網絡時代高校檔案數字化建設的思考

文/山西工程技術學院 岳文麗

隨著我國網絡信息建設的高速發展，檔案數字化建設已是大勢所趨。在高校檔案管理中，傳統的紙質檔案管理存在許多弊端，比如存取不方便、紙張易破損、原件易丟失等等，不能滿足高等教育信息化的趨勢，根據《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》要求，到2020年實現以信息化為核心的檔案管理現代化。高校檔案記錄著學校各個階段的發展歷程，對傳承和發揚學校精神起到了極大的作用，具有較高的保護價值，因此加強檔案數字化建設勢在必行。目前，在各地區各高校開展的檔案數字化建設中，將數字化檔案管理系統廣泛應用到各高校的檔案管理時出現了一些問題。因此本研究將對檔案數字化現狀進行分析，并針對出現的突出問題，提出相應的改進方法，以期為后續將要進行檔案數字化建設的高校提供借鑒。

一、高校檔案數字化建設的概念及意義

（一）概念。數字化，即利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。檔案數字化，就是利用電子互聯網信息技術與計算機系統，將傳統紙質檔案信息轉換為數字信號或自主收集在生產、經營和管理過程中產生的電子文件信息，并對其進行管理的電子檔案。

（二）意義。1.保護檔案原件。在傳統檔案管理模式下，檔案多數是以紙張為載體進行保存，有些年代久遠的紙質檔案在日光、蚊蟲、溫度、濕度等影響下，難免會出現紙質破損、發霉，字跡發黃、模糊不清、難以辨認的情況，若查閱這些紙質檔案，就會造成二次傷害，使得珍貴的原始檔案遭到損壞。數字化檔案管理系統可以有效避免這一情況的發生，只需在電腦終端查閱電子檔案即可。由于數字化檔案管理系統具有真實性、有效性、原始性，因此電子檔案內容與原始檔案相一致，可以真實反映紙質檔案原貌，內容清晰可見。對比傳統的檔案管理模式，數字化檔案管理系統不需要每次調閱時翻看原件，大大降低了檔案原件的使用頻率、破損程度及老化速度，對檔案原件形成長期有效的保護。2.減少人員對檔案原件的使用時間。使用數字化檔案管理系統可有效避免管檔人員在每次調檔時翻看目錄、去檔案庫房尋找原件、頻繁翻閱原始檔案，有效節約時間，降低人力成本，延長原始檔案的使用壽命，減少人工維護的次數。若需要對檔案原件進行復印，數字化檔案管理系統只需在電腦上執行打印操作即可，避免人力、物力的浪費，降低了管理成本。3.提升管理效率。隨著電子互聯網信息技術的高速發展，高校數字化檔案管理系統也在不斷升級。對比傳統的檔案管理方式，數字化檔案管理系統對檔案的收集、信息核實等工作通過引入互聯網實現遠程電子閱檔，省去了人力出差、走訪、調研、詢問的諸多不便，達到節約時間、提升管理效率的目的。通過電子掃描等方式，實現實物檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率，實現檔案的無紙化管理。對高校教職工建立個人電子檔案，可有效做到底數清晰、責任明確，減少人工管理造成的疏漏；對高校在校學生建立黨建檔案，是實現基層工作信息化的必然性，也是順應互聯網發展趨勢，提升學生參與的有效舉措。數字化管理系統可自動生成各種登記臺賬、檔案目錄、檔案標簽等，由此建立的電子文件也成為高校信息資源的重要內容。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

（一）檔案數字化管理意識薄弱。目前，雖然國家和各省檔案局、組織部一再強調檔案工作的重要性，也將檔案數字化建設納入高校年度考核之中，但是由于檔案本身的滯后性，長期以來高校對檔案工作的重視程度遠遠低于教學、科研、就業等方面，由于從思想意識上對檔案的重視不足，致使檔案工作的推進非常緩慢。上級主管部門沒有制定可量化的考核標準，也缺乏相應的監管機構督促，致使各高校的檔案數字化建設水平參差不齊；各高校的校領導及中層干部由于對檔案的宣傳力度不夠，導致教職工與學生對檔案的重視度不夠，缺乏檔案數字化管理的意識。由于對檔案數字化管理意識淡薄，各部門之間沒有形成協調配合的機制，沒有形成統一的管理標準，從而對檔案數字化建設形成阻礙。

（二）互聯網存在安全隱患。由于檔案數字化建設是以互聯網為基礎進行的，在網絡飛速發展的今天，高校檔案的透明度也在不斷增加，因此網絡的安全性能也需要相應提高，高校檔案資料一旦被別有用心的黑客盜取，將會造成無法估量的損失。當前我國檔案數字化建設還在不斷發展，對于數字化檔案管理系統的網絡安全防護也在不斷升級，但還沒有形成牢不可破的防護網，仍需要管檔人員加強安全意識，做好網絡防護和檔案數據的備份。由于互聯網信息技術的快速發展，許多數字化檔案管理系統需要不斷更新升級，所使用的硬件設備可能會相對滯后，對檔案資源的安全也會造成一定的威脅。許多高校都是通過購買外部企業的軟件進行檔案數字化建設，沒有自己的核心技術，一旦企業出現問題，會對數字化檔案管理系統造成安全隱患。

（三）實現資源共享困難。當前，許多高校有自己的辦公管理系統，有些部門還不止一個系統。以山西工程技術學院為例：在基層黨組織都有全國黨員管理信息系統和智慧黨建系統，這兩個系統都可以實現黨員的黨組織關系網上轉接，前者側重于發展黨員的黨建檔案信息化，后者則是對基層黨組織的各種活動進行信息化管理，兩款軟件側重不同，但又有相通之處，系統之間無法兼容，不能實現資源共享。檔案數字化管理系統也沒有從全校角度出發，做好整體規劃，不能與全國黨員管理信息系統實現對接，不能實現OA系統的直接對接，這樣很容易形成“信息孤島”。各部門之間缺乏信息共享，無法實現信息同步，影響了檔案資源的及時收集和歸納，對檔案的整理、分類造成了一定的不便。許多高校的檔案數字化建設還處于起步階段，只是將紙質檔案的信息轉為電子檔案，實現了學校內部的檔案管理，并沒有通過互聯網與外界聯系，檔案數字化管理系統沒有發揮更多更廣的作用。

（四）管檔專業人才匱乏。檔案數字化建設是近幾年開始的任務，相較之前的檔案管理人員，管理檔案數字化信息系統的人員，不僅要求具有責任心、耐心、相關檔案專業知識，還要求對計算機、電子檢索、程序設計、電腦維護等具有一定的知識儲備。由于大多數高校的機構編制中，專職檔案管理人員的編制數量極少，因此許多高校是兼職管檔人員。專職管檔人員面臨著對網絡信息技術、電子文檔歸類整理、建立檔案數據庫等更高的技術要求，而專職管檔人員繼續教育的途徑較少，獲取相關專業知識是一大重要難題；兼職管檔人員有自己的本職工作，事務繁忙，對待檔案管理工作精力不足，也缺乏檔案管理專業知識的相關培訓，對檔案管理、檔案數字化建設了解不夠，這些都在一定程度上制約了高校檔案數字化建設。

（五）資金不足。由于電子信息技術的飛度發展，高校檔案數字化建設所需要的計算機、網絡服務器、通信等硬件設備和軟件都需要花費大量資金，而且這些設備也在日益更新，這就需要充足的資金用來保障檔案數字化建設。與教學科研投入的資金相比較，差距較大：一方面，由于領導對檔案數字化建設的意識不強，沒有認識到檔案數字化建設的重要性，認為檔案數字化建設無法帶來豐厚的回報，因此不會安排足夠的資金去購買相應的軟硬件設備；另一方面，因為部分高校資金有限，將大量資金投入檔案數字化建設中可能會影響學校的正常運轉。資金不足是大部分高校存在的普遍問題之一，難以在短時間內有效解決，因此制約了檔案數字化建設的發展。

三、高校檔案數字化建設的改進措施

（一）增強有關部門對高校檔案數字化建設的思想認識。思想認識是其他一切問題的根源，只有從思想上強化檔案數字化建設的重要性，才能在行動上得以體現。應加大檔案數字化建設的宣傳力度，通過各種各樣的形式開展不同活動，例如專家講座、視頻講學等，讓高校管理層以及教職工都能加深檔案數字化建設的認識，體會到檔案數字化建設的重要性。檔案數字化建設不僅使檔案管理變得更加方便快捷，同時對教育發展起到了重要的見證作用，也對具有特殊價值的檔案資源具有更新利用的作用。因為檔案數字化建設需要各部門之間的協調配合，因此高校管理層應將檔案數字化建設納入年度考核之中，為檔案管理創造良好的制度條件，積極支持檔案數字化建設。各高校檔案管理主管部門要加強對檔案數字化建設的監督與指導，制定切實可行的考核標準，積極推進各高校檔案數字化建設進程。

（二）實現高校檔案數字化建設與各部門系統之間的資源共享。高校檔案數字化建設應納入數字校園建設中，從全校角度出發，使高校檔案數字化建設與數字校園建設同步，加大高校檔案數字化建設力度。檔案數字化建設也要與校長辦公室、教務處、學生處等相關部門積極溝通、協調配合，爭取實現OA系統、教務系統、學生管理系統與檔案數字化管理系統的有效連接，從而實現資源共享，提高檔案收集與整理的工作效率。檔案數字化建設與其他軟件實現有效對接后，通過資源共享，可達到如下效果：一方面，使檔案資源更加完整、真實、來源可靠；另一方面，通過授權可使教職工與學生通過網絡更加快捷地查閱相關信息，省去傳統管理模式下的人力資源管理，節約了時間，提高了管理效率。

（三）提升管檔人員的能力素質。順應互聯網時代的發展，檔案數字化建設是一項融合新技術、新概念、新知識，不斷更新變化的復雜工程，因此各高校需要培養與之相對應的信息化高端人才。檔案數字化建設對傳統檔案管理模式的管檔人員是一種挑戰，同時也是一種機遇。新模式下的管檔人員不僅需要相關的檔案知識，同時也需要掌握網絡時代的信息技術、計算機技術、網絡技術，能夠靈活運用計算機進行各種檔案管理業務，能夠向教職工與學生提供最前沿的檔案服務，都需要不斷提升管檔人員的能力素質。一方面，管檔人員應該不斷尋求繼續教育的機會，通過進修提升個人的能力；另一方面，高校或省檔案館、教育廳等相關部門可以開展一些學術交流、專題講座、檔案培訓班，讓管檔人員相互之間交流學習、共同提升，從而形成技術與業務相互加強、相互促進的復合型人才。同時由于檔案自身所具有的特殊性，也應該加強對管檔人員的職業道德教育，提升道德素質，愛崗敬業精神，不做任何有損國家利益的事情。

綜上所述，隨著互聯網時代的迅速發展，信息化程度的日益提高，檔案數字化建設已是高校數字校園必不可少的一部分，因此各高校應從思想上高度重視，制定積極有效的管理手段，完善相應的管理制度，加大對人才的重視和培養，投入充足的資金，持續穩健地推進高校檔案數字化建設。