事業(yè)單位文書檔案管理工作常見問題及對策

文/上海市城市建設檔案館 史坤

文書檔案，亦稱“普通檔案”，是機關、團體、部隊、企事業(yè)單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務檔案”“行政檔案”。文書檔案是一個團體、單位各項方針政策、黨政工作、內部管理、業(yè)務活動等的具體體現和及時備案，是上傳下達、溝通協(xié)調、開展工作的重要載體。文書檔案工作為今后各項工作的開展奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據，是單位建設與發(fā)展強有力的保障。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是一個單位日常工作的真實記錄，反映了單位日常工作和業(yè)務活動的方方面面，具有重要的歷史記錄和憑證作用。文書檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是維護單位發(fā)展真實面貌的一項重要工作，是單位健康順利發(fā)展的前提。做好文書檔案整理、保存工作，是一個單位義不容辭的責任和義務。

（一）事業(yè)發(fā)展的重要保障。文書檔案是在日常工作中形成的，是各項工作、活動產生的材料的集合，客觀真實地反映了單位運營與發(fā)展的整個過程。做好文書檔案工作，對于了解單位發(fā)展狀況、熟悉業(yè)務工作、查閱歷史資料，以至于總結經驗、形成規(guī)律等，都可以提供詳盡的信息和參考，是單位事業(yè)發(fā)展強有力的支撐與保障。

（二）為各方面工作提供查考依據。文書檔案包含了單位黨政工作、業(yè)務交流、社團活動、內部管理等等各方面的珍貴資料，真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的完整過程，是各項工作的重要參考，是領導決策和處理問題的重要依據。做好文書檔案工作，有利于啟發(fā)和幫助今后各項工作順利開展，促進單位各方面發(fā)展與提升。

二、文書檔案管理工作中常見的問題

文書檔案收集、整理、歸檔、查閱工作是每一個機關團體、企事業(yè)單位的常態(tài)化檔案管理工作。文書檔案管理工作的標準化與規(guī)范化直接關系著文書檔案的質量與完整性，決定著文書檔案利用的有效性。然而，很多單位這方面的工作仍存在缺陷，亟須加強與完善。

（一）檔案工作認識不深入。雖然文書檔案隨時隨地產生，內容涵蓋單位工作的方方面面，但一旦形成，很難經常查閱利用，且不產生任何經濟效益，所以許多人對文書檔案工作并沒有足夠的重視，僅僅簡單地認為，只需把這種文件資料整理好，需要的時候能提供參考就可以了。較之于文書檔案重要的歷史依據和憑證作用，這一觀念顯然是不夠深入的。而在現實工作中，文書檔案工作的管理部門一般是辦公室，辦公室龐大繁雜的工作內容決定了此項工作僅僅占據日常工作的冰山一角，平時疏于管理，只是在需要查閱文書檔案的時候才會關注此項工作。

（二）檔案專業(yè)知識不對口。文書檔案工作一般安排在辦公室，但辦公室人手有限，一般不會安排專職檔案員，往往由某個文員兼任。他們的日常工作包括文件收發(fā)、辦公保障、信息溝通與宣傳、檔案管理以及黨團工會等社團工作等等，能夠分配給檔案工作的時間、精力都有限，難免產生文件材料收集不全面、不及時、范圍不明確等方面的問題。大部分單位要求管理文書檔案的人員去學習檔案管理方面的知識，但不排除個別單位甚至任用根本沒有文書檔案基礎知識的文員。負責文書檔案管理工作的人員專業(yè)素質參差不齊，加之主觀上個人對文書檔案管理工作主動性的欠缺，使得文書檔案管理工作存在很大漏洞，給后續(xù)的利用工作帶來一定的隱患。

（三）硬件設施不完備。文書檔案管理工作由辦公室負責，但辦公室場所有限，一般難以提供專門場所存放歷年文書檔案，即使有專門檔案室也是條件簡陋，遠遠達不到檔案存儲空間、防護條件等要求。文書檔案查閱利用不能提供專門的閱檔室，每年的文書檔案整理工作沒有專門的整理場所，這給檔案整理、保管、利用等一系列工作帶來了極大的不便。還有檔案柜、密集架等設備問題，仍存在不符合存檔要求，甚至滿足不了所需的情況。

（四）管理制度不完善。除了《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等國家、政府層面的法律法規(guī)，很多單位并沒有制定專門的文書檔案方面的規(guī)章制度，這給文書檔案的規(guī)范操作及有序推進帶來了很大不便。管理制度的不完善，勢必會帶來一系列不規(guī)范、不科學的做法，如整理歸檔工作沒有按照規(guī)定時間、規(guī)范要求進行，查閱利用工作沒有專人、專門場所，未按照規(guī)范手續(xù)進行等等，嚴重制約了文書檔案管理水平的提高。

三、提高文書檔案管理水平的對策

（一）強化文書檔案工作認識。各級各類人員都應該看到，文書檔案的寶貴價值及文書檔案工作的重要意義，樹立文書檔案管理工作“功在當代，利在千秋”的意識。首先需要領導重視，這是做好檔案工作的前提，是檔案管理工作規(guī)范有序開展的保證，起著良好的激勵和督促作用。其次是要積極主動地做好檔案工作的宣傳，加大檔案普法宣傳及檔案專業(yè)知識教育，讓職工明白文書檔案管理工作的重要性，時刻緊繃檔案管理這根弦。如有需要，可以舉辦檔案知識培訓班、檔案技能競賽等，強化職工對檔案專業(yè)知識的了解與掌握。

（二）提高檔案專業(yè)知識技能。文書檔案工作是一項專業(yè)性比較強的工作，單位應設置專職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，也可以專門培養(yǎng)此類人才，務必使其掌握較強的檔案專業(yè)知識。提高文書檔案專職人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要熟悉《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，其次要熟練掌握文書檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等專業(yè)的檔案知識及操作技能。對于文書檔案工作人員專業(yè)知識及技能的提升，可以通過營造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強業(yè)務知識傳承、參加檔案局考試或培訓等方式，循序漸進地做好文書檔案專職人員的培養(yǎng)工作。

（三）優(yōu)化檔案庫房設施設備。完善的設施設備和適宜的空間環(huán)境是保證檔案存儲質量的先決條件。事業(yè)單位應嚴格按照《檔案法》有關檔案法規(guī)開展檔案存儲工作，做到依法合規(guī)。實行辦公、庫房、查閱三分開，為檔案工作的有序開展奠定基礎保障。對檔案盒、檔案柜、溫濕度器等必備設施進行定期檢查并適時優(yōu)化更新，為檔案保管工作提供硬件保障。此外，還要隨時注意防火、防潮、防霉、防塵、防蟲等檔案室各類防護要求，保障檔案安全。

（四）完善文書檔案管理機制。制度是規(guī)范各項工作的準則，在文書檔案管理工作中，應該以制度規(guī)范工作，以制度督促工作。完善的管理制度直接影響著檔案管理水平的高低。1.標準、規(guī)范、及時的歸檔機制。收集工作是檔案管理工作的第一步，是之后所有工作的基礎。《檔案法》第十四條規(guī)定：“應當歸檔的材料，按照國家有關規(guī)定向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或據為己有。”檔案收集的齊全、完整、得當，是檔案收集工作的基本要求。因此，檔案工作人員一定要有較高的歸檔意識，根據相關制度，在規(guī)定的時間范圍內，嚴格按照歸檔范圍，嚴格遵守歸檔標準，全方位、多渠道、規(guī)范化地做好檔案資料的收集、鑒定工作。各部門相關人員也應及時、完整地向單位文書檔案管理人員提供需歸檔的材料，可隨產生隨歸檔，也可集中統(tǒng)一歸檔。2.收、管、用專人負責機制。文書檔案的收集、管理和調閱利用工作是一個有標準、規(guī)范化的系統(tǒng)工作，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接。為保證文書檔案工作的銜接性、有序性，此項工作理應由專人負責，統(tǒng)一管理。文書檔案的收、管、用專人化、一體化，有利于提高文書檔案的管理水平和收集利用效率，促進單位檔案工作的規(guī)范有序開展。單位可安排檔案專業(yè)的高素質人才，也可專門培養(yǎng)此類人才，并不斷提高其檔案專業(yè)知識及操作技能。3.部門主管考核查驗機制。文書檔案管理工作收、管、用的專人化、一體化決定了此項工作必須設立監(jiān)督檢查機制。文書檔案管理人員根據歸檔時間、整理規(guī)范、定期查驗等制度認真做好文書檔案收集、整理、鑒定和利用等工作，部門主管應不定時監(jiān)督、檢查文書檔案管理人員工作的質量及完成度。同時，也可設立一定的獎勵制度，激勵文書檔案管理人員不斷完善工作技能，提高文書檔案管理工作質量。

（五）尋求信息化路徑。隨著科技的進步，信息化、網絡化的發(fā)展，檔案信息化的呼聲越來越高漲，需求也越來越迫切。檔案信息化管理就是利用計算機網絡技術中的高速掃描、數據壓縮、數據庫、網絡傳輸等技術手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化管理，最終實現檔案信息資源的共建共享。檔案的信息化是規(guī)范檔案管理、完善標準、提高效率的有效方式，能夠極大延長紙質檔案的壽命，提高檔案工作的科學性、可持續(xù)性。事業(yè)單位應該在做好文書檔案傳統(tǒng)收、管、用工作的同時，創(chuàng)造性地開展文書檔案的信息化建設，以適應時代發(fā)展的要求，推進單位文書檔案事業(yè)的發(fā)展。