檔案管理工作中電子檔案管理的重要性

文/單縣人力資源和社會保障局 侯培培

本文重點論述的是檔案管理創新給檔案管理工作帶來的幫助，以及電子檔案的融入從多方面提高了檔案管理的服務質量。電子檔案管理工作對人社局的檔案管理有著非凡的意義，從工作原理上分析，其實就是將傳統的存儲模式轉變為信息網絡模式，并將這些信息資源有效存入電子辦公設備中。我們都知道，存儲的內容形式多式多樣，如何有效保存聲音與圖像，永久存儲在檔案管理設備中，無疑是一個重要的課題，值得我們研究與探索，電子檔案管理在很大程度上改變了傳統管理的弊端，也是人社局檔案管理的未來重要發展方向。因此，檔案管理向電子檔案管理的轉變是當前最為重要的一項任務，需要人社局管理部門高度重視。

一、電子檔案與信息資源的關聯性

（一）內容的拷貝快捷性回收完整性。在電子檔案管理的過程中，檔案拷貝是一項重要的工作形式，時間與地點的分散會影響檔案資源的開發與利用，在這些瑣碎的細節之中，如果處理不當或管理不好就會加大檔案管理的疏漏，在這種情況下，有關管理部門需要因地制宜采取有效的方案對其進行合理的管理，而且還要依據使用者的權限進行制作與統一管理，通過信息技術手段對檔案資料進行復制與拷貝，而對于那些未曾公開發行的出版物，還要利用拷貝的方式進行回收與再利用，而一套完善的拷貝手段可以對利用者與發起者進行確認，以確保回收資料的完整性與快捷性。

（二）對于使用權限要進行嚴格的審查。一方面，利用電子檔案的工作形式可以有效對使用權限進行規劃與確認，在登錄時還要確保信息資料的安全性與保密性，系統在合法性的范圍之內，要對各種功能的操作進行審查與記錄，如發現未經授權的使用情況，要及時進行警告提示，以確保資料的安全性；另一方面，電子檔案在使用的過程中，要提前確定好控制使用的程度，根據實際情況來進行界定，這也是確保檔案資料安全性的重要手段與方式。

（三）在使用過程中要確保檔案資料的安全性。電子檔案在管理過程中雖然具備一定的快捷性、便利性，但是也不可無條件地向查閱者提供各種便利，要對這些信息資料做到統一管理與儲存，而那些并不是完全開放的信息資源，更要對拷貝者進行嚴格的審核，必要的時候需要在監控的環境下進行處理，這也是對檔案管理工作的高度負責，以免檔案資料在查閱過程中造成疏漏與丟失，否則不堪設想。

（四）電子檔案的管理優勢。從管理形式上分析，電子檔案的管理方式主要是通過網絡傳播與媒介傳輸來進行處理的，不同于傳統管理模式，而電子檔案管理的優勢主要體現在檔案資料可以永久儲存，不但可以整合檔案資料，而且在很大程度上也提高了檔案管理的效率以及服務范圍。

二、電子檔案管理呈現的主要問題

（一）檔案管理制度需要重新調整。近幾年來，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經全面融入人社局的管理工作中，之前的傳統管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對檔案管理信息化建設沒有充分認識與全面的投入，更沒有統一的科學化標準。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問題沒有得到解決，電子檔案在管理過程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過程中不夠嚴謹細致，就會出現許多疏漏與不規范的情況，有關部門需要盡快建立完整的管理機制來規范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時也可以提高服務質量，拓展服務范圍，這對于檔案管理標準化有著非常重要的作用。

（二）網絡安全性需要高度重視。電子檔案已經逐漸被事業單位所認可，對于檔案管理的有效性也起到了很大促進作用，但從另一方面分析，科學技術的限制與電子檔案管理系統的缺乏，這也導致檔案資源的不完善以及出現疏漏的情況。雖然電子檔案管理離不開信息網絡的支撐，但是電子檔案也是網絡環境與管理系統的前提基礎與條件，因此，在對于電子檔案的管理過程中，需要建立一個穩定安全的網絡平臺來促進管理效率，所以說，電子檔案管理的安全性至關重要。

（三）環境因素的影響。信息化建設已經逐漸融入人們的工作與生活中，以往的管理模式已經全面被取代，電子檔案管理在發展過程中，環境的影響非常關鍵，而通過日常的管理工作來看，有關部門缺乏對檔案管理的正確認識，在發展速度上很難順應時代的發展。因此，電子檔案的重要性被無意識忽略了，甚至還有一些電子檔案在儲存過程中，并沒有專業的管理人員將其收集與歸檔，而在工作態度上也缺乏一定的嚴謹性與全面性，這種情況下，很容易被黑客竊取，導致資源的流失與疏漏，給檔案管理工作的開展帶來一定的困擾。

三、新時期電子檔案的管理策略

（一）建立一套完善的電子檔案管理制度。眾所周知，一套完整的管理體系與管理制度是確保電子檔案的安全性與隱蔽性的前提基礎與重要條件，因此，在人社局電子檔案管理的前期，首先要明確電子檔案的規范化與標準化，這也是網絡安全性與注意事項的重要體現。對于管理制度的建立，要首先明確歸檔的范圍，對檔案資料有明確統一的規定，并且還要審時度勢調整管理人員的工作內容，將檔案資料的管理做到統一化與完整化。在建立電子檔案管理制度的同時，還可以對檔案內容做出分析與歸類，確保內容的安全性與完整性。在內容上的分類，不但可以方便管理人員的整理與查閱，同時還可以提高整個部門的工作效率，對人社局檔案管理的開發也有著非常重要的作用。管理層要認真研究與創新管理策略，加強檔案管理工作的標準化，做好與各部門之間的協調與融洽，通過多方面的努力促進檔案管理工作的進步與發展。

（二）信息網絡安全在電子檔案管理中的重要意義。一方面，電子檔案的安全性可以有效避免檔案信息的儲存與查閱過程中出現的問題，可以有效對重點資料進行統一的審批與檢驗，而在收集檔案資源的過程中，有關部門要高度重視信息網絡的安全性，還要對網絡傳輸過程中容易出現的問題提前做出檢測與檢查，將風險性降低到最小值；另一方面，檔案管理部門還要注重維護管理人員的工作嚴謹性，確保檔案資源在傳輸中的穩定性與全面性，從多方面保障電子檔案安全性的提升，根據當前的情況建立一套健全的管理機制與管理體系，以確保檔案管理人員在查閱過程中的全面性與安全性，這也是電子檔案管理的主要優勢體現，在此過程中需要加強各方面的管理制度，確保人社局電子檔案管理制度的開發與進程。

（三）培養電子檔案管理技術型人才。信息化建設在檔案管理工作中占據著非常重要的位置，而對于檔案管理人員來說，電子檔案的管理是十分重要的一項任務，在檔案創新工作中有著十分重要的意義，電子檔案管理人才的缺乏已經成為影響電子檔案管理工作進程發展的一個重要因素，導致了電子檔案管理止步不前。培養掌握先進信息技術的檔案管理人員，是電子檔案管理穩步發展的關鍵。因此，檔案管理部門應挑選符合條件的人員，對他們進行專項技術培訓，熟悉掌握電子檔案管理系統，熟練電子檔案操作流程。同時，轉變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關鍵。可以通過開展有關電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉變管理思路的管理人員正確認識電子檔案管理的重要性。設立切實有效的電子檔案管理制度，要求管理人員嚴格遵循。同時，應加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應的處罰。逐漸規范電子檔案的管理。

四、結語

綜上分析，傳統的檔案管理模式已經很難適應新時代的發展，電子檔案的出現徹底打破了以往的管理模式，將檔案管理工作的效率提升了一個高水平，使人社局的檔案管理工作變得更加快捷與多元化，這也是未來檔案管理工作的發展趨勢與主要方向。因此，在人社局今后的檔案管理中，需要檔案管理者熟練掌握電子檔案管理的方法與技術，這也是未來發展的關鍵因素與重要體現，作為新時代的檔案管理人員，在新時期的檔案管理過程中，我們要不斷學習，大膽創新與實踐，將檔案管理信息化發展到最大化，在電子檔案的融合下，充分利用檔案管理信息化的快捷性，使人社局的檔案管理工作發展更上一個臺階。