事業單位檔案管理及服務效率提升策略

文/福建省南平市浦城縣事業單位服務中心 鄧 方

事業單位檔案管理包含單位歷史發展的相關內容，同時也涵蓋不少重要理論與實踐教育的信息資料，能夠為事業單位制定決策和優化單位管理提供重要保障。由此可見，事業單位檔案有著極大的開發利用價值，做好檔案管理是事業單位管理現代化和創新性發展的重要保證。所以事業單位在管理創新工作的實施當中，要高度重視檔案管理工作，并把提高檔案管理服務效率作為重要工作內容，變革傳統的檔案管理理論與方法，改變過去消極被動的服務觀念，用積極主動的服務和高效率與高質量的服務適應時代新要求。本文著重就事業單位檔案管理及其服務效率提升的策略進行研究，推動檔案服務的優化開展。

一、事業單位檔案管理的意義

事業單位本身就是一個服務社會的單位組織，檔案管理作為事業單位長效運轉當中的一項重要內容，不僅和事業單位管理體系的改革和完善密切相關，還影響著事業單位的整體服務質量。事業單位檔案管理所包含的不僅是單位歷史發展的資料，還有不少重要的理論與實踐文獻，這些資料都是事業單位制定有關決策、完善管理措施的憑證。事業單位檔案資料融合了單位現有知識成果，是單位成長與發展的積淀，具備極高的開發利用價值，對于事業單位檔案資料展開綜合性研究，有助于收集事業單位學習發展的相關成果，給事業單位改革創新和適應新時期與新環境提供必要根據。事業單位檔案管理的重要性不僅體現在檔案資料與單位的生存發展命運息息相關，還體現在事業單位檔案是國家檔案的有機構成部分，要構建完善化的檔案保管體系，就需要關注事業單位檔案管理事業的發展，維護事業單位檔案的完整性與安全性，為黨和國家相關工作的推進實施提供保障。另外，從社會發展的角度進行分析，事業單位檔案記錄內容豐富，包含工作生活的不同層面，除關系到事業單位的運營之外，通過對檔案資料進行深層次研究與開發利用，還能夠給社會公眾提供優質的信息服務，體現出檔案資料的服務價值。所以不管是從宏觀還是從微觀方面出發，加強檔案管理都是事業單位管理改革的重點，需要得到應有關注，并對管理策略進行積極創新。

二、事業單位檔案管理服務的原則

檔案管理服務是當前備受事業單位關注的一項內容，為保證服務質量和效率的穩步提升，嚴格遵循以下幾項原則是非常重要的：一是完整性原則。由于事業單位檔案信息復雜多樣，涉及不同層面，也有著很大的時間跨度，所以在檔案管理服務當中，首先需要保證檔案資源的完整性以及全面性，可以適應事業單位的發展，為單位的長久運轉提供決策依據，也為黨和國家事業的持續發展創造良好條件。不管是單位的檔案管理還是檔案服務，都需要把完整性原則作為基礎，確保檔案信息功能的發揮。二是真實性原則。這里所提到的真實性原則主要指的是確保事業單位檔案信息內容真實，這是優化檔案管理服務的一個根本。而且要挖掘檔案知識的價值，服務于社會發展，保證各項服務工作都能夠滿足各方面的要求，需要把真實性原則貫穿全過程，用優質和完善真實的服務推動事業單位長效發展。三是人本性原則。不管是檔案管理還是檔案服務，都必須將以人為本落到實處，這是當前貫徹科學發展觀，落實人文理念的重要做法。事業單位也需要在實際工作當中充分考量社會需求，把滿足檔案服務需要作為核心，保證各項檔案資料都能發揮應有價值。

三、事業單位檔案管理與服務效率提升策略

（一）改革檔案管理服務理念。伴隨時代的發展和社會環境的變遷，以人為本的服務觀念開始在各個行業與領域傳播推廣。事業單位是社會生活當中不可缺少的構成部分，要在日常工作當中，秉持以人為本理念，并將該理念作為管理與服務工作的基礎，檔案管理更是如此。以人為本的管理服務關鍵要求單位要提高對檔案管理人員的重視程度，在認識崗位價值的同時，提升檔案管理人員的地位。事業單位管理者與單位領導不單單要重視和檔案管理者進行密切的互動溝通，掌握企業職業發展規劃和心理情感，同時還需要給予他們更多的肯定，配合各項工作的完成，維護檔案管理服務工作的實施秩序，以便從整體上提高檔案管理服務效率，并讓廣大管理人員獲得真正意義上的成就感與歸屬感。另外，以人為本理念的落實還體現在對社會大眾這一服務對象的重視層面，也就是說，在檔案管理服務當中，要不斷提高對社會大眾的服務質量與服務水平，以優質以及主動服務獲得大眾認可。

（二）運用現代科技創新服務。伴隨現代信息技術的發展，各行各業的工作效率得到提高。事業單位檔案管理工作的實施要在質量以及服務效率方面獲得突破，也需要與時俱進，加強對現代技術手段與現代管理方法的運用，在此基礎上，打造創新型的管理服務模式。過去的檔案管理類別繁多，細節繁瑣，信息查找耗時長，且容易出現不同程度的失誤，也會增加管理服務的成本。面對這樣的情況，事業單位在檔案管理服務當中要加大先進設備設施投入力度，完善信息化檔案管理系統和管理平臺。該平臺在建設和運行當中需要配備科學化的管理軟件與安全性強的防火墻，維護信息安全真實，助推檔案管理信息化與一體化建設。比如，可以在開展事業單位檔案管理過程中有效利用數字化技術，對傳統檔案信息存儲、檢索與查閱等相關檔案管理工作內容進行徹底改變和優化。基于數字化技術應用的檔案管理系統可以從根本上提升事業單位檔案管理的有效性，但是必須要確保檔案管理軟件設備與硬件的質量，保證各級事業單位可以選擇符合本事業單位檔案管理工作的信息化管理技術與數字化技術，力求可以持續完善事業單位的數字化檔案管理系統，提升其檢索和利用檔案資源的效率，同時也可以增強檔案管理系統同其他相關系統之間的兼容性，如可以在共享檔案資料的過程中做到有效互補，不斷提升事業單位檔案管理工作的有效性。

（三）有效健全檔案管理制度。健全檔案管理與服務制度是事業單位面對檔案管理當中新要求和新內容的重要措施，而促進管理制度完善發展的一個重要手段就是構建健全的獎懲機制。個人潛能是無限的，通過運用科學化的激勵機制可以帶來持久動力，促進廣大工作人員發揮才能，提升服務效率與熱情。結合當前以人為本的思想觀念，事業單位需要在檔案管理環節設置激勵制度，充分考量管理人員的個性特征與職業追求，構建明確合理的考核評價指標。針對表現優異的管理人員，需要在物質與精神層面給予鼓勵，強化其責任意識與使命感。同時還需要不斷完善懲罰機制，讓他們能夠把握自身職責，提高責任意識，促進檔案管理服務效率綜合提升。

（四）優化檔案管理人員配置。事業單位檔案管理與服務工作的開展離不開優秀的人才，所以事業單位需要將人才培育和人員配置作為一項重要的工作內容，尤其是要注意設置專職人員，聘用專業素質過硬的人才，做好人員管理與培訓，提升檔案管理者的整體素質。在人才選拔階段，需要考量其職業規劃與專業素質，同時評估其職業道德素養，保證其能夠在今后的相關工作當中認真負責。對檔案管理者進行專業培訓，有助于豐富他們的知識和經驗，提高業務素質，保證服務水平。培訓工作需要貫穿他們職業生涯的全過程，使其能夠適應日新月異的環境和檔案管理服務的創新需求，始終能夠在知識和技術的更新當中體現出極大的競爭力。此外，要注意提升檔案管理人員的信息化管理綜合素質，具體可以采取外部先進檔案管理人才引入或內部檔案管理人才培訓等方式，逐步提升檔案管理人員的整體檔案管理能力。比如，事業單位可以結合檔案管理人員的檔案管理現況等，定期開展檔案管理人員教育培訓活動，期間要重點將檔案管理方面的一些新技術、檔案管理系統新功能以及一些新型的檔案管理理念等傳授給員工，加強檔案管理人員之間的溝通和交流，力求可以全面提升檔案管理人員的職業素養，保證可以為檔案管理工作的高效開展做好鋪墊。

（五）加快健全檔案管理體系。檔案管理工作本身是一項系統、專業的工作，其中涉及檔案信息錄入、索引、存檔、調度等眾多環節，增加了整個事業單位檔案管理工作的難度。為了更好地提升事業單位檔案管理工作的質量，必須要注意加快建立與健全檔案管理工作的體系，保證各項檔案管理工作完善性的同時，使它們可以高效、有序開展。基于當前事業單位檔案管理工作的實際需求，可以針對性建立與健全獎懲責任制度、監督管理制度、行為規范制度等，對相關的員工工作行為進行持續優化，尤其要注重對工作環境和檔案管理人員的職業發展通道進行持續改進和優化，力求持續激發檔案管理人員工作的熱情，提升檔案管理的質量。此外，還要注意培養檔案管理人員的創新意識，積極搜集檔案管理人員的建議、看法與意見等，對檔案管理方法與模式進行持續改進和創新，及時糾正和解決現階段事業單位檔案管理制度中存在的不足，增強檔案管理體系的人性化特性，這樣才能對檔案管理工作中存在的問題與不足進行持續改善，最終可以借助所構建的健全的檔案管理體系來提升檔案管理工作的質量與效率，提升檔案管理服務的整體質量。

總之，隨著時代的發展與變遷，特別是伴隨大數據時代的來臨，不僅提高了對數據處理的要求，還給如今的知識管理體系建設提出了更高要求。檔案管理和服務工作獲得了越來越多人的重視，而在事業單位的實際工作當中，檔案管理并非只是對于職員檔案信息的簡單管理研究，還需要根據目前社會發展現狀與環境背景，不斷提升檔案管理效果以及服務效率，促進檔案管理與服務的完善化發展。對此，事業單位要改變檔案管理理念，提高對現代化環境的適應能力，同時注意革新檔案管理與服務方法，體現出檔案管理的價值。