影響著未來的檔案管理。理論表明，傳統檔案實體理論不再是檔案整理的唯一方法，而信息技術的應用維護了檔案歷史聯系的完整性，確保各種珍貴的檔案信息能夠被記錄。

（三）服務質量優化。新形勢下，各層級的檔案管理工作者需要具備與時俱進的思想觀念，做好有序化管理，將被動服務方式更充分地轉變為主動服務方式，更好地將信息經過發掘整合體現利用價值。檔案工作人員是提供檔案服務的主體，因此未來的工作也需要改善服務質量，為社會提供服務，做好知識的分享和傳播，將檔案管理部門的內部知識擴展到外部社會，擴充知識的傳播范圍，將檔案的價值最大化展現。檔案工作者需要從檔案事業的角度出發，基于社會發展的客觀要求，努力提升自身工作質量，得到社會認同。一方面，黨員人員應該具備服務管理意識，尋求檔案職業的新發展道路；另一方面，需要多維度全面地做好檔案規劃得到社會認可，確保珍貴的歷史文化遺產不被破壞。

五、結語

知識管理在科技進步的現代社會必然發揮作用，而知識經濟時代下的知識管理也將覆蓋社會的各個層次。目前，我國大部分檔案機構還處于轉型發展階段，這對于檔案管理者來說是機遇，也是挑戰。在今后的工作中，檔案管理者要加強檔案信息管理理論的深層次認知，將理論運用到管理現實的具體實踐，實現檔案事業在新時代的跨越式發展。