淺議檔案管理信息化建設的策略

文/吉林省公主嶺市出租車客運管理所 馬艷紅

檔案管理信息化建設是指利用計算機硬件及網絡平臺，對檔案信息進行收集、采集，采用數據庫管理模式對電子檔案信息進行整理、共享、應用的檔案管理模式。檔案管理信息化建設改變了傳統檔案管理的方式，整體上提高了檔案管理、共享的高效、便捷。

一、檔案管理信息化建設的優勢

（一）檔案管理信息化突破了檔案應用在空間、時間、載體上的限制，極大提高了檔案利用率和檔案服務效率。檔案管理信息化可以利用信息技術把傳統檔案轉化為可視、可聽的電子文檔和多媒體文檔，通過互聯網平臺進行遠程查閱，避免了傳統檔案管理借閱時繁瑣的程序和對紙質檔案的可能性破壞。通過互聯網平臺，檔案信息使用者可以快速進行共享和交流，從而實現檔案信息向生產力的高效轉換。從當前檔案管理信息化的建設進程和檔案使用狀況來看，檔案管理信息化建設已經成為檔案管理工作發展的強大助推力量。

（二）檔案管理信息化建設極大豐富了檔案內容，拓展了檔案服務能力。檔案管理單位運用信息技術，直接采集、收集文本、照片、視頻、音頻電子文檔，是對檔案內容的極大豐富。信息化檔案管理的突破不僅是信息采集手段上的，更是檔案服務內容的拓展和增加，使得傳統檔案利用與信息化利用有機結合，可以為檔案使用者提供更加多元化的服務手段。同時，檔案管理信息化建設可以通過對檔案信息的科學管理和配置，實現檔案管理的標準化、網絡化，有利于檔案使用者對檔案進行更加細致的挖掘，實現對檔案信息的充分開發，從而增強了檔案服務能力。

（三）檔案管理信息化建設有助于保護原始檔案。信息技術可以對紙質檔案進行掃描、整理后保存于數據庫中，便于檔案使用者在互聯網平臺和計算機網絡上進行檢索和瀏覽，大大降低了對紙質檔案的翻閱和復印，規避了傳統檔案管理中紙質檔案的破損、丟失問題，有利于保護原始檔案。同時，在信息化管理系統下，大大降低了檔案管理單位的運行負擔，減少了部分檔案的儲存空間，實現檔案管理和保存的高效性。

二、檔案管理信息化建設存在的主要問題

當前，檔案信息化建設工作已經取得了顯著成效，提升了檔案管理現代化水平。但受資金投入、技術開發等因素的限制，仍然存在一些問題。

（一）部分地區和單位對檔案管理信息化建設不夠重視。對檔案管理信息化建設重要性的認識是推進這項工作的重要前提和保障。對于信息化建設，要從提升檔案服務于社會治理、服務于經濟建設、服務于社會穩定能力的高度來認識，才能制定科學的信息化建設方案，切實打牢檔案收集、整理、轉換和共享等工作環節的基礎。但目前仍然有部分地區和檔案管理單位沒有重視信息化建設工作。主要表現在以下兩方面：一方面，部分檔案管理單位從業人員長期適應于傳統檔案管理方式，缺乏對信息技術、信息化管理模式的深刻認識，也沒有看到信息化建設帶來的高效率和巨大便利，從而對檔案管理信息化建設持觀望、拖延態度，無法快速轉變管理模式；另一方面，由于檔案管理信息化建設的前期工作比較繁重，需要檔案管理單位從管理制度、基礎設施建設、管理平臺應用、人員知識與技術培訓、檔案信息電子化、檔案信息電子化采集等多個方面進行全新的設計與應用，導致部分人員產生畏難情緒，在信息化建設中存在形式主義等問題，無法深入開展檔案信息化建設。

（二）資金投入不足，軟硬件配備不齊。檔案管理信息化建設需要對檔案存儲環境、配套設備進行更新完善，更需要對數據庫、檔案檢索系統、檔案查閱平臺等軟件進行開發和購買，從而形成完整的軟硬件管理系統。這些都需要投入大量的資金和經費。如果資金投入不足，將導致檔案信息保管、維護不力，難以保障檔案信息的安全；部分單位的檔案存儲環境較為簡陋，配套設備沒有及時更新換代，也會導致檔案查閱不便捷；而檔案管理和共享軟件平臺技術開發薄弱，將直接導致檔案管理信息化得不到足夠的支持，從而影響信息化建設進程。此外，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理信息化正從數據庫建設、網站建設等方式擴展到手機網頁建設、手機客戶端APP開發等領域，對技術和維護的要求更高，對資金的需求也不斷增加。目前，缺乏足夠的資金支持正成為部分地區檔案管理信息化建設的一大限制因素。

（三）規章制度和管理機制不規范，檔案信息安全受到威脅。一方面，檔案管理信息化建設是在信息化背景下傳統檔案管理的變革，相應地需要對新形勢下檔案管理的規章制度進行相應變革。這就需要在已有工作經驗之上進行新的探索，但由于檔案管理信息化建設缺乏完善的法律法規進行規范，檔案管理制度的適用性需要進一步提升；另一方面，信息化建設過程中，對檔案內容信息化和檔案信息利用的管理機制不夠完善，不僅造成檔案內容查閱體驗的降價，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規定的不規范調閱和復制。此外，黑客技術也在不斷發展，對檔案信息的安全造成嚴重威脅。

（四）高素質專業人才隊伍缺乏，技術人員繼續教育力度不足。在傳統檔案管理向信息化管理轉變的過程中，高素質的專業技術人才是重要的推動力量。新的檔案管理模式對原有檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員改變傳統的管理方式，更需要他們學習、掌握現代化信息技術手段，以便適應新時期的管理工作。當前，仍有很大一部分檔案管理人員缺乏信息技術知識，對相關軟件的應用不夠了解，存在人員專業性不強、創新能力不足、管理手段落后的問題。

三、推進檔案管理信息化建設的相應策略

（一）充分認識檔案管理信息化建設的重要性，把檔案管理信息化建設納入重要工作日程。首先，國家有關部門應加強對各地相關單位領導干部的指導，督促他們認識到這項工作對于服務經濟社會發展、促進社會進步的重要作用，把檔案管理信息化建設列入政府和部門的重要工作日程，真正提升檔案管理信息化建設的地位。只有這樣，才能促進檔案管理信息化建設在資金保障、人員配備、隊伍建設、設施購置等方面順利開展。其次，要廣泛征求科研部門、檔案管理單位、相關高校的意見，科學設計信息化建設工作方案和推進細則，提高檔案管理信息化建設的科學性、規范性和有效性。再次，要積極開展宣傳活動，普及檔案管理信息化建設知識，提升社會各界對這項工作的認識和支持程度，切實形成愛檔案、知檔案、用檔案的良好氛圍。

（二）加大對檔案管理信息化建設的投入。為了促進檔案管理信息化建設，需要從三方面加大投入：一是要加大對硬件配置的提升。包括檔案存儲空間的建設、計算機及配套設施的購置、現有檔案館（室）的改造，空調、除濕機等紙質檔案保護設施，以及購置掃描儀、照相機、錄音機、攝像機等設備，提升紙質檔案內容向數字內容的轉化。二是加大對軟件系統的投入。包括數據庫的建設和維護、檔案信息檢索平臺建設、檔案瀏覽系統及檔案管理系統的開發與購買等，使檔案信息得到有效利用和科學管理；加大對檔案信息電子數據安全方面的投入，科學設置嚴密的安全防護系統，避免因技術問題和黑客攻擊導致數據泄露和丟失。其中，檔案信息的數據安全應作為投入的重點之一。三是檔案管理單位應嚴格執行國家有關規定，建立風險預警體系，并針對數據庫安全健全保護責任制，確保風險防范制度得到有效執行。

（三）建立健全檔案管理信息化規章制度，實行標準化管理。首先，檔案管理部門要嚴格執行《檔案法》有關規定，建立科學有效的檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、調閱等進行細致規定，并確保相關制度的有效實施。同時，要加強對檔案安全管理制度的完善，建立責任追究制度，對違法違規行為依法進行追責。其次，要推進信息化管理的標準化管理。要針對建檔、存儲、共享等環節，形成規范化的管理模式，對檔案進行重要層次分級設置，對延續性檔案內容進行實時更新，協調檔案管理單位所有部門共同參與，共同進行數據開發和使用技術的探索，真正實現檔案管理信息化建設的服務功能。

（四）加強人才培養，建立高素質的專業人才隊伍。一方面，要加強對現有檔案管理人員隊伍的繼續教育和業務培訓，不斷提升其對檔案管理工作新理念、新形勢的認識，提高其信息化技術的知識范圍和技術層次，熟練掌握檔案管理應用軟件的使用方法。要特別針對計算機網絡、數據庫技術、檔案查閱平臺等專業技術進行培訓，促進檔案管理工作人員盡快適應信息化時代的要求；另一方面，要加強對高素質人才的引進，為檔案管理人才隊伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設需要專業的信息技術人才，從目前的發展情況來看，單純依靠繼續教育等手段難以滿足對人才的需求。這就要求檔案管理單位加強人才引進，從高校、科研單位等引進掌握信息技術、檔案管理知識并熱愛檔案管理工作的專業人才，實現快速提升檔案管理信息化水平的目標。

四、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是信息時代檔案管理工作的必然發展趨勢，對提升檔案服務經濟社會發展能力至關重要。政府管理部門和廣大檔案管理單位應予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設和人才隊伍培養，使檔案管理信息化建設更好地服務于人民，服務于國家建設和社會發展。