高校公文精簡及規范化問題思考與對策

文/天津醫科大學 宋磊

公文是高校行政機關在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規范體式的公務文書，具有較強的政策性、業務性和技術性。通過公文的印發，把上級機關的方針、政策、工作意圖貫徹下去，把下級機關的工作情況反映上來，使各部門互相協調配合，是學校工作正常有序開展的重要途徑。公文處理工作是檢驗辦公室工作扎實與否、服務水平高低的重要標尺，關系到學校各項職能運行的質量、水平和決策能力，也事關學校的形象和權威性。

2012年12月，中共中央政治局審議通過“關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定”，將“精簡文件簡報，切實改進文風”作為“八項規定”的重要內容。自“八項規定”實施以來，各地積極貫徹落實，取得了一定的實效。2019年3月，中共中央辦公廳印發《關于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》，習近平總書記專門作出批示，2019年要解決一些困擾基層的形式主義問題，并將2019年確定為“基層減負年”。文件指出：“要嚴格控制層層發文、層層開會，著力解決文山會海反彈回潮的問題。”2020年4月，中共中央辦公廳印發了《關于持續解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風保證的通知》，通知文件中進一步指出：“要堅決杜絕形形色色的形式主義官僚主義，持續為基層松綁減負，讓干部有更多時間和精力抓落實。”

一、關于發文必要性存在的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.過度依靠文件行政的傳統思維依然存在。一些部門推動工作、抓落實缺乏有效手段，習慣依靠發文推動工作，重復發文、過度制定貫徹落實意見和實施細則的情況仍然存在。2.部分文件規格偏高。表現在一些部門職責范圍內的工作或部門常規工作的安排部署，部門認為工作由校級行文推動更有利于推進落實。3.部分文件確實存在由于上級文件修訂變動、領導職務變動或部門名稱變動而需要重新修訂的情況。4.文件合并精簡力度不足，諸如任免、處分類文件同期連發的，可做合并處理，以達到精簡發文數量的目的。5.制度規章類文件印發的前瞻性管理不足，由于計劃性不強，存在臨時、突擊印發文的情況，一方面不利于文件質量優化，另一方面易導致文件數量超標。6.部分上行文的印發主要基于上級主管部門相關要求或是由于某些階段性重點工作的開展，屬于客觀確需印發的文件，強行精簡可能不利于工作順利開展。

（二）對策思考。針對以上問題，轉變觀念，創新工作方式，改進工作方法，不斷加大公文的審核力度，是精簡文件的有效途徑。1.確保領導干部重視。精簡文件工作效果如何，領導干部的重視是關鍵。要結合《關于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》和《關于持續解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風保證的通知》文件要求，同發文量較多的職能部處負責人強化溝通，達成共識，在轉文風、改作風上下功夫，嚴格審批和審慎把控印發文件標準。從校領導層面嚴格把關，校長辦公室或黨政辦公室負責審核，本著嚴謹務實、切實為基層減負的原則，沒有實質性內容、發文必要性不足的堅決不發，深入研究文件歸類，結合實際發文情況，對可以歸類合并發文的進行合并，確保發文的質量和必要性。2.加強公文管理制度性建設。定期對公文處理工作出現的問題進行系統性梳理，修訂學校公文管理辦法。從制度建設的角度提升公文精簡力度，真正達到為基層減負的目的。主要可以從以下幾方面入手：一是結合上級文件對公文管理的規定，特別是公文精簡方面的最新要求進行修訂。二是從事務重要性角度考量，對重要性不足以達到印制文件標準的事項改換傳達方式，避免過度依賴文件。三是適當關注被動發文情況，例如臨時性機構人員變動導致的調整文件印制，可探索建立柔性表達范例，避免無意義的重復發文。3.加強對制度規章類文件印發的前瞻性管理。如學校還未制定規范性文件管理辦法，可探討制定學校規范性文件管理辦法的可行性，探索實施各部門規章制度類文件年度計劃與特殊事務應對相結合的審核管理方式，進行計劃管理，綜合考慮國家政策變化及學校實際情況，年初對部門擬發規章制度類文件進行規劃，并給予一定彈性曠量，以應對緊急的計劃外事項。規范學校規章制度類文件制定程序，提高文件的質量和制定效率，構建系統完備、科學規范、運行有效的文件管理制度體系。4.進一步落實文件規格管理，嚴格控制發文規格。文件規格要遵循“就低不就高”原則，嚴禁隨意提高文件規格。建立發文規格清單制標準，對于符合發文規格標準的文件方可印發，綜合高校工作實際，清單制標準至少應為學校重大事項或重要工作安排、規范性文件以及其他必須以校級文件明確的事項。針對高校各管理部門職責范圍內的工作，如例行性、周期性的工作安排、工作計劃、各種節日和紀念日活動方案以及貫徹落實上級相關部門文件、會議精神的意見等，原則上應由各管理部門自行下發通知，不應以學校行政或學校辦公室名義下發。5.探索建立擬稿前的發文必要性審查機制。在現行公文印發過程中，高校辦公室往往是接到帶有領導簽字的文件簽發單后才進行相關工作，如果文件不符合發文要求進行退回，容易導致部門間的矛盾。因此要變被動接受簽發單為主動的文件發文必要性管理，打出提前量，減少高校辦公室與各管理部門之間工作摩擦，提前做好溝通協調，使工作事項以合適的形式進行傳達布置，提升行政管理效率。

二、關于發文規范性方面的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.目前高校中院系、管理部門內的公文管理制度還存在不夠完善的情況。對發文標準的把握缺乏客觀的依據，對哪類工作事項需要發文，哪類事項不需要以文件形式印發，缺乏客觀依據標準，常根據工作人員和部門負責人的工作經驗進行主觀判斷。2.存在院系/管理部門發文流程不夠規范的情況。高校內各院系、職能部門發文流程不盡相同，有的以簽發單進行流程管理，有的則以黨政聯席會議的會議紀要作為公文印發依據，既缺乏規范化統一的標準，也難以保證流程的科學性。3.管理部門、院系相關工作人員普遍對正式公文的體式、語言、標點符號、數字、計算單位以及文字表述的規范性使用等掌握有限，缺乏相關專業性培訓，行文中泛口語化表達，導致公文缺乏嚴謹性，易導致執行難等問題。4.發文過程中部門間的協調機制不夠健全。在校級層面印發公文中一般設有會簽制度，而學院與管理部門層面缺乏相應的協調機制，存在院系/管理部門印發文件與其他部門現行公文規定間存在潛在沖突的隱患。

（二）對策思考。針對上述問題，進一步建立健全院系/管理部門文件管理制度，加強相關培訓，開展人員工作交流活動，建立評價機制與落實檢查督導責任是解決問題的有效途徑。1.建立健全院系/管理部門發文管理制度。在健全校級文件管理規范、修訂學校公文管理辦法的同時，對院系/管理部門發文的規格標準、發文流程等關鍵問題進行明確，做到有據可依。在學校范圍內，對院系/管理部門發文所使用的紅頭紙張、文號等進行規范統一。指導各院系、管理部門以學校公文管理辦法為參考依據，制定本單位的公文管理規定，并探索建立學院系與管理部門層面的協商會簽機制，為院系/管理部門公文的規范化管理夯實基礎，避免文件沖突造成基層額外負擔。2.加強公文培訓工作。指導各院系/管理部門設立兼職公文管理員，提升公文管理工作的專業性。采用邀請校外專家等方式定期組織公文管理員專題培訓，培訓工作要兼顧理論與實際操作。一方面，要加強公文管理的理論培訓，講解上級對公文管理的最新文件要求，幫助公文管理員了解最新的政策并建立系統的管理思維，使他們理解公文規范的意義，為做好公文管理工作打好基礎；另一方面，需針對日常公文管理中發現的問題，特別是公文格式規范性及語言規范性問題開展培訓，切實提升文件的有效性。3.開展公文管理人員交流沙龍活動。興趣愛好是最好的老師，利用公文管理交流沙龍活動，培養高校各級公文管理人員對公文管理的興趣，把為基層減負的主題融入其中，提升他們對公文管理的主動性與積極性。一方面，引導他們交流日常公文管理中的問題，針對問題進行討論和專項學習，提升公文管理水平；另一方面，可以從中發現系統性問題，理順公文管理體系，提升高校公文管理系統的整體運行效率。4.建立院系/管理部門公文管理評價機制，加強發文的檢查督導。定期開展抽樣檢查督導工作，以“短實新文風，篇幅簡短、結構嚴謹、表述準確、文字精煉”為文件規范性的基本要求，對各院系/管理部門的公文管理水平進行評價，將公文管理水平不高的院系和管理部門作為重點督導對象，幫助各院系/管理部門發現問題、解決問題，針對部分在實際業務操作中存在困難的兼職公文管理員，可以進行專項輔導培訓，提升公文管理水平。

三、結語

公文是高校進行行政管理的重要手段，在中央不斷要求為基層減負的大背景下，高校在各級機構中把文件質量提上去、把文件數量減下來是積極落實相關文件的必然要求，也是高校適應“雙一流”建設，打造一流公文管理的必然選擇。因此，不斷在實踐中發現問題，并結合上級要求，有針對性地改進，不斷完善管理體系，將學校公文處理效率持續提升是一項持之以恒的工作。