大數據環境下如何做好檔案信息開發和利用工作

文/廣西南寧水利電力設計院 柳華

隨著信息時代與網絡時代的到來，大數據環境給我國各行各業帶來新機遇和挑戰。檔案工作部門作為提供信息的重要部門，要跟隨時代發展的潮流抓住機遇并迎接挑戰。重視檔案信息化建設，利用好大數據的優勢，進一步把檔案信息化工作做好，更好地為單位和社會服務，是每個檔案工作者必須承擔的歷史使命。

一、檔案信息化的前期準備工作

（一）實現檔案原件的全文數字化。對紙質檔案原件進行全文數字化，是檔案信息數據上網運行的前提條件，也是大數據環境下開發檔案信息的基礎。在此基礎上，才能對檔案信息進行分類，建立檔案數據庫和檔案查尋系統。目前，各級各類檔案工作部門開發和提供上網利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息以及圖形圖像信息卻開發得很少，用戶在網上只能看到檔案的索引、目錄，卻看不到檔案全文。這樣，大數據的優勢仍然無法顯現出來。為了滿足大數據環境下檔案信息的提供利用，當務之急是實現檔案的全文數字化。檔案的全文數字化就是將各種形式的檔案信息，如文字、圖像、聲音、動畫等，以數字記錄的方式全部存儲在光盤或磁帶等磁性載體上和計算機硬盤上，并能通過計算機網絡再現這些信息的過程。這是檔案工作部門的一項長期而艱巨的任務。按照傳統的觀念，檔案信息數字化是檔案管理的基礎工作，不屬于檔案信息開發工作范疇，但在大數據環境下，各項工作已形成了一個真正意義上的整體，各個環節相互連接、相互制約，檔案信息數字化已成為檔案信息開發工作中最基礎的環節和前提條件。

（二）建立檔案信息數據庫。在檔案信息數字化的基礎上，各類檔案工作部門應根據自己的庫藏特色，建立檔案數據庫，這是大數據環境下檔案信息開發工作的第二個環節。數據庫不應是簡單的檔案信息儲存系統，更應該是對數字化的檔案信息進行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。它可以按照檔案的保管單位形成全宗數據，可以按照社會領域形成政治、經濟、法律、教育、文化等各領域的專業數據，按照地域形成地域特色數據，按照檢索的層次可以分為目錄數據、索引數據、文獻數據或全文數據等等。這樣，可以提高查詢速度，方便用戶，同時提高檔案信息的管理水平。

（三）建立檔案信息網站。網站是網絡上的節點，是由相關的網頁組成的用來發布信息的完整結構。檔案部門可以通過建立網站，改變傳統的檔案信息開發和利用方式，以適應網絡環境。建立網站包括這樣幾個步驟：制作網頁、連接數據庫、掛接檢索系統、建立反饋和通信機制、建立安全管理機制和網站維修機制。網站建立后，經過開發的檔案信息，可以在幾秒鐘之內與利用者見面，大大縮短了信息傳遞時間。利用網絡技術，發揮其實時性功能來開發檔案信息，可以使檔案信息的傳遞速度提高幾十倍、甚至上百倍，在時間上可以最大限度拉近檔案信息與用戶之間的距離，并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后性的問題，這是傳統的檔案信息開發手段所不能比擬的。現在全國檔案信息資源的網絡化、數字化建設開始進入爭先恐后的具體實施階段。

（四）注重檔案的保密性。我們在開發檔案信息網絡化時應注意檔案的保密性，并按檔案的開放程度進行劃分。檔案的開放程度可分為三個層次：一是開放檔案；二是限制利用檔案；三是保密檔案。按規定，開放檔案可以向社會公開提供利用，限制利用檔案限制在一定范圍內（檔案的形成者和其他相關人員）提供利用，而保密檔案則限于解密之后提供利用，有的檔案則將永久保密，永遠不能與世人見面。在大數據環境下，我們應根據檔案開放程度來確定對以上各類檔案的開發形式，以適應網絡的開放性環境，并保證檔案的機密性。對于開放的檔案信息，我們可以用網頁的形式上網傳輸，提供開放性利用。對于限制利用檔案和保密檔案，可將其數據存入加密查尋系統中，然后，采取密鑰控制技術和身份驗證技術，實施限制性開發和利用。

（五）擴大檔案的影響力。目前，社會上的檔案意識并不是很高，不少人只知有“圖書館”，不知有“檔案館”，將“檔案”誤為“黨案”的事例屢見不鮮。通過網絡向社會廣泛宣傳和進行《檔案法》的教育，是快捷、有效的方法之一。目前，有部分省市檔案館（如北京市檔案館、上海市檔案館、山東省檔案館等），紛紛在網上掛上自己的主頁，有的還在網上建起檔案目錄查詢系統，其目的是向社會宣傳自己，提高檔案部門和檔案工作的知名度。通過越來越多的網上檔案目錄中心的建設與投入使用，社會公眾在利用查詢檔案信息的同時，無形中也會增強公民的檔案意識。

二、在大數據環境下檔案工作應考慮的問題

（一）檔案網絡統籌規劃、相互兼容。統籌規劃，相互兼容的原則就是要考慮上級或外部網絡系統及下級或內部網絡系統。從檔案信息資源開發的角度來說，要考慮社會對檔案信息需求的層次和范圍。并且形成以檔案館為龍頭的有效開發檔案文獻信息資源的區域網絡服務中心，最大限度地滿足企事業單位和個人檔案信息需求；形成以政府專業管理部門、行業協會、科研、學校等單位檔案室為骨干的行業網絡服務中心，最大限度地滿足科技和專業管理人員的檔案信息需求。在建立檔案信息互聯網絡的同時，也考慮與當地的信息港、情報所、圖書館等其他社會信息服務統一和專業管理信息服務系統的兼容性。充分發揮檔案部門自身的信息優勢，避免網絡信息服務設施、信息采集內容的雷同和重復建設。

（二）網絡系統與實際情況相適應。利用計算機網絡管理檔案的優點毋庸多言，但檔案館建網時要從實際情況出發，要與本地區的投資力度、硬件設備、技術人才、信息利用能力和未來的發展相適應。網絡建設投資大，財力不足，就很難建網。同時網絡的運行管理需要技術人才，沒有相應水平的技術人才，建成的網絡如同無人駕馭的汽車；建網的目的是利用，如果檔案館不考慮社會大眾對檔案信息需求范圍，僅僅利用計算機應付日常打印文件、卡片、案卷目錄、卷內目錄，那么網絡的建設不但造成網絡設備的閑置、浪費，還要支付大量的網絡通信費用。

（三）投資與效益相得益彰。網絡的建設投資數額大，特別是建設能滿足長遠發展需要的網絡投資更大。目前，我國各級檔案館的經費比較緊張，因而網絡建設一方面要從經濟角度，分析建網所產生的經濟效益和社會效益，另一方面要量力而行，從經費的實際情況出發，不能打腫臉充胖子。這就要求我們在建網時，擬定好建網計劃，控制年度經費的投入比例，先考慮人才培養、軟件建設和基礎建設，后考慮硬件投資。與此同時，檔案部門要認識到自身保存檔案信息的潛在價值，增強資源開發的合作意識，充分利用其他信息部門的硬件設施，共同開發，共同受益。

（四）軟件同硬件的“門當戶對”。目前，有些檔案部門在進行計算機管理檔案目錄時，沒有考慮社會對檔案信息的需求，按照檔案館傳統的做法，選出一些自己都認為利用價值不高的檔案，在著錄檔案提要、主題詞過程中，又沒有嚴格按照技術規范操作，僅自行編制了一些應用管理軟件，出現了各自為政，沒有統一規范和標準的現象，這就使網絡不能真正發揮出優越性。這就是說我們不僅要建網修路搭橋，同時還要考慮計算機“車輛”、信息“貨物”和管理軟件的匹配問題。為此，建網時不但要系統地考慮造路上網，道路暢通等外在條件，更重要的是考慮信息“貨物”質量和數量等內在條件。沒有含金量較高的檔案信息，就如同沒有貨物的列車在鐵道上飛馳，到頭來勞民傷財，必然造成資金的極大浪費。

（五）改變傳統的工作方式和服務方式。我們要變“等客上門，你來我找”為主動服務的方式。長期以來，檔案系統提供利用服務方式都是“等客上門，你來我找；查到說有，查沒說無”，這種被動的服務方式與當今快速多變的社會需求已經很不適應。如何改變被動服務為主動服務，是檔案部門喊了多年的口號，然而借助網絡互聯技術，實現檔案信息為社會公眾服務的多渠道、無時差、零距離，應是一種極為有效的手段和途徑。

三、結語

總之，在大數據時代，我們要轉變傳統觀念，采取多樣化的方式為社會及公眾服務，主動降低門檻，如提供網上檔案檢索或利用服務，做好檔案信息開發和利用各項工作，為檔案工作與社會提供一個良好的交流平臺，更好地為國家、社會、集體和個人服務。這樣才能在大數據時代與網絡環境下更好地開展檔案工作和發展我國的檔案事業。