進一步提高檔案管理工作規范化水平探討

文/吉林省四平市鐵東區財政局 王炳心 楊德超

當前，我們應當將檔案管理工作規范化作為一項關鍵課題，加強研究、探討與實踐。一方面，要客觀、深入認識到檔案管理規范化的必要性；另一方面，要采取科學、合理的工作策略，以切實、有效提高檔案管理的規范化水平，以使檔案管理工作體現和發揮出更大的作用、價值。

一、檔案管理規范化的必要性

一直以來，我國非常重視檔案管理工作的開展，各個行業、領域，以及所有企、事業單位，都需要按照相關工作需求，對各類文件、數據、信息等進行收集、整理、編撰和保管、開發、利用，尤其是對于國家行政事業單位來說，由于其自身具有社會治理、服務大眾的特殊性質，所以更需要做好檔案管理工作，以便通過檔案管理，記錄其他相關政策的執行情況、工作的落實情況，以及社會治理、服務績效方面取得的成就。同時，在今后的各項工作開展過程當中，通過對既往檔案的分析、利用，又能夠從中獲得對工作開展的參考、指導和依據，可以幫助規避歷史問題、優化工作措施、保證工作安排的正確性，從而使社會治理、服務取得更好的績效。目前，隨著對檔案管理工作要求的日益提高，以及檔案材料的大量增多，傳統相對粗放的檔案管理工作模式已經不能適應當前的工作現狀，可能會導致諸多問題和漏洞出現，這就會導致檔案管理工作成效大大降低，并影響到其他各項工作的開展。只有規范檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的規范化水平，嚴格執行各項規范化的要求，使檔案管理工作具有明確的準繩，才能消除問題和漏洞，使檔案管理工作取得理想的成效。

二、檔案管理規范化存在的問題

（一）立卷歸檔標準不完善。檔案管理工作的開展，目的在于收集、保管有價值的文件、資料或數據、信息，這一點是需要首先明確的，也就是說，要具有明確的立卷歸檔標準，不能隨意立卷或歸檔，否則就可能導致資源浪費，而且還會增加檔案管理的工作量，最終毫無意義與價值，出現重復、冗余，甚至是終身都不開卷的情況。當前，很多行政事業單位存在著立卷歸檔標準不完善的問題，對于如何立卷歸檔沒有明確的規范，進而導致諸多不良現象出現。

（二）各環節的工作制度不健全。所謂的規范化，其重要的表現便是健全的制度，只有以健全的制度作為約束、指導和要求，相關工作的開展自然具有更高的規范性。當前不少行政事業單位在檔案管理各環節的工作制度，還存在著不健全的問題，如資料的收集內容、信息的填寫以及存取、調用等，都顯得較為隨意，缺少嚴格的制度約束，所以檔案管理工作的規范化水平嚴重不足，可能在實際的檔案管理各環節工作當中，出現疏漏。如檔案的信息內容收集不完整，信息內容的填寫不清楚，以及存取、調用無監管等情況。

（三）檔案信息化管理的技術標準不統一。信息化技術的出現和普及，對社會方方面面都帶來了巨大的影響和變革，各個行業、領域在不斷加強自身信息化建設，希望通過信息化技術的應用，優化傳統工作方式。在檔案管理中，信息化技術的應用，確實給我們帶來了很大的益處，改善了檔案信息的存儲方式，減輕了人的工作壓力，并且提高了檔案管理工作的效率，使得檔案信息可以得到更大范圍的傳輸、共享利用。與此同時，檔案信息化管理的技術標準非常復雜，當前各個行政事業單位還沒有建立起統一的檔案信息化管理技術標準，這就自然降低了檔案信息化管理的規范化水平，可能引起更大的風險發生。

（四）檔案管理工作人員的素質、能力待提升。檔案管理工作是具有重要作用、價值和意義的，并且其工作內容相當瑣碎，對工作人員的專業性要求非常高，特別是在規范化檔案管理工作中，必須要具有專業素質、能力的檔案管理工作人員，才能按照相關要求、標準，高質量完成檔案管理工作。但從行政事業單位的情況來看，其檔案管理工作方面的人員安排，在專業素質、能力方面較為欠缺、有待提升，如有的工作人員沒有接受過專門的檔案管理知識、技能教育、學習，通過簡單的崗前培訓便開始上崗工作，因此其對于很多的技術性、規范性細節無法把握到位，降低了檔案管理工作的規范化水平及成效。

三、提高檔案管理規范化水平的策略

（一）完善立卷歸檔標準。行政事業單位傳統的檔案管理工作在立卷歸檔組合方面不夠規范，是制約其規范化水平的一個主要問題，因此行政事業單位必須要首先完善自身的立卷歸檔標準。實際工作中，行政事業單位必須要嚴格落實有關要求，致力于完善以下幾個方面的舉措：首先，有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進行全面區分，諸如各種文件資料本身在內容、形式等方面類似，必然需要針對相關問題實施系統的研究，避免檔案管理存在重復、信息冗余的現象。其次，全面掌控立卷歸檔對應的時效性，必須在完成現行文件任務之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產生巨大的影響，同時案卷對應的立卷方法、裝訂質量同樣至關重要，必須要嚴格按照規范的流程標準來協調立卷方法、案卷裝訂質量，保障立卷歸檔的規范化標準化。

（二）健全各個環節的相應工作制度。檔案管理工作的體系較為龐大，工作環節眾多，每一個工作環節，都應當以相應制度作為規范、約束和指導，因此行政事業單位應當健全各個環節的相應工作制度。例如，在關鍵的檔案信息收集、填寫環節，針對不同分卷、類型和具體情況的信息內容，要明確信息的收集范圍，統一填寫內容的格式和要求等，不能有任何的隨意性。以此保證所有檔案信息內容的完整性，并具有高度的可讀性、可用性。另外，對于檔案的存放保管、調用權限等，也需要給出明確的制度規定，與檔案保密制度相協調，并且應當完全符合我國《檔案管理法》《機關檔案管理規定》中的所有條例。

（三）統一檔案信息化管理技術標準。信息化技術對行政事業單位檔案管理帶來的積極作用不容小覷，為了使其更加規范化，我們還應當統一檔案信息化管理技術標準。國家對檔案信息化建設的相關制度要求有《全國檔案信息化建設實施綱要》，各單位應參照國家要求，契合本單位發展情況制定符合自身發展的檔案信息化建設制度，明確檔案信息化建設的各項標準，注明檔案工作人員的工作職責，明確信息化建設工作流程，確定與其相匹配的獎懲和監督機制，使檔案信息化的制度建設趨于完善，才能更好地保障其規范化管理。對于電子檔案信息管理標準，我們更需要使其盡快完全統一，如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持一致，這樣才能防止“異構問題”出現，確保電子檔案信息的規范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應用和管理。再者，在檔案信息化管理的安全制度方面，我們也需要進行統一。電子檔案依賴信息技術生成，因此必須采用先進的信息安全技術對電子檔案全過程加強監控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統內增設管理監視子系統，對電子檔案的存取過程進行全程監管。在實際的系統設計之中，工程人員可將智能傳感器、無線網絡、數據庫檢測作為一個整體的系統來構建，通過實時的物聯網鏈接，系統可實現對電子檔案24小時無間斷監管。在保證計算機系統安全運行方面，可采取安全檢測和監控監測、防火墻技術、訪問控制技術等手段。在保證數據安全方面，可采取加密技術、數字簽名技術、數字水印技術、文件備份與災難恢復技術、防病毒技術等手段。

（四）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓。為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業單位應當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業認知、職業道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能夠更加積極、主動地投身檔案管理事業，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規范；另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術等方面的專業知識、技能培訓，使他們在面對復雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務，從而保證檔案管理工作的規范性及質量。通過這樣的教育、培訓，打造一支高素質的檔案管理人員隊伍，對檔案管理工作的規范化水平，起到提高和保障作用。

四、結語

當前，行政事業單位應當在檔案管理方面，加強規范化建設，客觀認識檔案管理規范化的必要性，并采取科學、合理的檔案管理規范化策略，切實提高自身檔案管理工作的規范化水平，這樣才能更好地體現和發揮出檔案管理的作用、價值。