努力提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平

文/濰坊市中醫(yī)院 路艷艷

對(duì)于每個(gè)國(guó)家和地區(qū)來(lái)說(shuō)，醫(yī)院是必不可少的機(jī)構(gòu)，為人們的健康成長(zhǎng)提供服務(wù)，消除人們的疾病痛苦，讓人們擁有健康的體魄。在醫(yī)院管理中，檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理內(nèi)容，不僅將患者的基本信息、治療情況詳細(xì)記錄下來(lái)，還將醫(yī)護(hù)人員的檔案信息進(jìn)行有效保存。采用科學(xué)化的檔案管理手段，能夠保證各種信息資料的安全性，而且還能提升醫(yī)院的服務(wù)水平，讓患者感受到良好的治療體驗(yàn)。同時(shí)，現(xiàn)階段倡導(dǎo)的科學(xué)化檔案管理不僅僅是采用先進(jìn)的信息技術(shù)，更重要的是改變管理理念和手段，制定相關(guān)制度，才能達(dá)到更高的檔案管理科學(xué)化水平。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

目前，社會(huì)不斷更新和發(fā)展，加上新醫(yī)改的持續(xù)深入，使得醫(yī)院改革發(fā)展進(jìn)入了新的階段，也取得不少成就。檔案管理作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，承擔(dān)著記錄一切信息的重?fù)?dān)，包括醫(yī)院醫(yī)療人員信息、設(shè)備信息、藥品信息以及患者信息等，也是促進(jìn)醫(yī)院有效改革的主要信息依據(jù)。因此，在醫(yī)療改革不斷發(fā)展過(guò)程中，必須提升對(duì)檔案管理的重視，提高檔案管理信息化水平，才能更好地促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)改革和創(chuàng)新，不斷摸索出新的發(fā)展路徑，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)水平和質(zhì)量的提升。

二、目前醫(yī)院檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理理念較為落后。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了生活、工作的方式，但是有一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理中依據(jù)采用傳統(tǒng)的管理方式，相關(guān)人員的管理理念較為落后。一般醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的目的主要是為了對(duì)患者的就醫(yī)信息、醫(yī)護(hù)人員的資料信息等進(jìn)行詳細(xì)的記錄和管理，進(jìn)而能夠保證自身服務(wù)質(zhì)量，促使患者能夠更好地就醫(yī)治療。然而，很多醫(yī)院并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量提升的重要性，只是認(rèn)為檔案管理就是對(duì)醫(yī)院的各種信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，這樣就導(dǎo)致檔案管理缺乏目的性，也沒(méi)有將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力較差。通常檔案管理工作對(duì)相關(guān)工作人員的要求較高，需要采用專業(yè)的知識(shí)和能力才能進(jìn)行有效管理。然而，在一些醫(yī)院中，從事檔案管理的并非專業(yè)人員，而是從其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)的。在這種情況下，不僅會(huì)對(duì)檔案管理的開(kāi)展造成影響，還會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作失去本來(lái)的價(jià)值。而且檔案管理人員不具備專業(yè)的技術(shù)和素養(yǎng)，導(dǎo)致該工作無(wú)法將醫(yī)院的信息展現(xiàn)出來(lái)，無(wú)法為醫(yī)院發(fā)展提供依據(jù)。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，科學(xué)、完善的制度是保證其順利開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提。然而，現(xiàn)階段很多醫(yī)院并沒(méi)有建立檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理水平較低。制定檔案管理制度的目的是為了約束工作人員的行為，確定管理方式，但是一旦缺失制度，就會(huì)導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法保障該工作順利開(kāi)展，在一定程度上對(duì)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升造成影響。

（四）檔案管理設(shè)備老化，和社會(huì)發(fā)展不適應(yīng)。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備出現(xiàn)老化情況，和現(xiàn)代化生活存在一定的差異。實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是時(shí)代發(fā)展的必然，假如無(wú)法利用最新技術(shù)和設(shè)備對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，可能會(huì)影響檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，出現(xiàn)檔案資源利用率低的情況。同時(shí)，假如醫(yī)院的檔案資料收集依舊采用傳統(tǒng)手工方式，會(huì)大大降低檔案管理的效率，對(duì)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展造成阻礙。

三、提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）及時(shí)更新檔案管理理念。管理理念的樹(shù)立會(huì)對(duì)工作人員的行為產(chǎn)生一定影響。因此，為了提升醫(yī)院的檔案管理科學(xué)化水平，需要及時(shí)更新管理理念，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始，明確檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，明確各類信息保管的價(jià)值，重視檔案管理工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，更新管理理念，將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)院發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，還要增強(qiáng)檔案管理人員的管理服務(wù)意識(shí)，要讓檔案管理工作滿足醫(yī)院不同人員的檔案利用要求，提高檔案的服務(wù)性，為醫(yī)院各個(gè)科室提供專業(yè)、全面的檔案服務(wù)。才能將檔案的價(jià)值最大可能施展出來(lái)。

（二）提升檔案管理人員的綜合能力。檔案管理人員的能力在一定程度上會(huì)對(duì)管理工作效率造成影響，決定了檔案管理的質(zhì)量。因此，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇的過(guò)程中，要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，提高對(duì)該崗位的重視程度，改變“檔案管理工作是一份清閑、沒(méi)有價(jià)值的崗位”的想法。只有專業(yè)的管理人員，采用專業(yè)的知識(shí)和管理技術(shù)，才能讓檔案管理工作更加具有條理性，能夠?qū)⑵渥饔谜宫F(xiàn)出來(lái)。另外，除了引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才之外，還可以對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期對(duì)其開(kāi)展相關(guān)管理方式和理念的教育，促使其能夠在工作中運(yùn)用最新的方式，提升檔案管理工作的科學(xué)化。

（三）完善檔案管理制度。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理的內(nèi)容較多，需要進(jìn)行精細(xì)化的管理，才能保證各項(xiàng)信息都能得到妥善的保存和管理，提升管理工作的合理性和科學(xué)性。因此，需要結(jié)合醫(yī)院中的人員信息、藥品信息、設(shè)備信息以及患者信息4個(gè)方面，制定不同的管理制度。對(duì)于人員信息檔案，主要是將醫(yī)院中所有工作人員（醫(yī)生、護(hù)士、財(cái)務(wù)人員、藥品采購(gòu)人員等）的信息資料記錄下來(lái)，這也是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力所在。在進(jìn)行人員檔案管理的過(guò)程中，要定期對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，結(jié)合社會(huì)需要，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有人才儲(chǔ)備進(jìn)行檢查，方便引進(jìn)人才時(shí)利用。同時(shí)，醫(yī)院的藥品和設(shè)備決定了醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務(wù)水平，對(duì)藥品和設(shè)備等信息建立檔案管理制度，方便醫(yī)院定期進(jìn)行藥物的補(bǔ)充，及時(shí)發(fā)現(xiàn)過(guò)期或者有問(wèn)題的藥物，進(jìn)而及時(shí)更換。針對(duì)設(shè)備來(lái)說(shuō)，可以方便設(shè)備的購(gòu)進(jìn)和維護(hù)，保證實(shí)際使用的效果。對(duì)于患者的信息，建立信息檔案能夠?qū)⒒颊叩幕厩闆r、就醫(yī)過(guò)程和病歷等內(nèi)容詳細(xì)記錄下來(lái)，方便醫(yī)生對(duì)患者的病歷進(jìn)行分析和研究，提高治療效率，而且病歷也是醫(yī)生在治療過(guò)程中的主要數(shù)據(jù)，能夠更加深入對(duì)患者進(jìn)行了解，為后續(xù)救治工作的開(kāi)展提供參考。

（四）積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，提升檔案管理效率。現(xiàn)階段，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)各行各業(yè)的進(jìn)步，現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用也愈加廣泛，對(duì)于醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，建設(shè)檔案管理信息化，和現(xiàn)代社會(huì)相一致，反之就會(huì)逐漸被時(shí)代所淘汰。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、手寫(xiě)檔案以及手工搜集方式已經(jīng)在時(shí)代發(fā)展中被淘汰，目前電子檔案被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的檔案管理中。作為醫(yī)院，更應(yīng)該提高對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的重視，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的有效共享，將檔案的價(jià)值充分利用起來(lái)，并不是一味保存起來(lái)。建立現(xiàn)代化檔案管理還能在檔案的搜集、整理、保存和使用等方面發(fā)揮巨大的作用，特別是在檢索方便，根據(jù)關(guān)鍵詞就可以快速查到想要查詢的檔案信息。醫(yī)院要利用現(xiàn)代化技術(shù)加大對(duì)檔案的管理力度，確保各項(xiàng)檔案的完整性，而且還要利用光學(xué)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理的存儲(chǔ)密度，提高檔案的保存效率。同時(shí)，醫(yī)院還可以利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，目前常見(jiàn)的數(shù)字化技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)、掃描技術(shù)、身份識(shí)別和認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等等，利用這些數(shù)字化技術(shù)將醫(yī)院的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，不僅能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理及時(shí)更新，還能實(shí)現(xiàn)各類資料的分類處理和有效整合。另外，醫(yī)院還可以通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，建立具有體系化的檔案管理模式，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)部門(mén)銜接、內(nèi)部流程、檔案資料等進(jìn)行一體化建設(shè)，保證醫(yī)院檔案的通用性和兼容性，提升管理效率。

（五）深入研究檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)中的其他信息相比較，更加具有真實(shí)性和可靠性，在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，對(duì)檔案資源進(jìn)行深入研究和分析，能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展決策提供參考。第一，醫(yī)院可以從社會(huì)上尋找專門(mén)從事數(shù)據(jù)挖掘和服務(wù)的高新技術(shù)企業(yè)，并和其進(jìn)行合作，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況，解決醫(yī)院檔案管理中信息價(jià)值挖掘中存在的不足。這樣一來(lái)，專業(yè)的管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理工作，不僅能夠有效將檔案資料中的價(jià)值充分挖掘出來(lái)，還能有效節(jié)省醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的成本。第二，醫(yī)院還可以從社會(huì)上尋找專業(yè)的計(jì)算機(jī)信息服務(wù)高新技術(shù)企業(yè)，并和其進(jìn)行合作，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際檔案管理情況，為醫(yī)院建立專門(mén)的檔案管理平臺(tái)以及資源共享平臺(tái)，促使醫(yī)院內(nèi)部人員或者外部人員能夠?qū)n案資源進(jìn)行搜集、查閱和下載，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。而且還能通過(guò)共享平臺(tái)資源查詢情況和下載情況，了解內(nèi)外部人員關(guān)注的主要信息，并將一些價(jià)值較高的資源提取出來(lái)，為人們提供具有針對(duì)性、專業(yè)化的檔案服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在社會(huì)不斷發(fā)展和創(chuàng)新的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也需要進(jìn)一步完善，及時(shí)更新檔案管理理念，提升檔案管理人員綜合能力，完善檔案管理制度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，提升檔案管理效率，聯(lián)合數(shù)據(jù)挖掘、計(jì)算機(jī)信息服務(wù)相關(guān)的高新技術(shù)企業(yè)，深入研究檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，才能將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。