檔案利用中的個人信息保護研究

文/廣西桂林市中醫醫院 陳紅艷

檔案資料是一個人的信息記錄、歷史記錄，甚至涉及一個人的個人隱私。在大數據時代，很多個人信息輕而易舉便可以從互聯網中獲得，這無疑增加了檔案在使用中個人信息安全的風險。在醫院，個人檔案有人事檔案、病歷檔案等，但病例檔案在所有醫院檔案中所占比例大。醫院個人檔案涉及信息多、信息廣，醫院檔案含有詳細的患者資料，一旦信息被泄露，患者精神上和肉體上遭受雙重打擊。在注重個人信息保護的社會大環境下，醫院更應該建立健全檔案保護措施，承擔起信息保護的責任，加強醫院檔案管理。

一、醫院個人檔案的價值

檔案都具有一定的價值，但因為記載的內容不同，背后所隱含的意義價值也有差異性。醫院個人檔案價值，有著與其他檔案不同的意義。病歷檔案是具有特殊性的檔案，醫院檔案不僅記錄了病人的個人信息狀況，還記錄了病人健康狀況、疾病狀況、用藥狀況、就診過程等一切信息，具有較高的價值，所以醫院個人檔案價值很高。

二、檔案利用中個人信息保護存在的問題

（一）檔案在開放利用過程中個人信息泄露嚴重。檔案在開放利用過程中個人信息的泄露是當今社會普遍存在的現象，檔案開放利用時多方面的原因引發個人信息的泄露。在日常的生活中，我們總收到短信、電話或者聊天軟件的騷擾，而且這些機構掌握信息準確全面，但自己卻從未給這些機構留過個人信息，中國消費者協會在2018年7月做過個人信息泄露調查問卷，調查顯示遇到過信息泄露的人占85.2%，沒有遇到過信息泄露的人僅占有14.8%，最令人擔心的是占70.5%的信息泄露被利用從事詐騙活動，信息泄露名譽受損占6.6%，被廣告推銷占37.7%。由此可以看出，個人信息安全泄露已經對個人造成了很大的困惑。

（二）檔案管理人員綜合能力弊端。檔案管理是至關重要的，是具有一定保密性質的工作，對于檔案管理人員來講，需要具備很強的專業性和工作能力，更需要具有強烈的保密意識。首先，在一定程度上，大多數工作人員和領導對檔案管理意識不夠強烈，把檔案管理工作當成形式上的工作，無法保障檔案的安全性、保密性、永久性。其次，沒有專業的檔案管理團隊，檔案管理任務重，人員少，管理水平不一致。檔案管理人員多從普通員工中抽調，把關不嚴格，沒有專業的培訓，專業素養低，對檔案材料的裝訂、信息的收集、檔案的整理、歸檔等業務不熟知，導致檔案管理存在很多問題，例如查找不方便、信息凌亂、信息泄露嚴重等。

（三）檔案管理設施較為落后。因各種因素限制，單位用房緊缺，大多數單位將辦公室和檔案室合二為一，這樣不但不利于檔案的收集管理工作，也同樣不利于檔案的查找。甚至有些辦公室還存在手寫檔案，連基礎的計算機都未配備齊全，忽視現代化設施建設，檔案保管設備落后，無法與現代社會相匹配。隨著社會的發展，電子檔案越來越普遍，電子檔案易查找、易保存、易保密，單位應加強電子檔案建設，系統培養信息化技術人才，解決檔案保管設施落后問題。

（四）檔案管理制度的不健全。因為沒有完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作人員沒有樹立正確的檔案管理理念，對工作沒有積極性，思想懈怠。有些單位雖然制定了相關檔案管理制度，但只是紙上談兵，往往不重視嚴抓檔案管理制度和規范學習。部分職工沒有檔案管理保護的意識，日常工作中隨意擺放和丟棄檔案文件，對需丟棄的文件不做銷毀處理，導致信息隨意泄露。由于在檔案使用過程中沒有完善的檔案管理制度的束縛，直接導致檔案信息易泄露、易丟失、檔案信息的使用不規范，影響檔案的完整性和信息安全性。

三、檔案利用中個人信息保護措施和解決方案

（一）加強群眾對檔案信息的保護意識。當前大多數群眾對檔案信息保護處于漠視狀態，對檔案信息缺乏保護，為避免個人信息泄露問題的發生，應加強群眾對個人檔案信息的保護意識。檔案管理工作的順利進行和有效落實，一方面可以完善信息化管理，另一方面可以保護檔案信息的安全性，可以有效避免人民群眾的個人隱私和財產安全不受威脅?；ヂ摼W時代，個人信息保護迫在眉睫。例如，2015年發生的“瓊女郎”事件，“瓊女郎”俞小凡在2015年12月18日因信息泄露接到詐騙電話，詐騙犯聲稱自己是“上海公安”，質控俞小凡涉及一起詐騙案件，對其賬戶要監控管理，讓她將賬戶中存款轉入指定賬戶，俞小凡先后轉款6次，其被騙金額高達800萬人民幣。在現階段，想要通過法律途徑解決信息泄露問題，會因為缺少有力證據、找不到侵權主體、信息泄露途徑不明確而導致維權的失敗，為避免以上悲劇重現，現階段要提高個人保護意識。醫院可在大廳播放個人信息保護教育視頻，廣泛開展個人信息安全教育宣傳活動，使群眾關注重視檔案個人信息保護。

（二）檔案管理工作者加強綜合素質，提高信息保護意識。醫院檔案管理是預防個人信息泄露的重要環節之一，檔案工作者是檔案管理的把關者，個人信息的泄露將對個人和單位造成嚴重的損失或傷害。檔案管理工作者應該提高綜合素質，熟知檔案管理條例，加強自我教育，提高自身責任感和檔案安全意識，在檔案提供和利用中嚴格操作。醫護人員要妥善保管患者的病例檔案和診療信息，避免非工作人員翻閱查看患者病例及基本信息。工作人員應管理好電子檔案系統，使用后及時關閉和退出，防止信息被篡改，保障個人利益、患者利益及醫院利益。嚴格按照醫院相關檔案信息管理流程辦事，樹立檔案管理責任意識，嚴格遵守職業規范，堅決維護他人利益。檔案管理的優良程度取決于檔案工作者的工作態度和管理檔案的專業程度。作為有高尚職業道德的檔案管理者，應當通過不斷學習、不斷反思、培訓學習來提高自己，制定出更加科學、更加符合現實狀況的管理方案。

（三）建立健全檔案管理制度。為保障個人信息在利用過程中的安全，要建立健全檔案管理制度：1.檔案管理制度要簡明實用。規章制度的建立要具有可操作性，應該建立在方便實用、操作性強的基礎上。2.檔案管理制度要具有雙向性約束。不但要約束領導班子，也要約束職工。3.檔案管理制度堅持執行的嚴格性。管理制度要堅決維護和執行，在執行時堅持“有功者獎勵、過錯者處罰”原則，充分樹立管理制度的權威性。建立健全檔案管理制度，嚴格把握體系制度，讓檔案信息利用更加規范、嚴格、高效化。

（四）加強檔案管理設施建設。加強醫院檔案管理基礎設施的建設是檔案管理的關鍵。主要的實施措施是：1.改善檔案管理室，成立專門的檔案管理部門，更新電腦和軟件設施，例如，監控設施，網絡安全軟件。2.成立專業的檔案管理團隊，加強團隊建設學習。3.改變傳統的檔案操作流程，不斷提升工作效率，加強檔案信息利用安全。例如：婦產科張大夫需調取婦產科住院部王某患者病例信息，需嚴格按照級別和權限來登錄查看，查看全程電腦軟件可監控利用電子檔案全過程，電子檔案的拷貝和復制也需要雙登錄系統，保證信息安全。

四、結語

隨著時代的發展，檔案信息利用安全是值得深思熟慮的問題，應逐步提高檔案管理水平，完善健全相關管理制度，開拓新方法、新思路，實現檔案利用中個人信息的保護。