提高檔案管理科學化水平的路徑探究

文/山東省寧陽縣第一人民醫院 毛成銀

社會的快速發展使得信息化水平逐年提升，人們對企業檔案資料的獲取效率要求也越來越高。對于現階段企業檔案管理工作而言，傳統老舊的檔案管理方式已經無法滿足現代社會的發展需求，必須努力提升檔案管理科學化水平，才能使企業檔案管理工作走出發展困境，跟上時代腳步，為企業的長久發展打好基礎。

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

從本質上來講，檔案管理工作所面對的是檔案信息和檔案實體，相關人員把大量的檔案信息通過集中收集、管理的方式來為各個行業提供信息服務，也可以把檔案管理工作看作是就業人員與應聘單位之間的連接紐帶。在求職人員進行應聘時，企業管理者可以通過其所提供的檔案信息，來了解和熟悉應聘人員的從業經歷和綜合能力，實現招聘人員和就業人員之間的有效對接，為企業甄選出最為合適的工作人員。由于我國人才市場充斥著大量的檔案信息，所以檔案管理部門尤為重要，只有努力提升企業檔案管理科學化水平，才能為相關管理部門提供很好的服務。同時，相關部門和企業必須明確檔案管理工作的發展趨勢，確定發展方向，優化檔案管理模式，以便從根本上提升檔案管理機構的科學化水平，為構建和諧社會貢獻一份力量。

二、提高檔案管理科學化水平的意義

（一）滿足信息化發展的要求。提升檔案管理科學化水平的重要意義之一，就是能夠進一步滿足我國企業信息化發展需求。近年來，隨著我國社會現代化水平的不斷提升，科學技術被廣泛應用到各個行業領域中，尤其是在企業檔案管理工作中，日益增長的檔案資料數量使得企業檔案管理工作必須向著科學化管理方向發展，這樣才能滿足社會發展需求，減輕檔案管理工作負擔，提升檔案管理工作的效率。

（二）促進檔案管理發展的途徑。目前，我國仍然處于快速發展的階段，各個行業不斷進步、共同努力，力求使中華民族偉大復興的中國夢早日實現。但是，與日俱增的檔案資料種類，給檔案管理工作帶來了巨大的壓力和困難。為了提升檔案管理效率，優化檔案管理水平，必須將新型科學技術引入檔案管理工作中，幫助檔案管理工作尋找一條新的發展途徑。同時，檔案管理機構也要鼓勵相關人員不斷學習新技術，努力為檔案管理事業的穩定發展貢獻自己的力量。

三、我國目前檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視力度。做好單位內部的檔案管理工作，能夠有效提升單位的信息價值，但是大多數單位不能足夠認識到檔案管理工作的重要性，更多的單位人員只關注進行檔案管理工作需要花費的資金成本，同時認為檔案管理工作自身相對來說較為復雜，因此，在完成檔案管理工作的過程中，缺乏足夠的重視，處理檔案管理工作不夠認真仔細，從根本上無法保證檔案管理工作的有效性。

（二）檔案管理制度有待完善。結合現階段我國檔案管理工作的詳細情況來看，檔案管理工作的相應制度還存在一定的缺陷，不利于管理工作的實施和發展，特別是在信息化技術的大力發展環境下，隨著互聯網的普及，人們的工作和生活也在逐漸趨向網絡化發展，一些單位的檔案管理工作還在使用以往的管理制度，未有效利用互聯網資源來進行相應的工作，這種管理制度并不適用于現今互聯網普遍發展的社會，在實際中檔案管理工作也不能全面進行管理，從本質上影響了檔案管理工作的整體質量。

（三）缺乏綜合性檔案管理人才。就我國檔案管理工作的發展情況來看，管理人員綜合能力低是目前存在的主要問題之一。在現代化的發展背景下，企業檔案管理工作不僅要求相關工作人員具有專業的技能水平，還要熟悉現代化科學技術，只有這樣，才能將二者進行有機結合，為檔案管理工作提供更好的服務。但是，大部分檔案管理人員綜合素質普遍偏低，管理水平參差不齊，難以滿足我國檔案管理工作的發展需求，是現階段檔案管理工作需要重點解決的問題。

四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

（一）轉變傳統檔案管理的思想。要想真正實現檔案管理科學化水平的提升，首先要做的就是轉變傳統的檔案管理理念，打破傳統檔案管理思想的束縛，樹立正確的檔案管理發展方向，以便促進我國檔案管理工作向著科學化的方向發展。同時，相關檔案管理人員還要充分意識到檔案管理工作的重要性，以科學合理的檔案管理方式開展工作，從而提升檔案管理科學化水平。除此之外，在實際工作中，相關部門還要加大對檔案管理工作的投入，從硬件到軟件方面給予大力支持，為檔案管理科學化發展打好基礎。

（二）實行電子化與紙質檔案管理相結合的方式。當今社會正處于一個開放、包容的時代，信息化、科學化已經逐漸成為我國主要的發展趨勢。同時，隨著互聯網技術的不斷普及，國家信息技術逐漸發展成熟，各行各業都在努力朝著更加先進、更加高端的方向前進。尤其是對檔案管理工作而言，電子信息化管理方式已經是必然的發展趨勢，電子化與紙質檔案的相互結合將成為未來檔案管理的主要形式。就我國檔案管理工作的形勢來看，目前已經在進行信息化改革，給檔案管理提供了新的技術手段，不但有效節約了檔案管理材料，降低了工作成本，還大大提升了工作效率，檔案管理工作發生了前所未有的變化。雖然互聯網技術的應用，使檔案管理部門受益匪淺，但是電子信息安全問題也隨之而來，硬件設施的故障和軟件病毒的入侵，都會給檔案管理工作造成嚴重的影響，甚至會導致電子檔案信息的丟失，不利于檔案的科學化管理。所以，對現階段的檔案管理工作而言，必須努力提升工作人員綜合素質，確保檔案管理工作人員具備計算機軟件操作知識，能夠維護電子化檔案管理工作的網絡環境安全，切實利用電子化檔案與紙質化檔案管理相結合的方式提升檔案管理工作效率，利用電子檔案備案、紙質檔案記錄的方式提升檔案管理水平。

（三）提升檔案管理從業人員的綜合素質。相對比于其他管理工作，檔案管理工作量更大，處理流程更加繁瑣，相關工作人員的工作壓力明顯偏高，并且隨著社會的不斷進步，人才數量的逐漸增多，檔案管理工作所面臨的挑戰和壓力也越來越高，所以提升檔案管理水平勢在必行。而檔案管理工作人員作為檔案管理工作的中流砥柱，必須努力提升自身綜合素質，提升檔案管理專業能力，以便更好地為檔案管理工作服務。在實際工作過程中，國家和相關機構要對檔案管理從業人員進行定期培訓，使其接受先進的檔案管理技術，熟悉并了解各種檔案管理科學知識，從而提升從業人員檔案管理能力和綜合素質，在出現檔案管理意外事故時，可以積極采取有效的防護措施，將損失降到最低，為企業的長遠發展保駕護航。同時還要注重對檔案從業人員的信息技術培訓，能夠對現代網絡技術中出現的故障進行基本防護和處理。除此之外，檔案管理人員的職業操守和道德素養，也是確保檔案管理工作順利進行的基礎，從而降低泄露檔案信息的概率。

（四）明確樹立檔案管理觀念。作為一名新時代的檔案管理工作者，必須樹立明確的檔案管理觀念，具備與時俱進的發展意識，用自身過硬的檔案管理知識來處理相關工作。現階段的檔案管理工作已經不再僅僅局限于對紙質檔案的保管，而是升華為自動化管理辦公模式，所以，為了滿足時代發展需求，檔案管理工作必須向科學化管理方向前進，這是社會進步的必然趨勢，同時也是信息化社會的基本要求。針對信息化檔案管理工作發展情況，我國正在對信息化安全技術進行不斷優化，完善檔案管理工作體系，以科學合理的檔案管理觀念應對時代發展的挑戰。

（五）建立檔案管理的配套措施。建立檔案管理配套措施，是提升檔案管理科學化水平的重要環節。由于檔案管理工作的重要性，所以在實際工作中，對檔案管理工作的要求是十分嚴格的，必須符合零破損、零丟失、零污染、零涂改的基本原則，確保整個檔案信息的準確性和可靠性。而檔案管理配套措施的建立則為檔案信息的安全性提供了有力支持。不論是何種行業的從業人員，都具有自己的檔案資料，詳細記錄了從學習到工作的整個過程，把學校、單位和人才市場有效串聯在一起，可以說其本身就是一個完整的檔案管理系統。每個人在入學初期就應建立一個屬于自己的個人檔案，并且會隨著其成長而增加內容，更隨個人從學校到人才市場，給企業提供了解人才信息的重要途徑，是用工單位對應聘人員初步了解和認識的開始，也是選擇合適人員的重要依據，在整個檔案流通的過程中，每個環節都與檔案管理配套措施的建立息息相關。

五、結語

綜上所述，對企業的發展而言，提升檔案科學化管理水平是時代進步的基本要求。由于檔案能夠為企業提供準確、可靠的信息資料，所以相關部門要重視檔案管理工作，充分利用信息化技術的優勢，有機結合電子化檔案管理和紙質管理方式，以便從根本上提升檔案管理科學化水平，改善檔案管理工作現狀。