更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

文/廈門產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院 林泓鈺

檔案管理是體現(xiàn)檔案部門成長與發(fā)展、對檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的記錄工具，其所記錄的均是全部活動的真實(shí)過程，在很大程度上為各項(xiàng)工作提供了一定的參考依據(jù)。針對我國目前社會形勢進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在跟隨時代潮流的同時，保證檔案管理規(guī)范化的檔案管理體系已逐漸成為趨勢所在，為檔案部門管理工作的發(fā)展指出明確的目標(biāo)。檔案部門若想致力于創(chuàng)新檔案管理、促進(jìn)長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須將檔案管理的落后理念切實(shí)進(jìn)行更新，適應(yīng)和滿足時代發(fā)展所需。

一、我國目前檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視不夠。傳統(tǒng)思想觀念認(rèn)為，檔案管理是一項(xiàng)事務(wù)性的保管工作，無法適應(yīng)檔案管理規(guī)范化的要求，無法體現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化、信息化的優(yōu)勢。基于我國目前檔案管理現(xiàn)狀來看，常出現(xiàn)對各類重要檔案未給予足夠重視，導(dǎo)致不能對資料等進(jìn)行及時有效的整理，因此工作中檔案材料缺失現(xiàn)象頻發(fā)。而部分檔案管理人員自身能力不足，在工作中常受到專業(yè)知識、時間等多種因素影響，因?yàn)閷I(yè)水平較低，工作中缺乏重心，常出現(xiàn)檔案資料存檔不及時以及無法及時補(bǔ)充和更新缺失材料等，違背了檔案管理工作中對完整性的要求。檔案管理事業(yè)發(fā)展為社會發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)的基礎(chǔ)是建立新型順應(yīng)時代發(fā)展的檔案思想和理念，以替代傳統(tǒng)落后的管理思路。檔案管理所涉及的各個流程中滲透規(guī)范化，才能致力于推進(jìn)創(chuàng)新。

（二）檔案管理力度缺乏。檔案管理力度缺乏，是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因之一，目前我國檔案部門中普遍存在檔案管理工作人員專業(yè)知識缺乏、工作效率低下等問題。尤其表現(xiàn)在檔案材料收集、整理、歸檔等方面，工作能力并不突出，材料在歸檔時真實(shí)性和準(zhǔn)確性得不到保證，并且未及時更新資料可能導(dǎo)致各種無法預(yù)估的事情，如檔案部門工作者在科研方面、職稱考評方面、業(yè)績考核方面等材料未及時進(jìn)行歸檔等。

（三）檔案管理手段落后。人工查找及查閱人事信息仍是檔案部門檔案管理工作中的常見應(yīng)用方式，檔案部門中用來存儲檔案信息的仍然是鐵皮柜。檔案部門未能合理使用存儲空間，并且缺乏單獨(dú)的計算機(jī)以及管理軟件等，加大了檔案管理工作的難度，并導(dǎo)致一系列風(fēng)險事件發(fā)生。如，鐵皮柜的使用導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確性難以得到保障，極易導(dǎo)致資料遺漏和丟失，同時還導(dǎo)致大量人力物力浪費(fèi)。

（四）交接工作流程欠缺。檔案部門進(jìn)行轉(zhuǎn)型后未將工作重心放在提高檔案管理質(zhì)量上來，導(dǎo)致檔案交接制度仍未得以改善。尤其是工作人員工作發(fā)生調(diào)動或者離崗時，交接方面存在極大的問題，后來者無法完整銜接，最終導(dǎo)致檔案管理前后嚴(yán)重脫節(jié)，具體責(zé)任無法劃分。

二、檔案管理信息化體系建設(shè)措施

（一）健全檔案管理制度。檔案管理制度應(yīng)基于檔案部門現(xiàn)狀而制定，需要考慮部門的特點(diǎn)以及管理的需求，科學(xué)建立符合檔案部門發(fā)展的制度。同時必須具備實(shí)用性和簡潔性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展工作，才能更好地發(fā)揮管理制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。如，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，實(shí)施職工檔案借閱登記制度；又如，嚴(yán)格登記檔案部門職工檔案材料的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出記錄。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。檔案部門如何推進(jìn)全方位規(guī)范化管理，是檔案部門落實(shí)規(guī)范化管理模式的基礎(chǔ)。但我國大部分檔案管理部門缺乏獨(dú)立性，工作受限嚴(yán)重，在工作中無法自主決定與檔案管理有關(guān)的多項(xiàng)事務(wù)。檔案管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新時，應(yīng)將提高部門獨(dú)立性作為基本目標(biāo)，使其具備自主決策的職能，能夠自行決定檔案的搜集以及保存等事項(xiàng)。可以認(rèn)為，創(chuàng)新階段要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理，必須改變傳統(tǒng)的管理方式，以全新的管理理念和方式來編制檔案體系，劃分各個檔案類型并落實(shí)于檔案內(nèi)容。除此之外，檔案管理工作中應(yīng)對現(xiàn)有管理范圍進(jìn)行拓展，加大對于文字、表格、圖像等信息的收集和管理，也應(yīng)加強(qiáng)對于人員及訪客的管理等。尤其是近些年來信息技術(shù)的融合，使得檔案管理時可在各個流程中融入信息化的手段，對于減少成本、提高效率來說具有重要意義，并且更能體現(xiàn)出其實(shí)效性。

（三）確保檔案管理規(guī)范化。檔案部門每一位檔案管理工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高，應(yīng)注意交接檔案時遵循相關(guān)要求和程序，在移交文件上簽字。此外，工作人員應(yīng)加大對于清理檔案、收回借出的檔案、整理借據(jù)等的重視程度，日常工作中做好文件的整理和分類，并及時歸檔。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化。進(jìn)入新時期后，信息化正在全面推廣，對于檔案部門來說，是一個新的契機(jī)，與檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)手段和措施逐漸得以完善，檔案管理部門也在許多工作環(huán)節(jié)中實(shí)施了信息化技術(shù)，通過應(yīng)用信息化手段，使得檔案信息的準(zhǔn)確度得以提升，輔助檔案部門各項(xiàng)決策的職能初步得到體現(xiàn)。信息化的建設(shè)提高了檔案資料的存儲時間，有利于實(shí)現(xiàn)對于珍貴檔案信息的利用，同時能夠幫助各個檔案部門之間實(shí)現(xiàn)信息交流以及資源共享，對于推動社會的進(jìn)步與發(fā)展意義重大。但是，檔案管理信息化也加大了檔案部門的安全風(fēng)險，檔案信息容易遺失，并且可能遭受惡意篡改，帶來了風(fēng)險，也增添了損失。因此作為檔案管理人員來講，應(yīng)該努力確保各項(xiàng)檔案信息的實(shí)時精準(zhǔn)性，強(qiáng)調(diào)收集和處理實(shí)時性檔案信息的重要性，避免某些檔案信息在使用中出現(xiàn)失真或錯誤的情況。此外，檔案部門應(yīng)從源頭消除存儲及查閱工作中的安全隱患，以現(xiàn)行的基本流程為基礎(chǔ)，對檔案監(jiān)管措施進(jìn)行強(qiáng)化，如對于自身擁有的檔案信息需要構(gòu)建防火墻。

（五）完善管理硬件設(shè)施。對于檔案管理部門來說，為達(dá)到增強(qiáng)檔案管理意識的目的，可建立公開的檔案管理制度，使工作人員在職稱晉升、干部聘用等方面能夠公平競爭，凸顯檔案管理的透明性、公正性。目前為加快促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)合理利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，或建立檔案數(shù)據(jù)庫，以存貯檔案信息。又如，配備獨(dú)立的檔案庫房，購置電腦、檔案密集架等常規(guī)設(shè)備，加大檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。

（六）加大管理資金投入。對于檔案管理部門來說，為保證資料的完整，需要做好對突發(fā)事件的處理，如配備空調(diào)、抽濕機(jī)以及專業(yè)滅火器等。此外，應(yīng)合理分配檔案部門的資金投入，改善配套設(shè)施，如，采購先進(jìn)的計算機(jī)、配套設(shè)施、防火墻軟件等，均是保證檔案管理準(zhǔn)確性和完整性的基礎(chǔ)。

（七）認(rèn)識檔案管理的重要性。加大宣傳對于員工來說，是提高其檔案管理認(rèn)識程度的重要方式之一，檔案部門管理層以及普通員工都應(yīng)主動了解檔案管理的重要性，并從自身進(jìn)行改變，如通過利用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等方式進(jìn)行知識普及，幫助其形成一定的意識。此外，也應(yīng)對檔案管理的理念進(jìn)行更新，根據(jù)部門實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè)，使檔案管理顯現(xiàn)其利用價值。

（八）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作對于工作人員有著較高要求，工作能力突出的同時還應(yīng)具備較高職業(yè)素養(yǎng)，明確自身的職責(zé)以及職業(yè)要求。作為管理層來說，可通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)或知識講座等方式定期舉辦培訓(xùn)課堂，鼓勵檔案工作人員全員參與，在提高自身認(rèn)知的情況下不斷完善專業(yè)技能，培育職業(yè)道德素養(yǎng)。而作為檔案管理人員來說，應(yīng)把握機(jī)會，完善自身知識儲備，同時還需要掌握計算機(jī)、軟件以及檔案管理工作的方法和流程，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

三、結(jié)語

檔案是一種現(xiàn)代化的信息資源，不管是人類政治，抑或是國際事務(wù)等，檔案管理都發(fā)揮了不可估量的作用。隨著科技化、信息化的廣泛深入，更規(guī)范、更先進(jìn)的管理途徑已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢之一，如何實(shí)現(xiàn)檔案部門管理規(guī)范化，深受學(xué)者們的關(guān)注及探究。近年來，各部門已經(jīng)意識到規(guī)范化體系在檔案管理中的應(yīng)用價值所在，也開始嘗試將現(xiàn)有的某些模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，檔案管理工作已加快了前進(jìn)的腳步，逐漸實(shí)現(xiàn)了改革，對于檔案管理行業(yè)來說，無疑是一大重要突破。但從整體情況來看，現(xiàn)當(dāng)下檔案管理工作并未發(fā)展成熟，沒有真正實(shí)現(xiàn)整體規(guī)范化，檔案管理工作仍存在較多問題，需要在后續(xù)工作中進(jìn)一步完善和發(fā)展。