嘉興市中醫醫院檔案管理工作分析

文/嘉興市中醫醫院 戈家英

嘉興市中醫醫院始建于1959年，現核定床位600張，年門急診量近145萬人次，出院病人3.5萬人次。系國家重點建設中醫院、全國衛生計生系統先進集體、浙江省文明單位、浙江省首批“綠色醫院”和“健康促進醫院”、國家級三甲中醫醫院。是浙江中醫藥大學附屬醫院、嘉興學院附屬醫院。

一、醫院檔案的重要性

醫院檔案是醫院歷史的記載和醫院文化的傳承，是醫院留存各種資料的關鍵環節，是醫院文化建設中很重要的一環，需要醫院不斷提升檔案管理水平，面對發展帶來的挑戰，改革檔案的管理理念，創新檔案管理手段。

在醫院文化建設過程中，無不滲透著檔案信息。如2011年5月，嘉興市中醫醫院在嘉興市首家試點“先診療、后結算”診療模式。2012年12月3日零時起，醫院正式啟動以破除“以藥補醫”機制為核心的市級公立醫院綜合改革試點，全面實施藥品零差率銷售。2013年1月5日，醫院成為國家中醫藥管理局公布的第一批三級甲等中醫醫院。2016年6月7日，嘉興市便捷支付診間結算民生實事項目現場會暨“智慧醫療”工作推進會在嘉興市中醫醫院召開。2018年4月23日，中共嘉興市委辦公室、嘉興市人民政府辦公室印發《“百年百項”重大項目計劃》，嘉興市中醫醫院改擴建一期工程被列入嘉興市“百年百項”重大項目計劃。2019年10月25日嘉興市眼科醫院揭牌成立等等。

二、醫院檔案的組成和開展情況

（一）醫院檔案的組成部分廣泛，醫院在其管理工作中分類保存的文件和材料，形成于醫院各項工作活動中。包括醫院發展歷史資料、科室資源檔案，病案病歷資料檔案，醫院黨務檔案，醫院人事資源檔案，學科、科研等學術資料檔案、教學資源檔案，設備資料檔案，后勤檔案等。檔案表現形式有文字記錄、圖片、圖表、錄音、光盤等。

（二）醫院成立由院長擔任組長的檔案管理領導小組，成立檔案管理網絡小組，配備專職檔案員。建立由分管副院長擔任組長的病案管理委員會（電子病歷管理小組）。各科室檔案包含病理檔案、健康教育檔案、圖書檔案、專業技術檔案、科研制度與檔案等。

三、當前醫院檔案工作中存在的不足

雖然嘉興市中醫醫院比較重視檔案工作，但是在檔案工作過程中，越來越凸顯以下幾個方面的不足。

（一）重視程度不足。由于檔案管理不會給醫院的經營和發展創造直接的經濟效益。相對其他臨床科室而言，醫院往往不重視檔案管理工作。單單從考核內容上看，上級主管部門對檔案工作也沒有引起足夠的重視。最明顯的表現就是檔案管理未納入《三級綜合醫院評審標準與評審細則》。醫院內部也沒有針對檔案方面的考核要求。

（二）管理制度不完善。醫院在檔案管理方面現代管理水平較低，不能適應建立健全現代醫院管理制度試點的要求。管理體制不健全，管理工作不規范，缺少統一標準。在檔案的收集、存放、整理等流程上沒有相應的成熟模式可以參考。醫院大多仍是手工記錄、紙質操作。職責不明確，不規范，有人為涂改信息或資料不慎丟失的風險。檔案分布各部門，沒有收檔制度。醫院現存的管理制度照搬國家的相關法律法規要求，制定的制度缺乏針對性和有效性，無法滿足醫院的檔案管理工作需求，與實際工作脫節。

（三）經費投入不足?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?。醫院的檔案房間面積較小，不利于諸多檔案的整理、存放。醫院現有的設備老化現象層出不窮。甚至辦公電腦老化，配備不足現象也存在。存在重視病案收集、輕視文書檔案的現象。忽視對檔案管理人才的引進，人員配備不足，查辦、催辦工作不到位，甚至有可能造成原件遺失，無法保障檔案的完整性。

（四）專業人才素質有待提高。檔案管理人員素質參差不齊，相關專業知識能力欠缺。醫院檔案管理人員大多是由護理人員轉崗或者行政人員兼職，對檔案業務知識以及管理學、相關專業知識和信息技術等知識與技能欠缺。兼職人員由于無法投入更多的時間和精力，存在管理漏洞，甚至可能會出現資料丟失甚至損壞。造成檔案收集資料不到位、不連續、不完整。相關知識的欠缺導致一些電子檔案管理的過程中，無法進行計算機的相關應用。

（五）歸檔、整理時間不明確。除了醫院對病歷資料有較明確的歸檔時間要求，超過時間會有一定懲罰之外，醫院尚未對其他檔案文書明確規定檔案的歸檔時間。不及時歸檔，懲罰制度不健全，行政科室、臨床科室上交不積極，會人為造成歸檔文書的缺漏。檔案人員雖然通過收集、整理、移交等步驟將散落在各個部門、具有保存價值的文件資料集中起來。但是未及時進行檔案的編目、整理以及存儲，檔案整理不及時，造成檔案文書堆砌。

（六）業務意識淡薄，創新能力不足。對檔案工作人員沒有激勵政策，如果是轉崗人員，不存在晉升機會的話，工作人員很容易安于現狀，工作思路不創新，跟不上時代步伐。導致檔案利用率低，物不能盡其用。另外，檔案管理成本高，資源開發和利用滯后矛盾持續存在。

四、做好醫院檔案管理工作的舉措

對于醫院提升檔案管理水平，做好醫院檔案管理工作，如何更好地進行管理，探究應用舉措，筆者有以下幾點思考：

（一）加強檔案管理人員思想政治素質。檔案工作是一項政治性很強的工作，檔案管理人員應努力提高思想政治覺悟和辨別是非的能力，在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題時貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業，樹立良好的職業道德，全心全意為人民服務。檔案管理人員要增強檔案意識，忠于職守，恪守檔案工作紀律。這就要求檔案管理人員必須要具備較強的黨性原則，具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強烈的事業心和責任感。政治過硬是第一位的要求。必須要提升政治站位、強化思想認識，加強政治歷練、增強政治本領，以過硬的政治素質確保各項任務順利完成。

（二）創新檔案管理思路和方法，創新管理新路徑。檔案工作人員需改變工作方式。按照《檔案法》相關規定，把文書檔案歸檔時間要求、歸檔范圍等要求，發至各行政、臨床、醫技科室，加強指導。改變之前“等、靠、要”守株待兔的工作方式為主動深入臨床一線，“上門”指導，主動服務臨床，主動和行政職能科室負責人面對面溝通，收集紙質、圖像、音頻等全方位多角度收集圖文并茂資料，并及時編輯、整理、歸檔。

（三）建立健全檔案管理體制，擴充專業人才，為檔案管理現代化建設努力。制定檔案管理獎懲條例，納入崗位考核、醫院目標責任制考核，對上交滯后、不積極的科室進行考核扣分。擴充專業人才并加大培訓力度。對于職前培訓，作為試用期測評主要方面。在職管理人員，定時培訓，除提升檔案管理人員業務素質之外，醫院管理干部要培養檔案管理人員對檔案工作的興趣，利用競爭機制有效調動人們的積極性，激發檔案工作者提高自身職業道德素質。完善考核制度，鼓勵工作人員晉升晉級并且提高自身的信息化水平。對于高技術人才，提高薪酬待遇。保證有效性、針對性，對檔案信息數據進行分析、整理和監測。

（四）加大資金技術支持，開發更為有效的信息處理系統。運用現代信息管理原則和技術，減少文件的數量。利用醫院局域網，OA系統等進行銜接，擴大電子文件收集途徑。開辟電子檔案，把檔案存儲于計算機或云系統云儲存，可以直接從網絡調用。

（五）具有價值的文件移交市檔案館。嘉興市中醫院建院伊始的老照片可反映嘉興市建設進程中醫療文化事業發展的見證等材料、醫院改擴建一期工程被列入嘉興市“百年百項”重大項目計劃的嘉興市委、市政府領導批示文件等資料可提交嘉興市檔案館，具有永久保存的價值。

（六）日益增多紛繁復雜的檔案數量和類型，需要對檔案進行有目的的選擇。有計劃地銷毀，不是簡單地把行政上不再需要的最老的案卷加以銷毀，往往銷毀的正是歷史上最有價值的文件。兩種材料基本上包含同樣的信息，則保存較小的案卷比較合算，節省庫房面積。保證把那些在現行工作中不需要的文件從辦公室移到保存成本較低的保管倉庫中保存，減輕檔案運營成本。

（七）加強檔案工作的宣傳。由于檔案是醫院文化建設過程中形成的文書資料、聲像檔案等，很容易被遺忘。因此，我們必須真正樹立起宣傳意識，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。

（八）做好現行文件的咨詢服務，促進檔案的利用率。目前大多數單位檔案室（病案室）所能提供的服務十分有限，甚至連一個可供查閱檔案的閱覽室都沒有，現有的服務僅僅是一種你查我調的單一服務方式，一種不冷不熱的服務態度，僅此而已。如何更好地利用檔案進行學習和研究，迫切需要有一個幽雅的環境，以便于利用者獲取各種信息的參考資料。更需要檔案管理人員改變自己的服務態度。檔案工作人員本身要更好地服務臨床科室，微笑面對自己的服務對象。