現代化管理手段和服務方式在國企檔案管理中的應用

文/唐山市燃氣集團有限公司 胡京津

在當今數據時代背景下，檔案管理工作質量直接影響到國有企業生產經營質量、科學研究質量、市場預測精準性、經濟糾紛解決的時效性等。現階段，我國的經濟市場體系已經趨于完善，但是企業之間的競爭激烈程度正在逐年提升，而企業之間的競爭內容也逐漸轉變為對于信息的搜集以及管理工作質量，可以說企業掌握了最為先進的數據，那么其在市場當中就具備了一定的競爭優勢，而這些都取決于企業的整體管理質量。但是現階段，一些現代化管理方式以及服務方式在國有企業檔案管理中的應用，仍然存在一些較為顯著的問題，相關管理人員需要從問題著手，制定出具有針對性的應用保障措施。

一、現代化管理技術及服務方式應用的重要性分析

隨著我國國有企業檔案管理人員對于現代化管理技術以及服務方式的應用研究不斷深入，經過長時間的實踐調查研究發現，現代化檔案管理技術指的是以信息技術為基礎的檔案管理技術，該項技術可以有效提升對于檔案管理工作的精準性以及時效性，同時還有助于降低國有企業檔案管理工作的繁瑣復雜性。而現代化管理方式在國有企業檔案管理中的有效應用重要性具體表現在以下幾個方面：一是有效降低國有企業檔案管理工作人員的勞動強度，并在此基礎上有效地提升檔案管理工作的效率。二是有效避免文件的漏、增、缺等，避免重要文件被遺漏的問題出現。三是有效提升文件查找的便捷性以及準確性，人們可以通過信息技術搜集到檔案的各項信息。四是可以大大提升檔案的保密性，將檔案存儲到專用局域網當中，并對其進行備份處理，設置加密程序，只有具有權限的人才可以訪問，這樣可以提升檔案的保密性。

二、現代化管理技術及服務方式應用問題分析

經研究發現，在國有企業檔案管理中應用現代化管理技術及服務方式仍然有諸多急需解決的問題，這些問題如果不能夠有效解決，必然會對整個國有企業檔案管理工作造成不利影響，這些問題表現在多個方面。

（一）管理團隊的綜合素質水平較低，諸多檔案管理人員的綜合素質水平仍然有待提升。這些管理人員長期受到傳統管理模式以及相關工作理念的影響，信息素養以及服務意識都相對不高。同時，沒有積極主動地參與到企業所開展的各項人才培訓活動當中，其自身的綜合素養無法跟上時代發展的步伐，同時也無法有效滿足現代化管理技術以及服務方式在國有企業檔案管理工作中的應用需求，進而保證國有企業檔案管理工作質量得到有效提升。

（二）對于現代化技術以及服務方式的宣傳力度較低，沒有有效開發信息技術在檔案管理工作當中的優勢功能。具體而言，部分國有企業檔案管理人員由于缺乏信息素養的支持，導致其無法有效且熟練地掌握信息化管理設備操作方法，在實踐應用期間，時常因為操作問題，導致現代化管理方式的應用很難發揮出應有的作用，甚至比傳統的管理效率還要低。另外，沒有在工作中重點強調現代化管理方式的類型及應用信息，從而導致管理人員不重視對于現代化管理模式應用的研究。

（三）國有企業檔案管理制度體系不健全。在當前國有企業檔案管理制度體系當中，缺乏必要的連帶責任追究管理制度、監督審查管理制度、定期維護管理制度等，而這些制度的缺失，也是導致現代化管理技術以及服務方式一直難以得到有效落實的關鍵，基于這一情況，相關的管理人員需要結合具體的工作要點，健全國有企業檔案管理制度體系，這也是現代化管理技術以及服務方式得到有效落實的基礎保障。

三、現代化管理技術及服務方式應用路徑分析

（一）提升國有企業檔案管理人員的綜合素質水平。從現實的角度分析，國有企業檔案管理人員屬于各項工作的第一執行者，同時也是影響現代化管理技術以及服務方式實施的第一影響要素，只有在高素質、高水平且具有較強實踐創新管理能力的檔案管理人員支持下，才能夠保證各項管理工作持續有效實施并發揮應有的作用。基于這一情況，相關的國有企業管理人員需要重點提升檔案管理人員的綜合素質水平。為此，首先，在人才應聘階段，需要重點考核應聘人員的創新能力、服務意識、工作責任意識以及對于現代化管理技術的掌握能力。例如，相關面試官可以模擬出一個需要歸類大量檔案的實踐情境，讓應聘人員在最短時間內完成，給應聘人員準備好信息化檔案管理系統等基礎條件，讓應聘人員自行完成，依照歸類的清晰性以及速度，選擇綜合素質水平較高的人員作為國有企業檔案管理團隊的成員。其次，需要有效構建完善的人才培訓機制，對國有企業檔案管理人員進行針對性的培訓，在培訓期間，要將一體化檔案管理模式、信息化檔案管理系統、服務意識、創新管理意識、工作責任意識等作為主要培訓內容，保證每一位國有企業檔案管理人員的綜合素質水平都能夠得到有效的提升，并滿足國有企業檔案管理中現代化管理技術以及服務方式應用工作的需求。

（二）強化對于信息化管理技術的開發力度。隨著我國信息技術的不斷發展，現階段，以信息技術為基礎的檔案管理技術逐漸在國有企業當中得到了普及，并且取得了顯著的應用成效。從現實的角度分析，在當前時代背景下，只有有效強化對于信息化國有企業檔案管理技術的開發，才能夠實現現代化管理目標，提升檔案管理服務質量。在實踐建設信息化的檔案管理系統期間所涉及到的技術應用相對較多，例如，在構建完善的國有企業檔案管理系統期間會用到數據存儲技術、信息挖掘技術、數據安全管理技術、面向服務的架構技術以及信息檢索技術和訪問技術等，這些技術都是信息化檔案管理系統的支撐技術。基于這一情況，相關的管理人員重點開發信息化管理技術。具體而言，首先，需要構建完善的信息交流機制，借助信息化技術構建信息化交流平臺，并賦予相關管理人員相應的訪問權限，讓管理人員在訪問檔案信息時，依照自身的權限快速搜集自身所能夠查閱的各項檔案信息。其次，需要有效將安全管理系統應用到檔案管理系統當中，強化對于各項檔案信息的安全管理力度，并在此基礎上對各項檔案信息的電子文檔進行備份處理，避免數據流失風險問題出現的概率，但是要將備份信息存儲到獨立的局域網系統當中，避免非法入侵問題出現。以此來有效實現國有企業檔案管理現代化改革目標。

（三）健全國有企業檔案管理制度體系。健全的管理制度體系是保證各項管理計劃能夠順利實施的關鍵保障，同時也是有效提升國有企業檔案管理質量的基礎保障性措施，只有在完善且適用的國有企業檔案管理制度體系支持下，才能夠保證現代化技術以及服務方式順利地在國有企業檔案管理工作當中實施，并發揮應有的作用。基于這一情況，相關的國有企業檔案管理人員在實際工作期間，必須重視檔案管理制度體系建設工作。首先，需要有效落實一體化管理制度，將現代化文秘制度與檔案管理工作進行融合，強化對于檔案管理的精準性，保證管理工作的秩序性以及科學合理性。另外，要求檔案管理人員在檔案流轉期間要對不同的檔案保存以及上繳進行記錄。其次，需要落實連帶責任追究管理制度，將國有企業檔案管理改革工作進行細致劃分，將具體的任務細分到個人身上，一旦出現問題要采用問責原則，找到相關責任人追究其相應的責任。再次，要有效落實監督管理制度，由于檔案管理工作屬于國有企業管理體系的重要組成部分，其中涉及諸多關鍵的管理環節，例如，檔案分類存儲，檔案歸類，檔案保密處理等，要對各個關鍵環節進行監督審查，排查出其中的安全隱患問題，并及時解決，從而保證檔案管理的精準性以及有效性。最后，必須有效落實安全防護管理，由于一些現代化管理技術以及服務方式初始落實階段會存在著一些弊端，例如，在運用信息化管理技術期間，會存在著網絡信息安全風險，因此需要不斷強化檔案管理人員的安全管理意識，正確操作信息系統，嚴禁點擊一些彈窗類廣告信息，避免系統出現漏洞，并定期對系統漏洞進行檢查以及維護處理，保證信息系統運行的安全穩定性。

四、結語

綜上所述，隨著我國國有企業的不斷發展，對于國有企業檔案管理工作的要求嚴格度必然會提升很多，在這種情況下，一些現代化管理技術以及服務方式的應用已經成為國有企業檔案管理工作的必然發展趨勢。檔案管理信息化改革，一體化改革都是國有企業檔案管理的未來發展大方向。因此，需要相關檔案管理人員重點關注國有企業檔案管理工作中現代化管理手段以及服務方式的應用。