做好新時期辦公室行政事務(wù)管理工作的措施

文/福建省云霄縣人民政府辦公室 何志賢

在機關(guān)單位發(fā)展過程中，辦公室行政事務(wù)管理占據(jù)著重要地位，對于機關(guān)單位的發(fā)展有著重要影響。辦公室行政事務(wù)管理工作本身具有系統(tǒng)性與復雜性特點，所涉及的內(nèi)容眾多。為此，要注重對于辦公室行政事務(wù)管理的優(yōu)化，全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量與效果。以下圍繞當前辦公室行政事務(wù)管理中存在的問題展開分析與探討。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作概述

機關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其主要具備了以下幾個重要特點：

（一）服務(wù)性特點。辦公室行政事務(wù)管理本身是一項綜合性工作，正因如此，其工作性質(zhì)決定了其具有服務(wù)性這一特點。在單位發(fā)展與進步過程之中，辦公行政事務(wù)管理是否高效，很大程度上會影響單位的發(fā)展。

（二）繁雜性特點。我們都知道，任何綜合性工作都具有內(nèi)容繁雜這一特點，辦公室行政事務(wù)管理工作也不例外，這項工作所涉及的部門眾多。作為行政管理人員，除了要負責本職工作，還要保持與各部門之間的密切溝通和聯(lián)系。由此可以看出，要想做好辦公室行政事務(wù)工作，所需要耗費的時間與精力較多，工作難度也較大。

二、現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理存在的問題

目前，辦公室行政事務(wù)管理處于不被組織機構(gòu)重視的狀態(tài)，造成辦公室行政事務(wù)管理存在多方面的問題，影響了組織機構(gòu)的健康發(fā)展，具體而言，主要包括以下幾個方面問題：

（一）準確定位行政事務(wù)管理工作。辦公室行政事務(wù)管理是非常復雜的，所涉及的內(nèi)容，在開展辦公室行政事務(wù)管理工作之前，首要任務(wù)是準確定位行政事務(wù)管理工作。然而，現(xiàn)實情況是，目前相關(guān)部門忽視對辦公室行政事務(wù)管理進行正確定位，造成實際開展工作中出現(xiàn)多種多樣的問題，無法滿足組織機構(gòu)的發(fā)展需要。

（二）完善的管理機制是保證辦公室行政事務(wù)管理順利進行的基礎(chǔ)。目前許多組織機構(gòu)并不重視辦公室行政事務(wù)管理工作，并未制定完善的辦公室管理制度，在辦公室行政事務(wù)管理出現(xiàn)問題時無法根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進行妥善處理，最終給辦公室行政事務(wù)管理帶來極其不良的影響。

（三）高素質(zhì)的工作人員是保證辦公室行政事務(wù)管理工作順利進行的基礎(chǔ)。作為工作人員，應(yīng)當全面認識與理解辦公室行政事務(wù)管理，并按照規(guī)定與要求認真開展辦公室行政事務(wù)管理工作，充分保障辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量與效果。然而，現(xiàn)實情況是，由于目前大多數(shù)行政管理人員本身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)不高，在出現(xiàn)相關(guān)問題時未及時制定出有效的解決方案，最終導致辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量大打折扣，難以發(fā)揮出辦公室在組織機構(gòu)中的重要作用，而這必然會給組織機構(gòu)的健康發(fā)展造成阻礙。

三、改進與優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理的措施

（一）對辦公室行政事務(wù)管理范圍進行準確定位。辦公室行政事務(wù)管理是一項綜合性的工作，正因為如此，復雜性與系統(tǒng)性是辦公室行政事務(wù)管理工作的突出的特點。此外，就目前而言，辦公室行政事務(wù)管理范圍不清這一問題在眾多單位普遍存在，具體表現(xiàn)為辦公室行政事務(wù)管理范圍劃分不明確，行政事務(wù)管理人員經(jīng)常需要處理超出職責范圍的工作，很顯然，這不僅會給辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與效率帶來不良影響，而且將會嚴重影響工作的秩序，甚至會引發(fā)責任模糊問題。針對這些問題，作為各個單位的領(lǐng)導者與管理者，要及時制定有效的解決措施，全面認識辦公室行政事務(wù)管理，明確辦公室行政事務(wù)管理工作范圍，切忌隨意安排工作。與此同時，要根據(jù)本單位的實際情況，明確所有人員的工作職責，保證責任落實到個人。除此之外，要加大對辦公室行政事務(wù)管理的宣傳力度，深化全體工作人員對這一工作的認識，使其積極配合行政管理人員開展辦公室行政事務(wù)管理工作。

（二）建立健全辦公室行政事務(wù)管理工作相關(guān)制度。為了提高辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與水平，單位要重視建立健全管理體系，明確工作人員的職責，規(guī)范辦公室管理程序，充分調(diào)動工作人員工作熱情。與此同時，單位要重視加強對行政辦公人員的監(jiān)督與管理，全面保障工作人員工作質(zhì)量與效率。構(gòu)建辦公室管理制度體系過程之中，在立足于本單位實際情況與需求的情況下，充分考慮工作人員的真實想法，建立以人為本的管理制度，增強工作人員的忠誠度，挖掘工作人員的內(nèi)在潛能，點燃工作人員的熱情，為辦公室各項工作的順利開展打下堅實基礎(chǔ)。與此同時，要重視提升工作人員的服務(wù)意識，只有辦公室人員具備不怕吃苦的精神，才能夠全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作的嚴謹性與高效性。

（三）全面提升辦公室行政事務(wù)管理工作人員的綜合素質(zhì)。作為辦公室行政事務(wù)管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，行政管理人員本身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系著工作質(zhì)量與效率。所以，為了提升辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與效率，單位要重視做好辦公室管理人員的再培訓工作，組織辦公室管理人員參加各種培訓與教育活動，全面提升辦公室管理人員的整體素質(zhì)。與此同時，作為辦公室管理人員，要具有追求進步的意識，在平時工作中，要不斷加強專業(yè)知識學習，不斷提高自身素養(yǎng)與思想水平，提高辦公室行政事務(wù)管理水平與質(zhì)量。

（四）加快建設(shè)信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)的步伐。隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域得到充分的應(yīng)用，而辦公室行政事務(wù)管理也不例外，應(yīng)當注重對現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，依托于信息技術(shù)的運用改進辦公室行政事務(wù)管理方式，從而提升工作質(zhì)量與效率。因此，單位要重視建設(shè)信息化行政事務(wù)管理體系，積極推進信息化改革的進程，強化資金與技術(shù)投入，不斷改進與優(yōu)化現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與計算機設(shè)備，為各項工作順利開展創(chuàng)造有利條件。與此同時，單位在開展信息化建設(shè)過程之中，對于網(wǎng)絡(luò)安全這一問題要引起高度重視，由專業(yè)技術(shù)工作人員負責網(wǎng)絡(luò)與信息的安全工作。與此同時，加強工作人員對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的學習，使其掌握有關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識。

（五）注重對辦公室行政事務(wù)督查服務(wù)工作的優(yōu)化。為了保證領(lǐng)導所制定決策的科學性與合理性，有必要積極開展相關(guān)的督查工作。新時期，為了樹立起各級黨政部門在辦公室行政事務(wù)管理中的權(quán)威，保證各項工作有效執(zhí)行，要重視改進并優(yōu)化督查管理工作。在開展行政監(jiān)督與管理工作中，辦公室要保持與各個部門的溝通與聯(lián)系，利用多種方式保證各項工作的落實。新形勢下，為了更好地服務(wù)于領(lǐng)導、員工以及基層等，要積極開展辦公室行政事務(wù)管理工作，改變傳統(tǒng)工作思路與方法，積極探索新的工作方式與措施，全面拓展辦公室行政事務(wù)管理工作范圍，重點解決基層發(fā)展過程中遇到的種種困難，明確辦公室服務(wù)管理新的發(fā)展方向。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期，隨著機關(guān)單位的進步與發(fā)展，辦公室行政事務(wù)管理的重要性越來越凸顯，這就要求機關(guān)單位全面認識當前辦公室行政事務(wù)管理中面臨的各種問題，并在此基礎(chǔ)上積極探索有效的解決辦法，全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與水平，從而為機關(guān)單位健康長遠發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。