淺談事業單位檔案管理的創新策略

文/單縣人力資源和社會保障局 孫浩

隨著信息化時代的推進，我國事業單位的發展非常迅速，檔案管理工作的重要意義也得到體現，如何更好地開展檔案管理工作，推進基層各項事業健康發展，是當前需要重點研究的一個課題與難題，這也是確保事業單位健康發展的基礎與必備條件。在當前的大環境下，隨著基層事業單位檔案數量的增加，社會對于檔案工作的要求也越來越嚴格，以往紙質的檔案管理形式已經很難適應當前社會的需求。因此，加強檔案管理工作創新也是一項刻不容緩的任務。隨著我國經濟體制的發展與科學技術的進步，導致單位檔案管理內容愈發繁瑣與復雜，這對于管理人員也提出了新的要求，在這樣的基礎上，事業單位的檔案管理工作務必需要加大創新力度，通過各方面的努力與進步來促進檔案管理工作的發展，為我國社會穩定作出貢獻。

一、目前我國事業單位檔案管理面臨的主要問題

（一）事業單位的檔案管理工作方法有待創新。事業單位以往的檔案管理工作主要以紙質方式儲存保管與查閱，在這樣傳統的形式下，隨著時間的推移，紙質資料容易出現破損與丟失的現象，這對于檔案資源的管理無疑是一個重要問題，在紙質形式保管下，檔案資源若想歷久彌新完整保存，對于檔案管理部門而言是非常困難的，而有些事業單位的管理人員對于這項工作的重視程度也不夠高，松懈的管理方式對檔案管理工作造成了很大的困擾，影響了事業單位的發展腳步。

（二）事業單位的檔案管理工作未曾被高度重視。在我國事業單位檔案管理工作中，對于檔案管理工作的重視程度有待提高，以往的檔案管理部門通常認為檔案管理工作并非事業單位重要的工作內容，思想覺悟也有待提升，對自身工作的認識不到位嚴重影響了服務質量與工作效率，檔案管理工作人員缺乏高度的積極性與工作熱情，這也是造成檔案管理工作停滯不前的一個重要原因。

（三）檔案管理人員的綜合素養有待提升。在事業單位的檔案管理工作中，工作人員的專業技能和綜合素質是非常重要的一個因素，而以往的檔案管理部門通常有一些兼職或兼崗的情況，這是對檔案管理工作不夠重視的表現，一些檔案管理人員缺乏專業的思維能力與專業技術，對于檔案管理工作很難做到標準化與規范化管理，使工作效率與服務質量嚴重受到阻礙，工作人員的松懈與不重視是影響檔案工作開展的重要因素。另外，事業單位的檔案管理工作人員，還需要具備高度的工作責任心與綜合素養，檔案管理工作不只是表面上的整理與歸檔查閱，而是需要深厚的知識水平與專業技能做支撐，不然會嚴重影響檔案管理工作的開展與進步。

（四）檔案管理制度需要進一步加強與健全。我國事業單位在初期就已經建立了檔案管理部門，近幾年來，隨著信息化時代的進步與大環境的變化，事業單位也發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作隨之變得復雜，事業單位的檔案管理部門如果一直不加強創新力度，很難適應新時代的發展步伐，這會影響檔案的開發。而在具體的管理過程中，管理部門需要建立規范化的工作體系與管理制度，加強與優化檔案管理工作模式，將創新的概念灌輸給每一位工作人員，使他們清楚地意識到自身工作的重要性與重要意義，這樣對于事業單位的發展是非常有利的。

二、當前事業單位檔案管理的創新策略

（一）不斷加強事業單位檔案保密工作。檔案管理工作的重點是保密工作，單從檔案保密方面出發，庫房應設在辦公處的最底屋，而庫房門窗等設施需要加固來防止盜竊行為，庫房與辦公室還應該做好分離，檔案管理庫房設置有專人管理，并且還要根據實際情況制定出嚴格的管理制度，與檔案管理部門無關的人員一律不可入內。另外，檔案資料與事業單位的其他資料也要分開管理，確保檔案資料的保密性，如果因為檔案管理部門的疏漏造成檔案信息的流失與疏漏，勢必會造成很嚴重的后果，一發不可收拾，因此，事業單位檔案管理工作的保密性是首要原則，需要事業單位上下級共同努力、協作安排才可以達到預期的標準，而檔案管理工作人員也要意識到這一點，做好與上級的配合工作。

（二）信息化水平需要加強。事業單位檔案管理需要加強有效性與實效性，在當前信息化時代大環境下，若想全面提升檔案管理工作，務必要加強檔案管理的信息化建設力度，改善以往的管理模式，改革傳統的紙質管理模式，在信息化技術的基礎上，創新檔案管理工作的模式，綜合提高專業技能與綜合服務范圍。基層事業單位還要注重信息化管理平臺的運行維護工作，定期對管理系統進行檢測與維修，依托于軟件創建與單位情況相符的系統，有層次性、有針對性地實施檔案管理。電子檔案作為最為重要的一項內容，可以為檔案管理工作以及上傳云端保存提供技術支持，這是為了確保檔案資源在管理過程中出現泄露與丟失的現象發生，在這樣的情況下，信息化建設的優勢可以得到完全的呈現。檔案管理工作中信息化建設的重要性不言而喻，這需要檔案管理部門與其他部門協調與配合，共同為事業單位檔案管理工作的創新作貢獻。

（三）進一步創新檔案管理制度。一方面，基層事業單位的穩定發展離不開檔案管理工作的支撐，而制定一套完善的管理體系，不但可以切實提升事業單位的管理水平，同時還可以為檔案管理工作的創新提供有力的支持，創新檔案管理的方法勢在必行，也是基層事業單位與時代相結合的核心內容，在當前信息化的時代背景下，檔案管理工作至關重要；另一方面，當前基于新時代背景下，事業單位的檔案管理工作必須側重于實踐創新，有效落實與貫徹以人為本的全新理念，制定科學的人才競爭機制，按照年度考核實際情況進行檔案管理責任人的合理輪換，優化與創新檔案管理模式，針對各個檔案管理工作崗位滲透不同的理念，以充分激發管理人員的主觀能動性，提高向心力、凝聚力，團結一致謀創新。與此同時，檔案管理實踐創新也需要資金支持、單位各層領導的重視，由此才能采購需要的信息軟件，實施檔案管理信息化建設，實現各項資源的有機整合，切實提升檔案管理工作成果，幫助事業單位深度挖掘、組織與使用數字信息，從而使檔案管理工作邁入全新階段。

（四）加強組織領導以提高人事檔案管理水平。各級事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程：首先，要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促。其次，要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。基層事業單位的管理水平與社會的發展息息相關，在社會的穩定發展中起到了非常重要的促進作用，而當前來看，各單位可結合本單位具體情況，研究制定檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

三、結語

綜上分析，我國事業單位的檔案管理工作非常重要，在創新過程中存著許多問題：人員的整體素質需要提升、管理機制與管理制度需要調整、信息化水平不達標。這些問題都嚴重影響了檔案管理工作的開展與進程，對于這種情況，人社局應高度重視檔案管理的服務水平與工作質量，從實際出發，提升管理人員的綜合素質，不斷創新與完善檔案管理制度，確保我國基層事業單位的檔案管理工作有序進行。而從嚴格意義上來說，事業單位的檔案管理工作在社會的發展中占據著十分重要的位置，這就要求我國基層事業單位不但要在工作形式上創新，更重要的是改變工作人員的思想意識與認知，根據當前的實際情況來創新解決方案與思路，不斷提升事業單位的管理工作水平，畢竟在信息化時代大環境下，事業單位迎來新的發展機遇，同時也面臨著諸多的挑戰，這需要有關部門不斷加強創新力度，大膽實踐與創新，更需要有關管理層堅持不懈的努力與創新的勇氣，逐步提升事業單位的檔案管理工作，從而使事業單位更加適應社會的發展和進步。